Angebote von Zertifizierungsstellen sind schwer vergleichbar, weil sie unterschiedlich aufgebaut sind. Der Weg zur Vergleichbarkeit führt über zwei Schritte: identische Angaben hineingeben und eine einheitliche Aufschlüsselung verlangen.
Was Sie allen Anbietern gleich mitteilen
- Mitarbeiterzahl in Vollzeitäquivalenten, einschließlich Teilzeit, Leiharbeit und Auszubildenden im Geltungsbereich
- Zahl, Lage und Funktion der Standorte
- Schichtmodell und Betriebszeiten
- kurze Prozessbeschreibung
- gewünschter Geltungsbereich im Wortlaut
- Norm oder Normen, bei mehreren: integriertes Audit gewünscht
- Wunschtermin für Stufe 1 und Stufe 2
Ohne diese Angaben kalkuliert jeder Anbieter mit eigenen Annahmen — und Sie vergleichen Annahmen statt Preise.
Die Aufschlüsselung, die Sie verlangen sollten
| Position | Warum sie einzeln stehen muss |
|---|---|
| Audittage Stufe 1 und Stufe 2 | Der eigentliche Vergleichsmaßstab |
| Herleitung nach IAF MD 5 | Zeigt, ob korrekt bemessen wurde |
| Tagessatz | Der verhandelbare Teil |
| Reisekosten | Vermeidbar durch Anbieterwahl |
| Zertifikatsgebühr | Läuft jährlich weiter |
| Überwachungsaudit Jahr 1 und 2 | Zwei Drittel der Zyklusrechnung stehen hier |
| Rezertifizierung Jahr 3 | Gehört in den Vergleich |
| Vorbereitung und Bericht | Enthalten oder zusätzlich? |
| Nachaudit bei Abweichungen | Was kostet es, wenn etwas offen bleibt? |
Erst die Summe über drei Jahre ist die Zahl, die zählt.
Warnsignale
Zu wenige Audittage. Lassen Sie sich die Herleitung zeigen. Eine akkreditierte Stelle kann sie erklären.
Festpreis ohne Rückfragen. Wer ohne Angaben zu Standorten und Schichten einen Preis nennt, kalkuliert entweder pauschal zu hoch oder rechnet später nach.
Beratung inklusive. Eine akkreditierte Zertifizierungsstelle darf das System, das sie auditiert, nicht selbst beraten haben. Wird beides aus einer Hand angeboten, fehlt entweder die Akkreditierung oder die Trennung gehört erklärt.
Kein Akkreditierungssymbol. Verlangen Sie ein Musterzertifikat und prüfen Sie den Eintrag bei der Akkreditierungsstelle — für die Norm und Ihren Wirtschaftszweig.
Zertifizierung „garantiert”. Wer das Ergebnis vorab zusagt, hat sein Prüfverständnis offengelegt.
Nur das Erstaudit im Angebot. Fehlen die Folgejahre, fehlt die Hälfte der Rechnung.
Warum zwei Angebote unterschiedlich hohe Audittage nennen
Wenn zwei akkreditierte Stellen für denselben Betrieb verschiedene Tagesmengen ansetzen, liegt das fast nie am Regelwerk. Es liegt an den Annahmen, die sie aus Ihrer Anfrage abgeleitet haben. Drei Ursachen decken die meisten Fälle ab.
Die Mitarbeiterzahl wurde unterschiedlich gerechnet. Der eine Anbieter hat Ihre Kopfzahl übernommen, der andere in Vollzeitäquivalenten gerechnet und Leiharbeit, Saisonkräfte und Auszubildende einbezogen. Wie diese Gruppen anzusetzen sind, steht unter effektive Mitarbeiterzahl.
Der Geltungsbereich wurde unterschiedlich verstanden. Wenn Sie „Fertigung und Vertrieb” schreiben, kann das ein Standort sein oder drei. Formulieren Sie den gewünschten Zertifikatstext im Wortlaut und geben Sie ihn allen Anbietern identisch.
Ein Abschlag wurde angesetzt, der andere nicht. Reduktionen sind zulässig, aber begrenzt und begründungspflichtig, siehe Reduktionsfaktor. Ein Angebot, das die Begründung nicht ausweist, ist an dieser Stelle nicht prüfbar.
Fragen Sie die Herleitung deshalb aktiv ab. Sie erkennen daran nicht nur den Preis, sondern auch, wie sorgfältig ein Anbieter arbeitet.
Was im Vertrag steht und nicht im Angebot
Der Angebotsvergleich endet für die meisten Betriebe zu früh — nämlich bei der Preisliste. Vier Klauseln entscheiden über die Rechnung der Folgejahre:
| Klausel | Worauf zu achten ist |
|---|---|
| Preisanpassung | Gilt der Tagessatz für den Zyklus oder nur für das Erstaudit? Siehe Preisgleitklausel |
| Laufzeit und Kündigung | Wann können Sie wechseln, ohne den Zyklus zu bezahlen? Siehe Kündigungsfrist |
| Änderungen am Geltungsbereich | Was kostet die Aufnahme eines Standorts während der Laufzeit? Siehe Nachtragsangebot |
| Nachaudit | Vor Ort oder als Dokumentenprüfung — der Unterschied ist ein Tagessatz plus Anreise |
Diese Punkte sind vor der Unterschrift verhandelbar und danach nicht mehr. Ein Anbieterwechsel mitten im Zyklus bedeutet einen Übertrag des Zertifikats und in der Regel zusätzlichen Prüfaufwand — deshalb ist Ihre Position genau einmal stark.
Der Vergleich, der am Ende zählt
Legen Sie die Angebote nicht nebeneinander, sondern rechnen Sie sie in eine einzige Tabelle um: Audittage je Audit über sechs Jahre, Tagessatz, Reisekosten je Termin, Zertifikatsgebühr je Jahr. Sechs Jahre deshalb, weil erst der zweite Zyklus zeigt, ob ein günstiges Erstaudit durch teure Rezertifizierungen ausgeglichen wird.
Erst in dieser Form fällt auf, was in der Angebotsform verborgen bleibt: Ein Anbieter mit höherem Tagessatz und Auditoren aus der Region kann über den Zyklus günstiger sein als ein billiger Anbieter, der viermal quer durch die Republik anreist.
Die Fragen vor der Unterschrift
- Für welche Normen und Wirtschaftszweige sind Sie akkreditiert?
- Wie setzt sich das Auditvolumen zusammen?
- Welche Qualifikation und Branchenerfahrung bringt das Auditteam mit?
- Von wo reist es an?
- Was kosten Überwachungsaudits und Rezertifizierung?
- Wie lange ist der Vorlauf bis zum nächsten freien Termin?
- Was passiert bei einer Hauptabweichung — Nachaudit vor Ort oder Dokumentenprüfung?
- Wie funktioniert ein späterer Wechsel oder eine Erweiterung des Geltungsbereichs?
Wer diese acht Fragen stellt, bekommt nicht nur bessere Angebote, sondern erkennt auch, mit wem die Zusammenarbeit über drei Jahre funktionieren wird.