Die interne Aufwandsschätzung beziffert die Arbeitszeit Ihrer eigenen Leute. Sie ist bei den meisten Zertifizierungen der größte Kostenblock und der einzige, für den nie eine Rechnung kommt. Genau deshalb fehlt sie in Budgets: Was nicht fakturiert wird, wird nicht gebucht. Wie sich der Gesamtaufwand über die Jahre verteilt, zeigt Zertifizierungskosten im Budget planen.
So kommt die Zahl zustande
Schätzen Sie nicht das Projekt, sondern die Rollen. Vier Gruppen tragen den Aufwand: die Projektleitung oder der Managementbeauftragte, die Prozessverantwortlichen in den Fachbereichen, die Geschäftsführung für Bewertung und Freigaben, und alle Beschäftigten für Schulung und Auditgespräche.
Für jede Gruppe schätzen Sie Stunden je Phase, multiplizieren mit dem internen Vollkostensatz und addieren. Der Vollkostensatz ist der Punkt, an dem die meisten Rechnungen zu niedrig ausfallen — mit dem reinen Bruttogehalt gerechnet, fehlt regelmäßig ein erheblicher Teil.
Die Stunden, die fast immer fehlen
Vier Posten werden systematisch übersehen.
Erstens die Auditwoche selbst. Während des Audits sind die geprüften Bereichsleiter gebunden, nicht nur der Managementbeauftragte. Dazu kommen Vorbereitung, Abschlussbesprechung und die Bearbeitung der Feststellungen. Bei einem mehrtägigen Audit ist das kein Nebenposten. Wie viele Tage anfallen, steht unter Audittage nach IAF MD 5.
Zweitens die internen Audits. Sie sind Pflicht und wiederholen sich jährlich über den gesamten Geltungsbereich. Wer sie mit eigenen Auditoren durchführt, spart Honorar und bezahlt es in Stunden.
Drittens die Managementbewertung, für die Daten zusammengetragen und aufbereitet werden müssen. Viertens die laufende Pflege: Dokumente aktualisieren, Änderungen einarbeiten, neue Mitarbeiter einweisen.
Ein Sonderfall ist der Schichtbetrieb. Wenn ein Auditor die Nachtschicht sehen will, arbeitet nicht nur er außerhalb der Regelzeit, sondern auch Ihre Begleitung. Diese Stunden fallen zusätzlich an und nicht statt der Tagschicht — nachzulesen unter Schichtbetrieb und Auditaufwand.
Der Zielkonflikt, den Sie bewusst entscheiden sollten
Externe Beratung und interne Zeit verhalten sich gegenläufig. Jeder Beratungstag, den Sie streichen, kommt als interne Stunden zurück — nur meist nicht in derselben Höhe und nicht bei denselben Leuten. Diese Verschiebung ist eine kaufmännische Entscheidung und keine Ersparnis, solange sie nicht gerechnet wird. Rechnen Sie beide Varianten durch, bevor Sie das Beratungsangebot kürzen.
Wichtig ist die Abgrenzung zu den Opportunitätskosten. Die interne Aufwandsschätzung zählt Stunden zu Vollkosten. Die Opportunitätskosten fragen, was diese Stunden sonst erwirtschaftet hätten. Beide Größen nebeneinander in dieselbe Summe zu schreiben, ist eine Doppelzählung — ein Fehler, der jede Vorlage angreifbar macht.
Was die Schätzung belastbar macht
Rechnen Sie mit Bandbreiten statt mit einer Zahl, und trennen Sie einmaligen Aufbau von jährlicher Grundlast. Halten Sie fest, welche Annahme hinter jedem Posten steht — etwa „acht Prozessbeschreibungen zu je vier Stunden”. So bleibt die Schätzung nachvollziehbar, wenn sich der Umfang ändert.
Und legen Sie sie neben die Zeitachse: Ein Vorhaben über zwölf Monate belastet anders als eines über fünf. Die realistischen Zeiträume stehen unter Dauer der Zertifizierung.