Jeder Standort, der ins Zertifikat soll, wirkt an zwei Stellen auf den Preis: Er erhöht die Auditzeit, und er erzeugt Reisekosten. Die erste Wirkung ist reguliert und berechenbar, die zweite ist verhandelbar und wird regelmäßig unterschätzt.
Als Größenordnung für die eigene Überschlagsrechnung können Sie je zusätzlichem, vergleichbarem Standort einen Aufschlag im Bereich eines Drittels der Grundauditzeit ansetzen. Das ist keine Formel aus dem Regelwerk, sondern eine Erfahrungsgröße für die Vorabschätzung — die tatsächliche Bemessung hängt davon ab, wie ähnlich die Standorte arbeiten.
Was überhaupt als Standort zählt
Die erste Frage ist nicht, wie viele Adressen Sie haben, sondern an wie vielen Orten Prozesse des Geltungsbereichs stattfinden.
| Ort | Auditrelevanz |
|---|---|
| Produktionswerk mit eigenen Prozessen | eigener Standort |
| Vertriebsbüro mit Kundenbetreuung und Auftragserfassung | eigener Standort |
| Lager mit Wareneingang, Prüfung oder Kommissionierung | eigener Standort |
| Reine Abstellfläche ohne Personal und Tätigkeit | in der Regel nicht |
| Baustelle, Montage- oder Serviceeinsatz | temporärer Standort, Stichprobe |
| Homeoffice | kein Standort, Prozesse trotzdem im Geltungsbereich |
| Rechenzentrum eines Dienstleisters | kein eigener Standort, aber ausgelagerter Prozess |
Die letzten drei Zeilen sind die, die im Angebotsfragebogen falsch beantwortet werden. Homeoffice wird als Standort gemeldet, obwohl es keiner ist. Baustellen werden verschwiegen, obwohl dort die eigentliche Wertschöpfung stattfindet. Und ausgelagerte Rechenzentren werden für irrelevant gehalten, obwohl die Lenkung ausgelagerter Prozesse im Audit geprüft wird.
Eine Beispielrechnung mit zwei Standorten
Ein Betrieb mit 58 Vollzeitäquivalenten im Geltungsbereich, verteilt auf ein Werk und ein zweites, kleineres Werk in 200 Kilometern Entfernung.
- Grundwert: Die Bemessungstabelle sieht in der Größenklasse 46 bis 65 fünf Audittage für die Erstzertifizierung vor.
- Zweiter Standort: Aufschlag in der Größenordnung eines Drittels, also rund 6,5 Tage.
- Tagessatz: 1.000 bis 1.600 Euro netto je Tag.
- Reisekosten: zwei Anreisen statt einer, mit Übernachtung am zweiten Standort.
- Folgejahre: rund ein Drittel dieser Auditzeit je Überwachungsaudit, rund zwei Drittel zur Rezertifizierung — jeweils wieder mit beiden Anreisen.
Interessant ist die letzte Zeile. Der zusätzliche Standort wirkt nicht einmalig, sondern in jedem Jahr des Zyklus. Über drei Jahre summiert sich der Aufschlag auf mehr als das Doppelte dessen, was im Erstangebot dafür ausgewiesen ist. Der vollständige Rechenweg steht unter Audittage selbst überschlagen.
Die zweite Kostenwirkung: Anreise
Reisekosten stehen in jedem Angebot, aber selten mit dem Gewicht, das sie über den Zyklus haben. Bei drei Standorten in drei Regionen fallen sie viermal in drei Jahren an, jedes Mal für Anfahrt, Übernachtung und Verpflegung des Auditteams.
Drei Hebel senken diesen Block wirksam:
- Anbieterwahl nach Auditorstandort. Fragen Sie ausdrücklich, von wo das Auditteam anreist. Zwei ansonsten gleichwertige Angebote können sich hier deutlich unterscheiden.
- Termine bündeln. Mehrere Standorte in einer Reise statt in vier Einzelterminen.
- Pauschalen vereinbaren, statt nach Aufwand abzurechnen. Das macht die Position planbar und nimmt sie aus der jährlichen Diskussion.
Was sich sonst noch verhandeln lässt, steht unter Tagessätze.
Wann mehrere Standorte weniger kosten als gedacht
Die Bemessung addiert nicht einfach Betriebe. Sie berücksichtigt, wie ähnlich die Standorte arbeiten und wie stark sie zentral gesteuert werden.
Günstig wirken: gleichartige Tätigkeiten an allen Standorten, eine gemeinsame Dokumentation statt lokaler Handbücher, ein zentrales internes Auditprogramm, eine gemeinsame Managementbewertung, zentrale Zuständigkeit für Beschwerden und Abweichungen.
Ungünstig wirken: unterschiedliche Fertigungsverfahren, eigenständige lokale Systeme, Standorte in verschiedenen Ländern mit eigener Regulierung, Auditsprachen, die einen Dolmetscher oder ein zweites Auditteam nötig machen.
Erfüllen Sie die Voraussetzungen für eine zentrale Steuerung, kommt möglicherweise ein Stichprobenverfahren in Betracht: Dann wird nicht jeder Standort in jedem Jahr besucht. Die Bedingungen dafür sind allerdings streng und lohnen sich erst ab einer bestimmten Zahl von Standorten — nachgerechnet unter wann sich das Stichprobenverfahren für Standorte lohnt. Die Grundlagen der Bemessung stehen unter Audittage.
Der Standort steht namentlich im Zertifikat
Ein Punkt, der in der Kostendiskussion untergeht und später Ärger macht: Das Zertifikat nennt die Standorte, für die es gilt — mit Adresse und häufig mit dem dort abgedeckten Tätigkeitsumfang.
Das hat praktische Folgen. Ein Kunde, der eine Lieferantenfreigabe erteilt, prüft, ob das liefernde Werk auf dem Zertifikat steht. Steht dort nur die Zentrale, während die Lieferung aus Werk B kommt, ist der Nachweis in einer Ausschreibung angreifbar — unabhängig davon, wie gut das System in Werk B läuft.
Wer Standorte aus Kostengründen weglässt, spart deshalb an der falschen Stelle. Was das im Einzelnen kostet, steht unter was ein zu enger Geltungsbereich später kostet.
Was Standorte intern kosten
Neben der Auditrechnung entsteht ein interner Aufwand, der mit jedem Standort wächst und in keiner Kalkulation auftaucht.
Das interne Auditprogramm muss alle Standorte innerhalb des Zyklus abdecken, und zwar bevor der externe Auditor kommt — bei einem Stichprobenverfahren ist das sogar Voraussetzung. Dokumente müssen an allen Standorten in der gültigen Fassung vorliegen. Abweichungen und Maßnahmen laufen an einer Stelle zusammen. Kennzahlen müssen vergleichbar erhoben werden, sonst ist die Managementbewertung nicht aussagefähig.
Praktisch heißt das: Der zweite Standort verdoppelt nicht die Arbeit, aber er erzwingt Struktur. Was in einem Werk noch über Zuruf funktioniert, braucht bei zweien eine Regelung — und genau diese Regelung ist es, die im Audit geprüft wird.
Der häufigste Fehler
Der teuerste Fehler ist nicht ein Standort zu viel im Angebot, sondern ein Standort zu wenig.
Fehlt ein Standort in den Angaben, ist das Angebot günstiger als das der Wettbewerber — und falsch. Auffallen wird es spätestens im Stufe-1-Audit, wenn der Auditor Prozesslandkarte, Organigramm und Lieferadressen sieht. Dann folgt eine Nachbemessung, meist mitten im laufenden Verfahren, und der Termin für Stufe 2 wackelt.
Geben Sie deshalb allen Anbietern dieselbe, vollständige Standortliste mit Adresse, Personalstärke in Vollzeitäquivalenten und Tätigkeiten je Standort. Nur damit werden die Angebote vergleichbar — das Raster dafür steht unter Angebote vergleichen.