Teilzeitkräfte zählen anteilig. Die Bemessung der Audittage geht nicht von Köpfen aus, sondern von Vollzeitäquivalenten im Geltungsbereich. Zwei Kräfte mit halber Stundenzahl wirken damit wie eine Vollzeitkraft — und weil die Bemessungstabelle in Klassen springt, entscheidet diese Rechnung regelmäßig über einen ganzen Audittag.
Der Vorteil liegt beim Auftraggeber, wenn er richtig rechnet. Der Schaden entsteht, wenn er zu schnell rechnet: in beide Richtungen.
Der Rechenweg
Die Vollzeitäquivalente ergeben sich aus der Summe der vertraglich vereinbarten Jahresarbeitsstunden aller Beschäftigten im Geltungsbereich, geteilt durch die betriebsübliche Jahresarbeitszeit einer Vollzeitstelle.
Ein Beispiel: 40 Vollzeitkräfte, 12 Kräfte mit 50 Prozent, 6 Kräfte mit 75 Prozent, 4 Auszubildende mit rund 80 Prozent betrieblicher Anwesenheit. Das ergibt 40 plus 6 plus 4,5 plus 3,2 — also rund 53,7 Vollzeitäquivalente.
Die Kopfzahl wäre 62. In der Bemessungstabelle liegt die Kopfzahl 62 in derselben Klasse wie 53,7, hier ändert sich also nichts. Bei 68 Köpfen und 58 Vollzeitäquivalenten sieht es anders aus: Dann trennt die Klassengrenze bei 65 die beiden Werte, und die falsche Meldung kostet einen zusätzlichen Audittag — in jedem Jahr des Zyklus, denn Überwachungsaudits und Rezertifizierung bemessen sich als Anteil dieses Werts.
Wer mitgerechnet wird
Maßgeblich ist nicht der Arbeitsvertrag, sondern die Frage, wer im Geltungsbereich unter der Kontrolle der Organisation arbeitet.
| Gruppe | Zählt mit | Anmerkung |
|---|---|---|
| Vollzeit- und Teilzeitkräfte | ja | anteilig nach Stunden |
| Auszubildende, Werkstudenten, Praktikanten | ja | anteilig nach Anwesenheit |
| Leiharbeitnehmer | ja | wenn im Geltungsbereich unter Ihrer Weisung |
| Saison- und Aushilfskräfte | ja | in der Regel als Jahresdurchschnitt |
| Außendienst und Homeoffice | ja | Arbeitsort ändert die Zugehörigkeit nicht |
| Mitarbeitende Gesellschafter und Geschäftsführung | ja | wenn operativ im Bereich tätig |
| Beschäftigte eines Bereichs außerhalb des Geltungsbereichs | nein | nur wenn sie auch keine Prozesse für den Bereich erbringen |
| Fremdfirmen mit eigener Leistungsverantwortung | nein | können aber als ausgelagerter Prozess auditrelevant sein |
Die letzte Zeile ist die, an der es in der Praxis hakt. Ein ausgelagerter Prozess verschwindet nicht aus der Prüfung, nur weil die Beschäftigten nicht mitzählen. Er wird über die Lenkung ausgelagerter Prozesse geprüft — also über Ihre Verträge, Ihre Kriterien und Ihre Überwachung des Dienstleisters.
Die Klassengrenze als Planungsgröße
Weil die Tabelle in Stufen arbeitet, entstehen Schwellen. Zwischen 45 und 46 Vollzeitäquivalenten liegt ein Audittag, zwischen 65 und 66 ebenfalls, zwischen 85 und 86 wieder.
Daraus folgt kein Optimierungsspiel — die Zahl ergibt sich aus der Realität und nicht aus dem Wunsch. Es folgt aber ein handfester Hinweis: Wenn Ihr Betrieb dicht an einer Klassengrenze liegt, lohnt sich die sorgfältige Ermittlung. Eine überschlägige Meldung „ungefähr 70 Leute” kostet dann mehr als die Stunde, die eine ordentliche Auswertung aus der Zeitwirtschaft braucht.
Ebenso relevant: Wenn Sie im Zyklus über eine Klassengrenze wachsen, steigt die Bemessungsgrundlage — spätestens zur Rezertifizierung, bei größeren Sprüngen auch früher. Das gehört in die Budgetplanung, nicht in die Überraschungen des dritten Jahres.
Teilzeit wirkt nicht nur auf den Preis, sondern auf den Auditplan
Die zweite Auswirkung wird in der Kalkulation nie bedacht und im Audit sofort spürbar: Der Auditor braucht die Menschen, die er befragen will, an dem Tag, an dem er da ist.
Wenn die Qualitätsbeauftragte dienstags und donnerstags arbeitet, die Instandhaltung montags und mittwochs und der Einkauf nur vormittags besetzt ist, dann ist der Auditplan kein Formalismus mehr, sondern der Engpass. Ein Audit, das an einem Freitag mit halber Besetzung stattfindet, produziert Feststellungen, die nichts mit dem System zu tun haben — es fehlt schlicht der Nachweis, weil niemand ihn zeigen kann.
Drei praktische Konsequenzen:
- Verfügbarkeiten vorab an die Zertifizierungsstelle melden, nicht erst beim Auditplan widersprechen.
- Vertretungen benennen und dafür sorgen, dass sie den Prozess wirklich erklären können.
- Auditzeit nicht an Randtage legen, an denen Teilzeitkräfte planmäßig nicht im Haus sind.
Diese Abstimmung kostet nichts. Ein zusätzlicher Audittag, weil das Team nicht auskunftsfähig war, kostet den vollen Tagessatz plus Anreise.
Warum eine zu niedrige Meldung teuer wird
Die Versuchung, die Zahl kleinzurechnen, ist naheliegend und riskant.
Auditoren sehen im Verfahren Organigramm, Prozesslandkarte, Schulungsnachweise, Schichtpläne, Anwesenheitslisten und Zuständigkeitsregelungen. Passt die gemeldete Personalstärke nicht zu diesen Unterlagen, wird nachbemessen. Das geschieht selten diplomatisch, weil die Zertifizierungsstelle die korrekte Bemessung gegenüber ihrer Akkreditierungsstelle vertreten muss.
Die Folge ist im günstigen Fall eine Nachberechnung, im ungünstigen ein Termin, der nicht mehr reicht: Wenn im Stufe-2-Audit ein zusätzlicher Tag fehlt, wird das Audit nicht abgeschlossen, und es braucht einen weiteren Termin mit erneuter Anreise. Warum die Menge der Auditzeit ohnehin keine Verhandlungssache ist, steht unter warum Audittage nicht verhandelbar sind.
Halten Sie die Herleitung schriftlich fest: Stichtag, Datenquelle, gerechnete Gruppen, Ergebnis. Sie brauchen sie dreimal — für die Angebotsanfrage, für die Prüfung des Auditplans und für die Fortschreibung im nächsten Jahr.
Die häufigste Verwechslung
Am häufigsten wird die Personalstärke des Unternehmens mit der Personalstärke des Geltungsbereichs verwechselt.
Beides ist nur dann identisch, wenn das gesamte Unternehmen zertifiziert wird. Sobald der Geltungsbereich enger geschnitten ist — ein Werk, eine Sparte, eine Dienstleistung —, zählen nur die Beschäftigten, die in diesem Bereich arbeiten oder Prozesse dafür erbringen. Und genau diese Ergänzung wird übersehen: Buchhaltung, Personalwesen, IT und Vertrieb erbringen fast immer Prozesse für den zertifizierten Bereich mit, auch wenn sie organisatorisch danebenstehen.
Wer diese Funktionen aus der Meldung streicht, spart in der Kalkulation und verliert im Audit, weil die Schnittstellen sichtbar sind. Wie ein tragfähiger Zuschnitt aussieht, steht unter wie Sie den Geltungsbereich kostenbewusst schneiden; die Grundlagen der Bemessung stehen unter Audittage und im Rechenweg unter Audittage selbst überschlagen.