Das erste Jahr einer Zertifizierung besteht aus drei Kostenblöcken: dem Audit der Zertifizierungsstelle, der Vorbereitung des Managementsystems und der internen Arbeitszeit. Nur der erste Block steht im Angebot. Der zweite ist verhandelbar. Der dritte ist der größte und taucht in keiner Rechnung auf.
Wer eine belastbare Zahl für das erste Jahr braucht, muss alle drei getrennt schätzen. Wer nur das Angebot der Zertifizierungsstelle in den Plan schreibt, unterschreitet die tatsächlichen Kosten regelmäßig um mehr als die Hälfte.
Was die Zertifizierungsstelle berechnet
Die Auditrechnung folgt einer einfachen Formel: Audittage mal Tagessatz, plus Reisekosten, plus Zertifikatsgebühr.
| Position | Größenordnung | Anmerkung |
|---|---|---|
| Audittage Stufe 1 und Stufe 2 | Nach Regelwerk bemessen | Nicht verhandelbar |
| Tagessatz | 1.000 bis 1.600 € netto | Der verhandelbare Teil |
| Reisekosten | Anfahrt, Übernachtung, Verpflegung | Durch Anbieterwahl vermeidbar |
| Zertifikatsgebühr | Niedriger dreistelliger Betrag je Jahr | Läuft jährlich weiter |
| Nachaudit | Ein Audittag plus Anreise | Nur bei offenen Hauptabweichungen |
Die Zahl der Audittage kommt nicht aus dem Vertrieb, sondern aus der Bemessungstabelle des Regelwerks IAF MD 5 — die Herleitung erklärt die Seite zu den Audittagen. Deshalb liegen Angebote akkreditierter Stellen bei identischen Angaben näher beieinander, als die meisten Auftraggeber erwarten. Wo sie auseinanderlaufen, liegt es fast immer am Tagessatz und an den Reisekosten.
Eine grobe Kontrollrechnung für einen Betrieb mit rund 60 Beschäftigten an einem Standort: Die Bemessungstabelle sieht in dieser Größenklasse fünf Audittage für die Erstzertifizierung vor. Bei einem Tagessatz von 1.000 bis 1.600 Euro ergibt das eine Auditgebühr im mittleren einstelligen Tausenderbereich, zuzüglich Reisekosten und Zertifikatsgebühr. Wenn ein Angebot für denselben Betrieb deutlich darunter liegt, fehlt entweder ein Standort im Geltungsbereich oder es kommt eine Nachberechnung.
Was die Vorbereitung kostet
Der zweite Block ist der einzige, dessen Höhe Sie wirklich steuern. Externe Beratung wird nach Tagen abgerechnet, üblicherweise zwischen 900 und 1.400 Euro netto. Wie viele Tage nötig sind, hängt weniger von der Norm ab als vom Ausgangszustand.
- Ohne dokumentiertes System: zweistellige Tageszahl, verteilt über mehrere Monate.
- Mit gewachsener, aber unsystematischer Dokumentation: etwa die Hälfte davon.
- Mit bestehendem System nach einer anderen Norm: wenige Tage für die normspezifischen Lücken.
Der übliche Mittelweg sind zwei bis drei Tage am Anfang für Geltungsbereich, Struktur und Methodik, dann Umsetzung in Eigenregie und ein Voraudit vor dem Stufe-2-Termin. Wann sich das rechnet und wann nicht, steht unter Zertifizierung ohne Berater. Wichtig für die Budgetplanung: Beratung ist häufig förderfähig, das Audit in aller Regel nicht.
Der Block, der in keinem Angebot steht
Die interne Arbeitszeit ist der größte Posten des ersten Jahres und der einzige, für den niemand eine Rechnung schreibt. In einem mittelständischen Betrieb ohne Vorerfahrung liegt der Aufwand in der Aufbauphase in der Größenordnung einer halben Stelle über mehrere Monate, danach dauerhaft bei etwa einer Viertelstelle.
Diese Zeit fällt an für:
- Prozesse beschreiben und mit den Beteiligten abstimmen
- Dokumentenlenkung aufsetzen und Altdokumente aussortieren
- Einen vollständigen internen Auditzyklus durchführen
- Die Managementbewertung vorbereiten und durchführen
- Abweichungen bearbeiten und Maßnahmen nachverfolgen
- Beide Audittermine begleiten — Auditoren binden im Audit Führungskräfte, nicht nur den Beauftragten
Wer diesen Block nicht in Personentagen ansetzt, plant kein Projekt, sondern hofft. Und die Erfahrung mit gescheiterten Anläufen ist eindeutig: Es fehlt fast nie das Fachwissen, sondern die reservierte Zeit.
Die Terminlage entscheidet, in welches Jahr die Kosten fallen
Ein Punkt, der in der Budgetplanung regelmäßig übersehen wird: Der Zertifizierungszyklus richtet sich nach dem Audittermin, nicht nach Ihrem Geschäftsjahr.
Stufe 1 und Stufe 2 liegen üblicherweise vier bis acht Wochen auseinander und werden getrennt berechnet. Fällt Stufe 1 in den Dezember und Stufe 2 in den Februar, verteilt sich eine einzige Zertifizierung auf zwei Budgetjahre. Umgekehrt kann ein Audittermin im ersten Quartal dazu führen, dass Erstaudit und erstes Überwachungsaudit knapp in dasselbe Kalenderjahr rutschen.
Dazu kommt die Bindung für den Rest des Zyklus: Der Termin, den Sie für Stufe 2 wählen, bestimmt für die nächsten drei Jahre, in welchem Quartal die Folgeaudits liegen. Wer den Termin in die eigene Hochsaison legt, hat dieses Problem dreimal.
Was im ersten Jahr noch nicht anfällt
Nicht enthalten sind die Kosten, die den Zyklus teuer machen: das erste Überwachungsaudit im Folgejahr, das zweite ein Jahr später und die Rezertifizierung im dritten Jahr. Zusammen übersteigen sie das Erstaudit deutlich — nachgerechnet im Artikel dazu, warum das Erstaudit nur ein Drittel der Rechnung ist.
Für konkrete Bandbreiten nach Unternehmensgröße finden Sie die Zahlen auf den Normseiten, etwa zu den ISO 9001 Kosten oder zu ISO 27001, bei denen der Aufbau des Systems den Auditpreis um ein Vielfaches übersteigt.
Was Sie vor der ersten Budgetzeile klären sollten
Bevor Sie eine Zahl in den Plan schreiben, brauchen Sie vier Angaben. Sie bestimmen alle drei Kostenblöcke gleichzeitig:
- Mitarbeiterzahl in Vollzeitäquivalenten im Geltungsbereich. Sie steuert die Audittage.
- Standorte, die ins Zertifikat sollen. Jeder zusätzliche Standort erhöht Auditzeit und Reisekosten.
- Der Wortlaut des Geltungsbereichs. Er entscheidet, welche Prozesse geprüft werden.
- Der Reifegrad der vorhandenen Dokumentation. Er bestimmt den Vorbereitungsaufwand.
Diese vier Angaben brauchen Sie ohnehin, sobald Sie Angebote einholen. Wer sie vorher sauber ermittelt, bekommt vergleichbare Angebote statt Annahmen.
Der häufigste Fehler
Der teuerste Fehler im ersten Jahr ist nicht ein zu teurer Anbieter. Es ist der zu frühe Audittermin.
Ein Managementsystem muss vor dem Stufe-2-Audit gelaufen sein und Spuren hinterlassen haben: Aufzeichnungen über mehrere Monate, einen vollständigen internen Auditzyklus, eine Managementbewertung. Wer den Termin auf Zuruf eines Kunden vorzieht, riskiert eine Hauptabweichung. Dann folgt ein Nachaudit mit erneuter Anreise — und das kostet mehr als jeder Beratungstag, der es verhindert hätte.
Planen Sie deshalb rückwärts: vom benötigten Zertifikatsdatum über die Entscheidungsfrist, das Stufe-2-Audit, die Abarbeitungszeit nach Stufe 1 bis zur Nachweisphase. Was dann als Startdatum herauskommt, liegt meist früher, als es die Geschäftsführung erwartet.