Sie können die Zahl der Audittage überschlagen, bevor Sie das erste Angebot anfordern. Der Rechenweg hat vier Schritte: Vollzeitäquivalente im Geltungsbereich ermitteln, Tabellenwert ablesen, Zu- und Abschläge für die Komplexität ansetzen, Standorte berücksichtigen. Das Ergebnis ist keine Kalkulation, aber ein Prüfmaßstab — und der reicht, um ein auffälliges Angebot zu erkennen.
Die Grundlage ist das Regelwerk IAF MD 5, an das akkreditierte Zertifizierungsstellen gebunden sind. Es beschreibt die Systematik unter Audittage im Detail.
Schritt 1: Vollzeitäquivalente im Geltungsbereich
Ausgangswert ist nicht die Kopfzahl aus der Lohnbuchhaltung, sondern die Zahl der Beschäftigten im Geltungsbereich, gerechnet in Vollzeitäquivalenten.
Dazu zählen alle, die unter der Kontrolle der Organisation im zertifizierten Bereich arbeiten: Festangestellte, Teilzeitkräfte anteilig, Auszubildende, Werkstudenten, Leiharbeitnehmer, Saisonkräfte, mitarbeitende Gesellschafter, Außendienst und Beschäftigte im Homeoffice. Nicht dazu zählen Bereiche, die tatsächlich außerhalb des Geltungsbereichs liegen — und das heißt: die auch keine Prozesse für den zertifizierten Bereich erbringen.
Der Rechenweg: Summe der vertraglichen Jahresstunden aller Beteiligten, geteilt durch die betriebsübliche Vollzeit-Jahresstundenzahl. Wie Teilzeit und schwankende Besetzung sich auswirken, steht im Artikel dazu, wie sich Teilzeitkräfte auf die Audittage auswirken.
Schritt 2: Tabellenwert ablesen
Aus den Vollzeitäquivalenten ergibt sich die Grundmenge an Audittagen für die Erstzertifizierung, also Stufe 1 und Stufe 2 zusammen. Die Kurve verläuft bewusst nicht linear.
| Vollzeitäquivalente | Audittage Erstzertifizierung |
|---|---|
| bis 10 | 2 |
| 11 bis 25 | 3 |
| 26 bis 45 | 4 |
| 46 bis 65 | 5 |
| 66 bis 85 | 6 |
| 86 bis 125 | 7 |
| 126 bis 175 | 8 |
| 176 bis 275 | 9 |
| 276 bis 425 | 10 |
Ein Betrieb mit 200 Beschäftigten braucht also nicht das Zehnfache der Auditzeit eines Betriebs mit 20. Der Grund ist die Stichprobenlogik: Je größer die Organisation, desto aussagekräftiger wird eine einzelne Stichprobe, weil sich Prozesse wiederholen.
Beachten Sie die Klassengrenzen. Zwischen 45 und 46 Vollzeitäquivalenten liegt ein ganzer Audittag. Genau deshalb lohnt sich in Schritt 1 die saubere Rechnung statt der schnellen Schätzung.
Schritt 3: Zu- und Abschläge
Der Tabellenwert ist ein Ausgangspunkt, kein Endergebnis. Er wird angepasst.
Nach oben wirken: hohe Prozesskomplexität, regulierte Produkte, viele unterschiedliche Tätigkeiten, mehrere Sprachen im Audit, Schichtbetrieb mit abweichenden Abläufen, hoher Anteil an Entwicklungstätigkeit, ausgelagerte Prozesse mit hoher Bedeutung.
Nach unten wirken: geringe Komplexität, hoher Automatisierungsgrad, viele Beschäftigte mit gleichartiger, wiederholter Tätigkeit, ein bereits zertifiziertes zweites Managementsystem, Vorerfahrung der Stelle mit Ihrer Organisation.
Für den Überschlag genügt eine grobe Einordnung: Bei einfachen, stark wiederholten Prozessen liegen Sie eher unter dem Tabellenwert, bei komplexer Fertigung oder regulierten Produkten eher darüber. Die Größenordnung dieser Anpassung bewegt sich im Bereich von wenigen Zehnteln bis zu etwa einem Fünftel des Ausgangswerts.
Wichtig ist die Deckelung: Die Summe aller Abschläge ist begrenzt. Deutlich mehr als rund ein Drittel unter dem Tabellenwert lässt das Regelwerk nicht zu, und jede Reduktion muss die Stelle begründen und gegenüber der Akkreditierungsstelle vertreten können. Warum daraus folgt, dass Sie über diese Zahl nicht verhandeln, steht unter warum Audittage nicht verhandelbar sind.
Schritt 4: Standorte
Jeder weitere Standort, der ins Zertifikat soll, erhöht den Aufwand — spürbar, aber nicht proportional. Als Größenordnung für den Überschlag können Sie je zusätzlichem vergleichbaren Standort einen Aufschlag im Bereich von etwa einem Drittel des Grundwerts ansetzen. Dazu kommen Reisekosten, die im Angebot separat stehen.
Bei mehreren gleichartigen Standorten unter zentraler Steuerung kommt möglicherweise ein Stichprobenverfahren in Frage. Dann wird nicht jeder Standort in jedem Jahr besucht — die Voraussetzungen dafür sind allerdings hart, siehe wann sich das Stichprobenverfahren für Standorte lohnt.
Die Rechnung an einem Beispiel
Ein Fertigungsbetrieb, 58 Vollzeitäquivalente im Geltungsbereich, zwei Standorte, ISO 9001, mittlere Komplexität.
- Vollzeitäquivalente: 58, also Klasse 46 bis 65
- Tabellenwert: 5 Audittage
- Komplexität: mittel, keine Anpassung
- Zweiter Standort: Aufschlag von etwa einem Drittel, also rund 6,5 Tage
Bei einem Tagessatz von 1.000 bis 1.600 Euro netto ergibt das die Größenordnung der Auditgebühr für die Erstzertifizierung, zuzüglich Reisekosten und Zertifikatsgebühr. Die Bandbreiten für Tagessätze stehen unter Tagessätze.
Für die Folgejahre rechnen Sie mit rund einem Drittel dieses Werts je Überwachungsaudit und rund zwei Dritteln für die Rezertifizierung.
Was in den Audittagen nicht enthalten ist
Bevor Sie Ihre Schätzung mit einem Angebot vergleichen, klären Sie den Leistungsumfang. Drei Positionen werden unterschiedlich behandelt.
Reisezeit gehört nicht zur Auditzeit. Sie taucht als Reisekosten auf, je nach Anbieter als Pauschale oder nach Aufwand.
Vorbereitung und Berichtserstellung rechnen manche Stellen innerhalb der Audittage ab, andere zusätzlich. Das erklärt einen Teil der Unterschiede zwischen zwei Angeboten mit derselben Tageszahl.
Remote-Anteile verschieben Auditzeit von vor Ort nach fern, sie reduzieren sie nicht. Der Effekt liegt bei den Reisekosten, nicht bei der Menge. Und der Anteil, der remote erbracht werden darf, ist begrenzt.
Gerundet wird üblicherweise auf halbe Tage. Wenn Ihre Rechnung 6,4 Tage ergibt, erwarten Sie im Angebot 6,5 — nicht 6.
Die drei Fehler, die diese Rechnung ruinieren
Kopfzahl statt Vollzeitäquivalente. Der häufigste Fehler und meist zu Ihren Ungunsten: Wer 80 Köpfe meldet, von denen 20 in Teilzeit arbeiten, kauft eine Größenklasse zu viel.
Vergessene Beschäftigtengruppen. Leiharbeit, Werkstudenten und der Außendienst fallen regelmäßig aus der Meldung. Im Audit fällt das auf, weil Auditoren Organigramm, Schichtpläne und Anwesenheitslisten sehen. Die Folge ist eine Nachberechnung — im ungünstigen Fall mitten im laufenden Verfahren.
Standorte, die nicht als Standort gedacht waren. Ein Auslieferungslager mit eigenen Prozessen ist ein Standort. Ein Homeoffice-Arbeitsplatz ist keiner, seine Prozesse gehören aber trotzdem in den Geltungsbereich.
Der Sinn der Überschlagsrechnung ist nicht, die Zertifizierungsstelle zu korrigieren. Er ist, ein Angebot lesen zu können: Weicht die Zahl der Audittage deutlich von Ihrer Schätzung ab, fragen Sie nach der Herleitung. Eine akkreditierte Stelle kann sie erklären.