Der Break-even einer Zertifizierung ist der Punkt, an dem die aufsummierten Erträge die aufsummierten Kosten übersteigen. Er unterscheidet sich von einer klassischen Investitionsrechnung in einem Punkt: Die Kosten enden nicht. Sie fallen jedes Jahr an, in unterschiedlicher Höhe, und deshalb hat die Kostenkurve Stufen statt einer geraden Linie.
Die Kostenkurve ist keine Gerade
Über einen Zyklus verteilt sich der Aufwand in vier Abschnitten. Im ersten Jahr laufen Systemaufbau, gegebenenfalls Beratung, das Erstaudit aus Stufe 1 und Stufe 2 sowie die Zertifikatserstellung zusammen — das ist die Spitze. In den beiden Folgejahren fallen Überwachungsaudits an, die deutlich kürzer ausfallen als das Erstaudit. Im vierten Jahr folgt die Rezertifizierung, die wieder erheblich mehr Auditzeit umfasst.
Wer diesen Verlauf mit einem Jahresmittelwert glättet, rechnet sich das erste Jahr zu günstig und das vierte zu billig. Beides verschiebt den Break-even. Die Größenverhältnisse zwischen den Auditarten beschreibt warum das Erstaudit nur ein Drittel der Rechnung ist.
Der Nutzen setzt verzögert ein
Auf der Gegenseite steht ein Verlauf, der langsamer beginnt. Ein Zertifikat wirkt selten am Tag der Ausstellung. Es wirkt bei der nächsten Ausschreibung, bei der nächsten Lieferantenbewertung, beim nächsten Rahmenvertrag. Zwischen Zertifikatserteilung und erstem zurechenbaren Auftrag liegt deshalb oft ein Zyklus des Kunden, nicht Ihrer.
Für die Rechnung heißt das: Setzen Sie den Nutzen nicht ab Monat eins an, sondern ab dem Zeitpunkt, zu dem das Zertifikat erstmals als Voraussetzung wirken konnte. Alles andere führt zu einer Kurve, die im ersten Jahr Erträge zeigt, die es nicht gab.
Eine Ausnahme bilden Zertifizierungen, die an eine gesetzliche oder steuerliche Entlastung gekoppelt sind. Dort beginnt der Nutzen mit dem Nachweiszeitraum und lässt sich auf den Monat genau ansetzen. In allen anderen Fällen ist der Startpunkt eine Annahme, die Sie in der Rechnung kenntlich machen sollten.
Was die Rechnung praktisch brauchbar macht
Drei Regeln haben sich bewährt. Erstens: über mindestens einen vollständigen Zyklus rechnen, besser über zwei, weil erst dann der Rezertifizierungssprung enthalten ist. Zweitens: die interne Arbeitszeit ansetzen, sonst fehlt der größte Kostenblock. Drittens: nur Erträge zurechnen, bei denen das Zertifikat Bedingung war — die Prüfung dafür steht unter Amortisation.
Der teuerste Verlauf ist der Abbruch nach dem ersten Jahr. Die Aufbaukosten sind angefallen, der Nutzen war noch nicht da, und ein späterer Wiedereinstieg beginnt nicht bei null, aber nah dran. Wenn Zweifel bestehen, ob das Zertifikat gebraucht wird, gehört diese Frage vor die Angebotsanfrage — nicht in das zweite Jahr.
Für die Budgetseite ist eine einfache Tabelle über vier Jahre nützlicher als jede Kennzahl: Kosten je Jahr, Nutzen je Jahr, kumulierte Differenz. Wie diese Planung aussieht, zeigt Zertifizierungskosten im Budget planen.