Glossar der Kosten- und Angebotsbegriffe
Begriffe aus Angeboten, Kalkulationen und der Auditplanung — jeweils zuerst in einem Satz beantwortet, dann ausführlich erklärt.
Kosten und Abrechnung
- Akkreditierungskosten Akkreditierungskosten sind die Aufwendungen einer Zertifizierungsstelle für ihre eigene Überwachung durch die nationale Akkreditierungsstelle.
- Amortisation Amortisation bezeichnet den Zeitpunkt, an dem der messbare wirtschaftliche Nutzen einer Zertifizierung die dafür aufgewendeten Kosten deckt.
- Angebotsvergleich Der Angebotsvergleich bei einer Zertifizierung ist die Gegenüberstellung mehrerer Angebote über den vollständigen Dreijahreszyklus hinweg, aufgeschlüsselt nach Audittagen, Tagessatz und Nebenkosten statt nach dem Endbetrag des Erstaudits.
- Auditplanung im Vertrag Die Auditplanung im Vertrag ist das vereinbarte Programm aller Audits eines Zertifizierungszyklus mit Zeitpunkten, Dauer und Umfang.
- Audittag Ein Audittag ist die Abrechnungseinheit für Auditzeit und umfasst acht Stunden Prüfzeit eines Auditors, ohne Reisezeit und ohne Pausen.
- Aufwandsschätzung Die Aufwandsschätzung ist die dokumentierte Ableitung der benötigten Audittage aus Größe, Struktur und Geltungsbereich einer Organisation.
- Beratertagessatz Der Beratertagessatz ist der Nettopreis für einen Beratungstag bei der Vorbereitung auf eine Zertifizierung und liegt üblicherweise unter dem Tagessatz einer Zertifizierungsstelle.
- Beratungstage Beratungstage sind die Arbeitstage, die ein externer Berater für den Aufbau und die Auditvorbereitung eines Managementsystems in Rechnung stellt.
- Break-even einer Zertifizierung Der Break-even einer Zertifizierung ist der Zeitpunkt, an dem der aufsummierte Nutzen die aufsummierten Kosten des Verfahrens übersteigt.
- Erstzertifizierungskosten Erstzertifizierungskosten sind alle Aufwendungen bis zur erstmaligen Erteilung des Zertifikats, einschließlich Stufe-1- und Stufe-2-Audit, Nebenkosten, Beratung und interner Arbeitszeit.
- Festpreis Ein Festpreis ist ein vorab vereinbarter Gesamtpreis für einen definierten Leistungsumfang, der sich bei unveränderten Rahmenbedingungen nicht ändert.
- Folgekosten Folgekosten sind alle Aufwendungen, die nach der Erstzertifizierung zum Erhalt des Zertifikats anfallen — Überwachungsaudits, Rezertifizierung, jährliche Gebühren und laufender interner Aufwand.
- Gesamtbetriebskosten Die Gesamtbetriebskosten einer Zertifizierung sind die Summe aller externen und internen Aufwendungen über den gesamten Zertifikatszyklus, nicht nur die Rechnung der Zertifizierungsstelle.
- Interne Aufwandsschätzung Die interne Aufwandsschätzung beziffert die Arbeitszeit, die eigene Beschäftigte für Aufbau, Betrieb und Begleitung eines Managementsystems aufwenden.
- Interner Stundensatz Der interne Stundensatz ist der Betrag, mit dem eine Arbeitsstunde eigener Beschäftigter bewertet wird, um internen Projektaufwand in Euro auszudrücken.
- Kostenstelle Qualitätsmanagement Die Kostenstelle Qualitätsmanagement ist der Ort im Rechnungswesen, an dem alle Aufwendungen für Aufbau, Betrieb und Zertifizierung des Managementsystems gesammelt werden.
- Kündigung des Zertifizierungsvertrags Die Kündigung des Zertifizierungsvertrags beendet die vertragliche Beziehung zur Zertifizierungsstelle und damit die Zertifizierung.
- Kündigungsfrist beim Zertifizierungsvertrag Die Kündigungsfrist beim Zertifizierungsvertrag ist der Vorlauf, den eine Kündigung vor dem Ende der Vertragslaufzeit haben muss, damit sich der Vertrag nicht automatisch um einen weiteren Zertifizierungszyklus verlängert.
- Lebenszykluskosten Lebenszykluskosten sind die Summe aller Ausgaben für eine Zertifizierung über den vollständigen Zyklus von Erstaudit, Überwachungsaudits und Rezertifizierung.
- Leistungsverzeichnis Das Leistungsverzeichnis ist der Teil eines Zertifizierungsangebots, der jede Leistung einzeln benennt und bepreist — Audittage je Auditart, Tagessatz, Nebenkosten und Gebühren —, statt eine Gesamtsumme auszuweisen.
- Manntag Ein Manntag bezeichnet den Arbeitstag einer Person und ist in Zertifizierungsangeboten die Einheit, mit der die Auditzeit eines einzelnen Auditors abgerechnet wird.
- Multinorm-Rabatt Der Multinorm-Rabatt ist die Ersparnis bei der zusätzlichen Norm, die entsteht, weil im integrierten Audit die deckungsgleichen Normkapitel nur einmal geprüft werden.
- Nachtragsangebot Ein Nachtragsangebot ist eine nachträgliche Kalkulation der Zertifizierungsstelle für Mehrleistungen, die im ursprünglichen Angebot nicht enthalten waren — etwa zusätzliche Audittage nach gestiegener Beschäftigtenzahl, neue Standorte oder ein erweiterter Geltungsbereich.
- Nachverhandlung Nachverhandlung ist der Versuch, Konditionen eines bereits geschlossenen Zertifizierungsvertrags nachträglich zu ändern.
- Opportunitätskosten Opportunitätskosten sind der Ertrag, der entgeht, weil Beschäftigte und Führungskräfte während der Zertifizierung an anderer Stelle fehlen.
- Personalbindung im Projekt Personalbindung im Projekt bezeichnet Umfang und zeitliche Verteilung der eigenen Arbeitszeit, die Aufbau, Vorbereitung und Durchführung einer Zertifizierung beanspruchen.
- Preisgleitklausel Eine Preisgleitklausel ist eine Vertragsbestimmung, die der Zertifizierungsstelle erlaubt, Tagessätze und Gebühren während der mehrjährigen Vertragslaufzeit anzupassen — entweder gebunden an einen veröffentlichten Index oder nach eigenem Ermessen.
- Produktivitätsverlust Produktivitätsverlust ist der Teil des internen Aufwands, bei dem Leistung ausfällt statt sich nur zu verschieben.
- Rahmenvertrag Ein Rahmenvertrag legt einheitliche Konditionen für mehrere Zertifizierungen einer Unternehmensgruppe fest, ohne die einzelnen Zertifizierungsverträge zu ersetzen.
- Reisekostenpauschale Die Reisekostenpauschale ist ein festgelegter Betrag oder Prozentsatz, mit dem eine Zertifizierungsstelle Anfahrt, Übernachtung und Verpflegung des Auditteams abrechnet, statt einzelne Belege nachzuweisen.
- Rückstellung für Folgeaudits Eine Rückstellung für Folgeaudits soll den Aufwand künftiger Überwachungs- und Rezertifizierungsaudits vorwegnehmen, ist handelsrechtlich aber nur in engen Grenzen zulässig.
- Stundensatz vs. Tagessatz Der Stundensatz ist der Preis für eine Arbeitsstunde, der Tagessatz der Preis für einen Arbeitstag — beide sind nicht durch einfache Multiplikation ineinander umrechenbar.
- Tagessatz Der Tagessatz ist der Nettopreis, den eine Zertifizierungsstelle oder ein Berater für einen Arbeitstag einer Person berechnet.
- Transferkosten bei Stellenwechsel Transferkosten sind der Aufwand, der beim Wechsel von einer Zertifizierungsstelle zu einer anderen entsteht — im Regelfall die Transferprüfung der aufnehmenden Stelle und eine neue Zertifikatsgebühr, nicht ein vollständiges neues Erstaudit.
- Vertragslaufzeit Die Vertragslaufzeit ist der Zeitraum, für den Sie sich gegenüber der Zertifizierungsstelle binden — üblicherweise ein vollständiger Zertifizierungszyklus von drei Jahren, häufig mit automatischer Verlängerung um einen weiteren Zyklus.
- Zertifikatsgebühr Die Zertifikatsgebühr ist ein jährliches Entgelt der Zertifizierungsstelle für Ausstellung, Registerführung und Nutzung des Zertifikats, unabhängig vom Auditaufwand.
- Zertifizierungsvertrag Der Zertifizierungsvertrag ist die verbindliche Vereinbarung zwischen Zertifizierungsstelle und Unternehmen über Leistungen, Pflichten und Konditionen der Zertifizierung.
Recht und Pflichten
- Aktivierung von Zertifizierungskosten Die Aktivierung von Zertifizierungskosten wäre der Ansatz dieser Aufwendungen als Vermögensgegenstand in der Bilanz — sie scheidet in aller Regel aus, weil kein selbständig verwertbares Gut entsteht.
- Betriebsausgabe Betriebsausgaben sind Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind — Auditgebühren, Beratung und Schulungen einer Zertifizierung gehören regelmäßig dazu.
- Energieauditpflicht Die Energieauditpflicht verpflichtet Unternehmen, die keine kleinen oder mittleren Unternehmen sind, alle vier Jahre ein Energieaudit nach DIN EN 16247-1 durchzuführen — es sei denn, sie betreiben ein zertifiziertes Energiemanagementsystem nach ISO 50001 oder sind nach EMAS registriert.
- Nachweisführung gegenüber der Behörde Nachweisführung gegenüber der Behörde bedeutet, einer Verwaltungsstelle gegenüber zu belegen, dass eine geforderte Zertifizierung oder Prüfung tatsächlich vorliegt — dafür müssen Akkreditierung, Rechtsträger, Standorte und Geltungszeitraum des Zertifikats zur Anforderung passen.
- Spitzenausgleich Der Spitzenausgleich war eine Entlastung von Strom- und Energiesteuer für Unternehmen des produzierenden Gewerbes, die ein Energiemanagementsystem nach ISO 50001, eine EMAS-Registrierung oder ein alternatives System nachweisen konnten; die Regelung ist ausgelaufen und wurde nicht verlängert.
- Stromsteuerentlastung Die Stromsteuerentlastung ist eine nachträgliche Erstattung gezahlter Stromsteuer, die Unternehmen des produzierenden Gewerbes sowie bestimmte energieintensive Prozesse beim Hauptzollamt beantragen können — ein zertifiziertes Energiemanagementsystem ist dafür nicht vorgeschrieben.
Weitere
- Antragsberechtigung Antragsberechtigt ist, wer die im jeweiligen Förderprogramm festgelegten Voraussetzungen zu Unternehmensgröße, Sitz, Branche und wirtschaftlicher Lage erfüllt.
- Antragsverfahren Das Antragsverfahren ist der festgelegte Ablauf von der Einreichung des Förderantrags über die Bewilligung bis zur Auszahlung des Zuschusses.
- Bemessungsgrundlage Die Bemessungsgrundlage ist der Teil der Kosten, den eine Förderstelle als förderfähig anerkennt und auf den sie die Förderquote anwendet.
- Beraterbörse Eine Beraterbörse ist das Verzeichnis, in dem eine Förderstelle die für ihr Programm zugelassenen Beratungsunternehmen führt.
- Bewilligungszeitraum Der Bewilligungszeitraum ist die im Zuwendungsbescheid festgelegte Zeitspanne, in der das geförderte Vorhaben durchgeführt werden und die Ausgaben anfallen müssen.
- De-minimis-Beihilfe Eine De-minimis-Beihilfe ist eine staatliche Förderung, die so gering ist, dass sie nach EU-Recht ohne Genehmigung der Europäischen Kommission gewährt werden darf.
- Eigenanteil Der Eigenanteil ist der Teil der förderfähigen Ausgaben, den das geförderte Unternehmen selbst trägt und tatsächlich bezahlen muss.
- Förderquote Die Förderquote ist der Prozentsatz der förderfähigen Ausgaben, den eine Förderstelle als Zuschuss übernimmt.
- Höchstbetrag Der Höchstbetrag ist die Obergrenze, bis zu der eine Förderstelle Ausgaben anerkennt oder einen Zuschuss auszahlt — unabhängig davon, wie hoch die tatsächlichen Kosten ausfallen.
- KMU-Definition Die KMU-Definition der EU legt über Beschäftigtenzahl, Umsatz oder Bilanzsumme und die Eigentümerstruktur fest, welche Unternehmen als klein oder mittel gelten.
- Kumulierungsverbot Das Kumulierungsverbot untersagt, dieselbe förderfähige Ausgabe aus mehreren öffentlichen Förderquellen gleichzeitig bezuschussen zu lassen.
- Landesförderprogramm Ein Landesförderprogramm ist ein Zuschussprogramm eines Bundeslandes, das Beratungs- und Umsetzungsleistungen von Unternehmen mit Betriebsstätte in diesem Land fördert — bei Managementsystemen fast immer die Vorbereitung, selten das Audit selbst.
- Verwendungsnachweis Der Verwendungsnachweis ist der Nachweis gegenüber der Förderstelle, dass die bewilligten Mittel zweckentsprechend und wie beantragt verwendet wurden.
- Vorzeitiger Maßnahmenbeginn Ein vorzeitiger Maßnahmenbeginn liegt vor, wenn ein Vorhaben begonnen wird, bevor der Förderantrag gestellt und bewilligt ist.
- Zuwendungsbescheid Der Zuwendungsbescheid ist der Verwaltungsakt, mit dem eine Förderstelle einen Zuschuss bewilligt und die Bedingungen seiner Verwendung festlegt.
Regelwerk und Bemessung
- Auditvolumen Das Auditvolumen ist die Summe aller Audittage eines Zertifizierungszyklus, von der Erstzertifizierung über die Überwachungsaudits bis zur Rezertifizierung.
- Drei-Jahres-Zyklus Der Drei-Jahres-Zyklus ist die Gültigkeitsdauer eines Managementsystemzertifikats, in der zwei jährliche Überwachungsaudits und am Ende ein Rezertifizierungsaudit stattfinden.
- Effektive Mitarbeiterzahl Die effektive Mitarbeiterzahl ist die Zahl aller Personen im Geltungsbereich, umgerechnet in Vollzeitäquivalente, und bildet die Grundlage für die Bemessung der Audittage.
- Geltungsbereich und Preis Der Geltungsbereich legt fest, welche Standorte, Tätigkeiten und Produkte das Zertifikat abdeckt, und bestimmt damit unmittelbar die Zahl der Audittage und den Preis.
- Grundmenge Audittage Die Grundmenge Audittage ist die Auditzeit, die sich allein aus der effektiven Mitarbeiterzahl ergibt, bevor Zuschläge und Reduktionen angerechnet werden.
- IAF MD 5 IAF MD 5 ist das verbindliche Dokument des International Accreditation Forum, das die Mindestdauer von Zertifizierungsaudits für Qualitäts-, Umwelt- und Energiemanagementsysteme festlegt.
- Integriertes Audit Ein integriertes Audit ist die gemeinsame Prüfung mehrerer Managementsystemnormen in einem Termin durch ein Auditteam, bei der die deckungsgleichen Normkapitel nur einmal bewertet werden.
- Komplexitätsfaktor Der Komplexitätsfaktor ist die Anpassung, mit der die Zertifizierungsstelle die Auditdauer erhöht, wenn Prozesse, Standorte oder Produkte einer Organisation überdurchschnittlichen Prüfaufwand verursachen.
- Konzernzertifikat Ein Konzernzertifikat ist ein gemeinsames Zertifikat für mehrere Standorte oder Einheiten einer Organisation, die unter einer zentralen Funktion ein einheitliches Managementsystem betreiben.
- Leiharbeitnehmer in der Berechnung Leiharbeitnehmer sind überlassene Beschäftigte, die unter Ihrer Weisung arbeiten und deshalb in die effektive Mitarbeiterzahl der Auditbemessung eingehen.
- Multi-Site-Verfahren Das Multi-Site-Verfahren erlaubt es, mehrere gleichartige Standorte einer Organisation unter einem Zertifikat zu führen und je Auditzyklus nur eine Stichprobe davon zu besuchen.
- Reduktionsfaktor Der Reduktionsfaktor ist der begründungspflichtige Abschlag, mit dem eine Zertifizierungsstelle die Auditdauer unter den Tabellenwert senkt — insgesamt höchstens um 30 Prozent.
- Saisonkräfte in der Berechnung Saisonkräfte sind befristet beschäftigte Personen, die anteilig in die effektive Mitarbeiterzahl eingehen und die Terminwahl des Audits bestimmen.
- Schichtzuschlag Der Schichtzuschlag ist die zusätzliche Auditzeit, die entsteht, weil Tätigkeiten außerhalb der Tagschicht gesondert geprüft werden müssen.
- Sprachzuschlag Der Sprachzuschlag ist die zusätzliche Auditzeit, die anfällt, wenn Auditteam und Auditierte keine gemeinsame Arbeitssprache haben und übersetzt werden muss.
- Standortfaktor Der Standortfaktor ist der Aufschlag auf die Auditzeit, der entsteht, weil eine Organisation Tätigkeiten an mehr als einer Adresse ausführt.
- Stichprobenformel Die Stichprobenformel bestimmt über die Quadratwurzel aus der Standortzahl, wie viele Standorte einer Multi-Site-Organisation je Auditrunde besucht werden.
- Vollzeitäquivalent Das Vollzeitäquivalent ist die auf volle Arbeitszeit umgerechnete Personenzahl im Geltungsbereich und die Ausgangsgröße für die Bemessung der Audittage.
- Zentrale Steuerung bei Multi-Site Zentrale Steuerung bezeichnet die Funktion, die das Managementsystem aller Standorte verbindlich vorgibt, überwacht und Korrekturen durchsetzen kann.
- Zertifikatslaufzeit Die Zertifikatslaufzeit ist der Zeitraum der Gültigkeit eines Managementsystemzertifikats und beträgt in der Regel drei Jahre ab der Zertifizierungsentscheidung.
- Zuschlagsfaktor Der Zuschlagsfaktor ist der Sammelbegriff für alle Aufschläge, mit denen eine Zertifizierungsstelle die Auditzeit über die Grundmenge hinaus erhöht.
Audit und Prüfung
- Gap-Analyse Die Gap-Analyse ist der strukturierte Abgleich zwischen den Anforderungen einer Norm und dem tatsächlichen Stand im Unternehmen, aus dem der Umfang des Zertifizierungsprojekts abgeleitet wird.
- Nachaudit Ein Nachaudit ist die zusätzliche Prüfung, mit der die Zertifizierungsstelle nach einem Audit feststellt, ob die Korrekturen zu einer Abweichung tatsächlich umgesetzt und wirksam sind.
- Rezertifizierungsaudit Das Rezertifizierungsaudit ist die vollständige Prüfung des Managementsystems vor Ablauf der dreijährigen Zertifikatsgültigkeit und Voraussetzung für die Verlängerung.
- Überwachungsaudit Das Überwachungsaudit ist die jährliche Zwischenprüfung, mit der die Zertifizierungsstelle zwischen Erstzertifizierung und Rezertifizierung feststellt, ob das Managementsystem weiter wirksam ist.
- Voraudit Ein Voraudit ist eine freiwillige, kostenpflichtige Probeprüfung des Managementsystems vor der eigentlichen Zertifizierung, die den Stand gegen die Normanforderungen abgleicht.