Lebenszykluskosten

Lebenszykluskosten sind die Summe aller Ausgaben für eine Zertifizierung über den vollständigen Zyklus. Sie sind die einzige Größe, mit der sich Angebote sinnvoll vergleichen lassen. Ein niedriger Preis für das Erstaudit sagt nichts über die drei folgenden Jahre — und genau dort liegt der größere Teil der Rechnung.

Die sechs Posten, die immer anfallen

In jeder Kalkulation gehören dazu:

1. Systemaufbau, intern und gegebenenfalls durch Beratung.
2. Erstaudit mit Stufe 1 und Stufe 2.
3. Zertifikatserstellung über die Zertifikatsgebühr, teils jährlich als Nutzungsentgelt.
4. Zwei Überwachungsaudits in den Jahren nach der Erstzertifizierung.
5. Rezertifizierungsaudit am Ende des Zyklus, siehe Rezertifizierungsaudit.
6. Reisekosten je Audittermin und je anreisender Person.

Dazu kommt die laufende Systempflege: interne Audits, Managementbewertung, Schulungen, Dokumentenpflege. Sie erscheint auf keiner Rechnung und ist trotzdem der Posten, der die meisten Stunden bindet.

Diese sechs Posten verteilen sich sehr ungleich. Das erste Jahr trägt den Aufbau und das umfangreichste Audit, die Jahre zwei und drei sind vergleichsweise schlank, das vierte springt mit der Rezertifizierung wieder nach oben. Eine Jahresmittelwertbetrachtung bildet den tatsächlichen Liquiditätsbedarf deshalb nicht ab.

Was in keinem Angebot steht

Vier Positionen tauchen in Angeboten regelmäßig nicht auf, obwohl sie im Zyklus vorkommen.

Erstens das Nachaudit. Führt eine schwerwiegende Abweichung dazu, dass die Wirksamkeit der Korrektur vor Ort nachgewiesen werden muss, entsteht ein zusätzlicher Termin mit zusätzlicher Anreise.

Zweitens Übergangsaudits bei Normrevisionen. Wird eine Norm überarbeitet, gilt eine Übergangsfrist, innerhalb derer die Umstellung geprüft werden muss. Das fällt in den laufenden Zyklus und wird häufig übersehen, weil es bei der Angebotserstellung noch nicht absehbar war.

Drittens Änderungen am Geltungsbereich: neuer Standort, neue Tätigkeit, neue Gesellschaft. Jede Erweiterung verändert die Bemessung und kann einen zusätzlichen Besuch auslösen.

Viertens der Wechsel der Zertifizierungsstelle. Ein Transfer während des Zyklus verursacht Zusatzaufwand, weil die neue Stelle die bisherigen Ergebnisse bewerten muss.

Fünftens, seltener, aber teuer: die Erweiterung um eine zweite Norm. Sie senkt zwar den Aufwand je Norm, erhöht aber die Summe im laufenden Zyklus, und der Termin muss mit den bestehenden Audits zusammengelegt werden.

Wie Sie Angebote vergleichbar machen

Fordern Sie für jedes Angebot eine Übersicht über vier Jahre an: Audittage je Jahr, Tagessatz, Reisekosten, Gebühren. Zwei Angebote mit identischer Tageszahl können sich über den Zyklus deutlich unterscheiden, wenn eines für die Folgejahre einen höheren Tagessatz vorsieht oder eine jährliche Zertifikatsgebühr enthält.

Prüfen Sie außerdem die Vertragslaufzeit und eine mögliche Preisanpassungsklausel. Rahmenverträge über drei Jahre sind üblich, ebenso jährliche Anpassungen. Wer nur das erste Jahr verhandelt, verhandelt ein Viertel der Summe. Das Vorgehen dazu steht unter drei Angebote vergleichbar machen, die Verteilung über die Jahre unter Zertifizierungskosten im Budget planen.