Die effektive Mitarbeiterzahl ist die Größe, aus der sich die Audittage ableiten. Sie umfasst alle Personen, die an Tätigkeiten des Geltungsbereichs mitwirken, umgerechnet in Vollzeitäquivalente. Sie ist damit weder die Kopfzahl noch die Zahl aus der Lohnbuchhaltung, und genau daraus entstehen die meisten Fehler.
Wer hineingehört
Gezählt werden alle, die im Geltungsbereich arbeiten — über alle Schichten hinweg, in allen Beschäftigungsformen. Dazu gehören Vollzeit- und Teilzeitkräfte, die Geschäftsführung, Verwaltung, Vertrieb, Instandhaltung, Auszubildende sowie Leiharbeitnehmer und Saisonkräfte, soweit sie unter Ihrer Weisung arbeiten.
Teilzeit wird anteilig gerechnet. Vier Kräfte mit einer Viertelstelle ergeben ein Vollzeitäquivalent. Bei stark schwankender Belegschaft wird über den Bemessungszeitraum gemittelt.
Nicht mitgezählt werden Personen, die ausschließlich außerhalb des Geltungsbereichs tätig sind, sowie Beschäftigte, die im betrachteten Zeitraum nicht arbeiten. Dienstleister, die unter eigener Leitung tätig sind, sind keine Mitarbeiter im Sinne der Bemessung — ihre Steuerung wird als ausgegliederter Prozess geprüft.
Warum die Zahl aus der Personalabteilung selten passt
Der Geltungsbereich ist nicht der Rechtsträger. Eine GmbH mit hundertzwanzig Beschäftigten kann ein Zertifikat über einen Bereich mit siebzig Personen führen — oder umgekehrt Beschäftigte einer Schwestergesellschaft einschließen, die im zertifizierten Prozess mitarbeiten.
Deshalb ist die Frage nicht „Wie viele Mitarbeiter haben wir?”, sondern „Wer wirkt an den Tätigkeiten mit, die auf dem Zertifikat stehen sollen?”. Wer die Personalstatistik ungeprüft in das Anfrageformular überträgt, bekommt ein Angebot, das nicht zum Betrieb passt — meist zu hoch, manchmal zu niedrig, und dann folgt die Nachberechnung.
Ein zweiter Grund für Abweichungen ist der Zeitpunkt. Die Zahl bezieht sich auf einen Zeitraum, nicht auf einen Stichtag. Wer den Personalstand am Tag der Anfrage meldet, obwohl der Betrieb saisonal schwankt, liefert eine Momentaufnahme statt einer Bemessungsgrundlage. Halten Sie fest, welcher Zeitraum gemeint ist, und legen Sie diese Angabe dem Angebot bei.
Der Abgleich im Eröffnungsgespräch
Die Zahl bleibt nicht unbeobachtet. Zu Beginn des Audits gleicht der Auditor sie mit Ihren Unterlagen ab: Personalübersicht, Schichtpläne, Verträge mit Zeitarbeitsfirmen. Weicht die tatsächliche Zahl wesentlich von der Anfrage ab, wird die Auditdauer neu bemessen — mitten im laufenden Termin und ohne Verhandlungsspielraum.
Häufigste Ursache ist keine Absicht, sondern eine unvollständige Erhebung: Leiharbeit in der Spitze, eine zweite Schicht, Aushilfen im Versand, ein kleiner Servicebereich. Sammeln Sie die Angaben deshalb einmal sauber und schreiben Sie die Herleitung auf.
Ein zweiter Hinweis: Viele gleichartige Arbeitsplätze werden nicht herausgerechnet, sondern begründen einen Reduktionsfaktor. Wer versucht, die Zahl zu drücken, indem er Personen weglässt, verliert diesen legitimen Weg — und riskiert bei der Prüfung eine Korrektur nach oben. Wie sich Teilzeit im Einzelnen auswirkt, steht unter Teilzeitkräfte und Audittage.