Die Zahl der Audittage in einem Zertifizierungsangebot ist keine Kalkulationsentscheidung des Anbieters. Sie folgt dem Regelwerk IAF MD 5, an das jede akkreditierte Zertifizierungsstelle gebunden ist. Deshalb führt ein Preisgespräch über diese Position zu nichts — und ein Anbieter, der sie ohne sachlichen Grund senkt, verkauft ein Zertifikat mit schwacher Grundlage.
Das ist keine schlechte Nachricht. Es bedeutet, dass Angebote akkreditierter Stellen bei identischen Angaben in dieser Position ähnlich ausfallen und damit besser vergleichbar sind, als viele Auftraggeber erwarten.
Woran die Menge hängt
Der Ausgangswert ist die Zahl der Beschäftigten im Geltungsbereich in Vollzeitäquivalenten. Daraus ergibt sich über eine Tabelle die Grundmenge für die Erstzertifizierung. Anschließend passt die Stelle an: nach oben für Komplexität, Regulierung, Standorte, Sprachen, Schichtmodelle; nach unten für gleichartige wiederholte Tätigkeiten, hohen Automatisierungsgrad oder ein bereits zertifiziertes zweites System.
Zwei Eigenschaften dieses Verfahrens machen es verhandlungsresistent.
Jede Anpassung braucht einen Sachverhalt. Ein Abschlag ist an eine Tatsache gebunden, nicht an ein Argument. Wenn in Ihrem Betrieb 80 Beschäftigte dieselbe Tätigkeit an gleichartigen Arbeitsplätzen ausführen, gibt es dafür einen Abschlag. Wenn nicht, gibt es ihn nicht.
Die Summe der Abschläge ist gedeckelt. Deutlich mehr als rund ein Drittel unter dem Tabellenwert lässt das Regelwerk nicht zu — selbst dann nicht, wenn mehrere Reduktionsgründe zusammentreffen. Die Systematik ist unter Audittage beschrieben.
Warum die Zertifizierungsstelle nicht nachgeben kann
Die Bindung ist nicht freiwillig. Akkreditierungsstellen prüfen die Auditplanung ihrer Zertifizierungsstellen: in Begutachtungen im Büro, durch Stichproben aus Auditakten und durch Begleitaudits, bei denen ein Begutachter das Auditteam beim Kunden begleitet.
Fällt dabei auf, dass Auditzeit systematisch unterschritten wird, folgen Auflagen. Im schlimmsten Fall verliert die Stelle die Akkreditierung für eine Norm oder einen Wirtschaftszweig. Was dann mit den ausgestellten Zertifikaten geschieht, ist für die betroffenen Unternehmen ein größeres Problem als der eingesparte Audittag: Ein Zertifikat einer nicht mehr akkreditierten Stelle wird in Ausschreibungen und Lieferantenbewertungen nicht mehr akzeptiert.
Aus Sicht des Auftraggebers ist ein Anbieter, der beim ersten Preisdruck Audittage streicht, deshalb kein günstiger Anbieter, sondern ein Risiko.
Der verbreitete Irrtum über den Wettbewerb
Viele Auftraggeber gehen davon aus, dass Zertifizierung ein normaler Beschaffungsvorgang ist: drei Angebote einholen, das günstigste nehmen, im nächsten Zyklus neu ausschreiben. Für den Preis pro Tag stimmt das. Für die Menge nicht.
Der Gesetzgeber und die Akkreditierungssystematik verfolgen an dieser Stelle ein anderes Ziel als der Einkauf. Ein Zertifikat soll eine Aussage über ein geprüftes System sein, und diese Aussage verliert ihren Wert, wenn Prüftiefe zur Verhandlungsmasse wird. Genau deshalb ist die Auditzeit reguliert und der Tagessatz nicht.
Für die Praxis heißt das: Der Preisunterschied zwischen zwei akkreditierten Anbietern entsteht fast nie bei der Menge, sondern beim Preis pro Einheit, bei den Reisekosten und beim Leistungsumfang rund um das Audit. Wenn zwei Angebote für dieselben Angaben trotzdem stark abweichende Tageszahlen nennen, liegt der Unterschied in den Annahmen — und die gehören geklärt, bevor der Preis überhaupt eine Rolle spielt.
Was tatsächlich Spielraum hat
Verhandeln lohnt sich — nur an anderen Positionen.
| Position | Spielraum | Ansatzpunkt |
|---|---|---|
| Audittage | keiner | Nur über den Geltungsbereich beeinflussbar |
| Tagessatz | deutlich | Vor allem bei Bindung über den ganzen Zyklus |
| Reisekosten | deutlich | Regionale Anbieter, Pauschalen, Termine bündeln |
| Zertifikatsgebühr | gering | Prüfen, ob jährlich oder einmalig berechnet |
| Vorbereitung und Bericht | mittel | Klären, ob enthalten oder zusätzlich |
| Nachaudit | mittel | Vorab Preis und Form festlegen |
| Zahlungsziel und Rechnungsstellung | mittel | Aufteilung auf Geschäftsjahre |
Der größte Hebel liegt beim Tagessatz, die Spannen dazu stehen unter Tagessätze. Der zweitgrößte liegt bei den Reisekosten — der einzige Posten, den Sie durch die Wahl eines Anbieters mit Auditoren in Ihrer Region nahezu vollständig vermeiden können.
Die einzige zulässige Art, Audittage zu senken
Es gibt einen Weg, die Zahl der Audittage legitim zu beeinflussen: über die Eingangsgrößen.
- Geltungsbereich präzise schneiden. Prozesse und Personen, die tatsächlich nicht dazugehören, gehören nicht in die Bemessung. Vorgehen und Grenzen stehen unter wie Sie den Geltungsbereich kostenbewusst schneiden.
- Vollzeitäquivalente korrekt rechnen statt Kopfzahlen zu melden.
- Standorte prüfen, ob ein Stichprobenverfahren in Frage kommt.
- Normen integriert auditieren lassen, statt sie nacheinander zu zertifizieren — die Ersparnis auf die zusätzliche Norm ist erheblich, siehe mehrere Normen kombinieren.
Diese vier Punkte wirken auf die Bemessungsgrundlage, nicht auf das Regelwerk. Sie sind deshalb nicht nur zulässig, sondern der eigentliche Vorbereitungsschritt vor jeder Angebotsanfrage.
Ein Sonderfall verdient Beachtung: Nicht akkreditierte Anbieter sind an das Regelwerk nicht gebunden und können jede beliebige Tageszahl anbieten. Das erklärt auffällig günstige Angebote zuverlässiger als jede Effizienzbehauptung. Prüfen Sie deshalb vor dem Preisvergleich den Akkreditierungsumfang — für die Norm und für Ihren Wirtschaftszweig, nicht nur die Existenz irgendeines Logos auf dem Briefkopf.
Was Sie im Gespräch stattdessen sagen sollten
Statt „Geht das auch mit weniger Tagen?” bringt eine andere Frage weiter: „Zeigen Sie mir bitte die Herleitung — Vollzeitäquivalente, Tabellenwert, Zu- und Abschläge mit Begründung.”
Diese Frage hat drei Effekte. Sie zeigt, dass Sie die Systematik kennen. Sie deckt Fehler in den Eingangsdaten auf, die häufiger vorkommen als vermutet — eine falsch übernommene Mitarbeiterzahl, ein zu Unrecht mitgerechneter Standort. Und sie verschiebt das Gespräch auf die Positionen, an denen tatsächlich verhandelt wird.
Zur Vorbereitung gehört, die eigene Zahl zu kennen. Wer die Audittage vorab überschlägt, geht mit einem Prüfmaßstab ins Gespräch statt mit einer Erwartung — der Rechenweg dazu steht unter Audittage selbst überschlagen.
Der häufigste Fehler an dieser Stelle bleibt der Vergleich der falschen Zahl: Wer drei Angebote nur nach der Endsumme des Erstaudits sortiert, wählt nicht den günstigsten Anbieter, sondern den mit der optimistischsten Annahme. Wie Sie das vermeiden, steht unter Angebote vergleichen.