Erstzertifizierungskosten sind alles, was bis zur erstmaligen Erteilung des Zertifikats anfällt. Der bekannte Teil ist die Rechnung der Zertifizierungsstelle. Der größere Teil steht in keinem Angebot: Beratung, interne Arbeitszeit und der Aufbau der Nachweise. Wer nur den ersten Teil budgetiert, budgetiert die kleinere Hälfte.
Die Posten der Zertifizierungsstelle
Die Erstzertifizierung besteht aus zwei Audits. Das Stufe-1-Audit prüft, ob Sie auditbereit sind — Dokumentation, Geltungsbereich, internes Auditprogramm, Managementbewertung. Das Stufe-2-Audit ist die eigentliche Systemprüfung vor Ort. Beide zusammen ergeben die Audittage, die sich nach der Bemessung nach IAF MD 5 richten und praktisch nicht verhandelbar sind.
Multipliziert werden sie mit dem Tagessatz. Dazu kommen die Reisekostenpauschale je anreisender Person und die Zertifikatsgebühr, die unabhängig vom Auditaufwand berechnet wird.
Ein Posten fehlt in fast jeder Kalkulation: das Nachaudit. Es steht nicht im Angebot, weil niemand weiß, ob es anfällt. Anfallen wird es bei einem Teil der Erstzertifizierungen trotzdem.
Der Teil, der nicht auf der Rechnung steht
Beratung ist optional, interne Arbeitszeit nicht. Aufzubauen sind in jedem Fall: die Prozessbeschreibung, die dokumentierte Information, das interne Auditprogramm über alle Prozesse, die erste Managementbewertung, die Ermittlung der bindenden Verpflichtungen und die Schulung der Beteiligten.
Diese Arbeit fällt einmal an und ist der eigentliche Grund, warum das erste Jahr sich anders anfühlt als die Folgejahre. Sie lässt sich verteilen, aber nicht auslassen — auch nicht durch einen Berater, denn Nachweise entstehen im Betrieb, nicht im Beratungsbüro.
Warum das erste Jahr nur ein Drittel der Geschichte ist
Das Zertifikat gilt drei Jahre. In dieser Zeit folgen zwei Überwachungsaudits und die Rezertifizierung. Nach der Systematik der Bemessung liegt ein Überwachungsaudit bei etwa einem Drittel des Erstaufwands, die Rezertifizierung bei etwa zwei Dritteln. Über den vollen Zyklus summiert sich das auf gut das Doppelte der Erstzertifizierung.
Zwei Angebote mit identischem Erstpreis können deshalb über drei Jahre deutlich auseinanderliegen. Genau diese Struktur wird im Vertrieb genutzt: günstiger Einstieg, teurere Folgejahre, drei Jahre Bindung. Lassen Sie sich alle drei Jahre im Erstangebot ausweisen — die Details stehen unter Folgekosten und im Beitrag Warum das Erstaudit nur ein Drittel der Rechnung ist.
Der Fehler bei der Mitarbeiterzahl
Die Angebotsanfrage enthält eine Mitarbeiterzahl. Wird dafür die Kopfzahl aus der Lohnbuchhaltung eingesetzt statt der Vollzeitäquivalente im Geltungsbereich, fällt das Angebot zu hoch aus — oder, bei zu niedriger Angabe, wird im Eröffnungsgespräch des Audits korrigiert.
Der zweite Fall ist der unangenehmere. Der Auditor gleicht die Zahlen ab, stellt eine Abweichung zur Bemessungsgrundlage fest, und die Audittage werden nachberechnet. Mitten im laufenden Termin, mit einem Kundenaudit im Rücken. Klären Sie die Zahl vorher, nicht im Nachhinein — die Herleitung steht unter Audittage nach IAF MD 5.