Wer drei Angebote für dieselbe Zertifizierung einholt, bekommt oft drei ähnliche Zahlen — und wundert sich, warum der Wettbewerb nicht härter ausfällt. Der Grund ist ein Dokument, das die wenigsten Auftraggeber kennen: IAF MD 5, ein verbindliches Regelwerk des International Accreditation Forum.
Es legt fest, wie viel Auditzeit eine Zertifizierung mindestens braucht. Für akkreditierte Zertifizierungsstellen ist es nicht optional.
Wie die Bemessung funktioniert
Ausgangswert ist die Zahl der Mitarbeitenden im Geltungsbereich, gerechnet in Vollzeitäquivalenten. Dazu gehören auch Teilzeitkräfte anteilig, Leiharbeitnehmer, Saisonkräfte und alle, die unter der Kontrolle der Organisation im zertifizierten Bereich arbeiten.
Aus diesem Wert ergibt sich über eine Tabelle die Grundmenge an Audittagen für die Erstzertifizierung. Die Kurve ist ausdrücklich nicht linear: Ein Betrieb mit 200 Mitarbeitenden braucht kein Zehnfaches der Auditzeit eines Betriebs mit 20, weil Prozesse sich wiederholen und Stichproben aussagekräftiger werden.
Dann folgen Anpassungen. Nach oben etwa bei mehreren Standorten, hoher Prozesskomplexität, Schichtbetrieb, mehreren Sprachen, regulierten Produkten. Nach unten etwa bei geringer Komplexität, hohem Automatisierungsgrad, wiederholten Prozessen an vielen Arbeitsplätzen oder bei einem bereits zertifizierten zweiten Managementsystem.
Reduktionen sind begrenzt und begründungspflichtig — das Regelwerk zieht hier bewusst eine Grenze, damit der Preiswettbewerb nicht über die Prüftiefe geführt wird.
Der Zyklus
| Prüfung | Anteil am Erstaufwand |
|---|---|
| Erstzertifizierung (Stufe 1 und 2) | 100 % |
| Überwachungsaudit, jährlich | etwa ein Drittel |
| Rezertifizierung im dritten Jahr | etwa zwei Drittel |
Über den vollen Drei-Jahres-Zyklus summiert sich das auf ungefähr das Doppelte der Erstzertifizierung. Wer Angebote nur nach dem Erstpreis vergleicht, vergleicht die Hälfte.
Mehrere Standorte
Bei Organisationen mit mehreren gleichartigen Standorten erlaubt das Regelwerk ein Stichprobenverfahren: Nicht jeder Standort wird jedes Jahr auditiert, sondern eine nach festen Regeln bestimmte Auswahl, wobei die Zentrale immer einbezogen wird.
Voraussetzung ist, dass die Standorte vergleichbare Prozesse unter einheitlicher Steuerung betreiben und ein zentrales internes Auditprogramm alle Standorte abdeckt. Wo die Standorte zu unterschiedlich sind, entfällt die Erleichterung.
Das ist einer der wenigen echten Hebel: Wer die Voraussetzungen erfüllt, spart erheblich — und wer sie nicht kennt, zahlt für Standortbesuche, die vermeidbar wären.
Mehrere Normen gemeinsam
Werden zwei oder drei Managementsysteme integriert auditiert, entfällt die Prüfung der gemeinsamen Kapitel nur einmal. Kontext, Führung, Dokumentenlenkung, interne Audits und Managementbewertung sind bei ISO 9001, ISO 14001 und ISO 45001 weitgehend deckungsgleich.
Die Ersparnis auf die zusätzliche Norm liegt in der Praxis bei 30 bis 50 Prozent — Details unter Mehrere Normen kombinieren. Voraussetzung ist ein tatsächlich integriertes System; drei parallel geführte Handbücher erlauben kein integriertes Audit.
Audittage sind keine Kalendertage
Ein Audittag ist eine Aufwandsgröße, keine Terminangabe. Üblich sind acht Stunden Auditzeit. Vier Audittage können deshalb als vier Tage mit einem Auditor stattfinden oder als zwei Tage mit einem Team aus zwei Personen. Für die Rechnung macht das keinen Unterschied, für Ihre Betriebsplanung einen erheblichen: Beim Zweierteam sind an zwei Tagen doppelt so viele Ihrer Führungskräfte gebunden, dafür ist der Betrieb schneller wieder frei.
Fragen Sie deshalb nicht nur nach der Zahl der Tage, sondern nach der Teamgröße und der Verteilung auf Termine. Wer im Angebot vier Tage liest und vier Tage Störung einplant, hat unter Umständen zwei Tage zu viel oder zwei Ansprechpartner zu wenig vorgesehen. Die Unterscheidung von Aufwands- und Abrechnungsgröße beschreibt der Eintrag zum Manntag.
Die Fristfalle zwischen Stufe 1 und Stufe 2
Stufe 1 bewertet, ob Ihr System auditbereit ist. Zwischen Stufe 1 und Stufe 2 darf kein beliebig langer Zeitraum liegen. Die Zertifizierungsstelle legt einen Abstand fest, der Ihnen erlaubt, die Feststellungen aus Stufe 1 abzuarbeiten, ohne dass die Bewertung veraltet. Wird der Abstand zu groß, ist Stufe 1 zu wiederholen — und die Tage werden erneut berechnet.
Das trifft regelmäßig Betriebe, die nach Stufe 1 merken, dass wesentliche Nachweise fehlen, und Stufe 2 auf später verschieben. Wer diese Lücke absehen kann, verschiebt besser den Termin für Stufe 1 als den für Stufe 2.
Was im Audit zur Nachberechnung führt
Die häufigste Ursache ist eine Mitarbeiterzahl, die im Angebot niedriger stand als im Betrieb. Selten aus Absicht, meist weil Leiharbeitnehmer, Saisonkräfte, Werkstudenten oder ein zweiter Betriebsteil bei der Anfrage nicht mitgezählt wurden. Wie diese Gruppen anzusetzen sind, steht unter effektive Mitarbeiterzahl. Fällt die Abweichung erst im Audit auf, wird der Aufwand mitten im laufenden Verfahren angepasst — in der schwächsten Verhandlungsposition, die Sie in diesem Projekt haben.
Die zweite Ursache ist ein Geltungsbereich, der im Wortlaut mehr abdeckt als bei der Anfrage beschrieben war. Ein einzelner zusätzlicher Prozess im Zertifikatstext löst Prüfumfang aus, der in keiner Kalkulation stand. Prüfen Sie den Wortlaut, bevor Sie unterschreiben, nicht wenn das Zertifikat kommt — siehe Geltungsbereich und Preis.
Was das für Ihre Angebotsprüfung heißt
Lassen Sie sich die Herleitung zeigen. Mitarbeiterzahl, Grundmenge, Zu- und Abschläge mit Begründung. Ein seriöses Angebot kann das darstellen.
Prüfen Sie auffällig niedrige Angebote genau. Wenn ein Anbieter für 60 Mitarbeitende drei Audittage ansetzt, wo die Tabelle fünf vorsieht, fehlt entweder ein Standort im Geltungsbereich oder es kommt eine Nachberechnung.
Vergleichen Sie den Zyklus, nicht das Erstaudit. Fragen Sie Überwachungsaudits und Rezertifizierung mit ab.
Klären Sie, was in den Tagen enthalten ist. Vorbereitung, Berichtserstellung und Reisezeit werden unterschiedlich behandelt.
Mit Ihren eigenen Zahlen rechnen Sie im Kostenrechner — er verwendet dieselbe Tabelle.