Kosten und Abrechnung

Beratungstage

Beratungstage sind die Arbeitstage, die ein externer Berater für den Aufbau und die Auditvorbereitung eines Managementsystems in Rechnung stellt.

Einschätzung anfragen Zum Inhalt

Beratungstage sind die Arbeitstage eines externen Beraters, abgerechnet zum vereinbarten Tagessatz. Sie sind der einzige große Posten einer Zertifizierung, dessen Menge kein Regelwerk vorgibt. Die Zahl der Audittage folgt einer Rechenvorschrift, die Zertifikatsgebühr ist gesetzt — die Beratungstage handeln Sie frei aus. Deshalb liegt hier der größte Spielraum und zugleich das größte Risiko einer Fehlkalkulation.

Warum der Umfang so weit auseinandergeht

Zwei Betriebe derselben Größe können vier oder zwanzig Beratungstage brauchen. Ausschlaggebend ist nicht die Norm, sondern der Ausgangszustand. Ein Betrieb, der Prozesse bereits dokumentiert hat, Kennzahlen erhebt und Lieferanten bewertet, braucht vor allem eine Lückenanalyse und die Auditvorbereitung. Ein Betrieb ohne beschriebene Abläufe braucht die Beschreibung selbst — und das ist Fleißarbeit, die in Tagen bezahlt wird.

Der zweite Faktor ist die Arbeitsteilung. Jeder Prozess, den Ihr Team selbst beschreibt, ist ein Beratungstag weniger. Jeder Prozess, den der Berater beschreibt, wird zwar schneller fertig, aber er beschreibt dann einen Ablauf, den er nur aus dem Interview kennt. Im Audit fällt das auf, sobald der Auditor den Mitarbeiter fragt statt das Handbuch liest.

Woran Angebote scheitern

Das typische Beratungsangebot lautet „Aufbau QM-System, 10 Tage, Festpreis”. Damit lässt sich nichts vergleichen und nichts steuern. Verlangen Sie eine Aufschlüsselung nach Arbeitspaketen: Analyse, Prozessbeschreibungen, Schulung, internes Audit, Managementbewertung, Auditbegleitung. Erst dann sehen Sie, ob die Tage dort liegen, wo Ihr Problem ist.

Drei Punkte fehlen fast immer und gehören vor die Unterschrift geklärt. Erstens: Zählt Reisezeit als Beratungszeit? Zweitens: Sind halbe Tage möglich, oder wird jeder Termin als voller Tag abgerechnet? Drittens: Ist die Begleitung im Zertifizierungsaudit enthalten oder ein Zusatzposten? Der letzte Punkt ist der teuerste, weil das Audit mehrere Tage dauert und der Berater in dieser Zeit nichts anderes tut, als anwesend zu sein.

Marktübliche Spannen für Beratungs- und Auditsätze stehen unter Tagessätze für Audit und Beratung. Wie viel Sie ohne externe Unterstützung schaffen können, ordnet Ohne Berater zertifizieren ein.

Die Verwechslung, die Geld kostet

Beratungstage und Audittage sind zwei getrennte Rechnungen an zwei getrennte Adressaten. Der Berater baut das System, die Zertifizierungsstelle prüft es. Diese Trennung ist keine Konvention, sondern Zulassungsvoraussetzung: Eine Zertifizierungsstelle darf ein Unternehmen nicht zertifizieren, das sie beraten hat, und muss dafür einen Abstand von zwei Jahren einhalten.

Wer beide Posten in einer Zeile budgetiert, unterschätzt regelmäßig die Gesamtsumme. Die Systematik der Audittage steht unter Audittage nach IAF MD 5.

Der Punkt, an dem die Förderung hängt

Beratungstage sind der förderfähige Teil der Zertifizierungskosten — Details unter Förderung der Zertifizierung. Zwei Bedingungen entscheiden darüber, ob der Zuschuss kommt: Das Beratungsunternehmen muss im Verzeichnis der Förderstelle gelistet sein, siehe Beraterbörse, und der Vertrag darf erst nach der Bewilligung unterschrieben werden. Beides ist nachträglich nicht zu reparieren.

Häufige Fragen

Wie viele Beratungstage braucht eine Erstzertifizierung?

Dafür gibt es keine Regel, und genau das ist der Unterschied zu den Audittagen. Der Umfang hängt daran, wie viel Dokumentation bereits existiert, wie viele Prozesse beschrieben werden müssen und wie viel Ihr Team selbst übernimmt. Lassen Sie sich den Umfang deshalb nie als Pauschale anbieten, sondern nach Arbeitspaketen aufgeschlüsselt.

Darf der Berater später auch das Audit durchführen?

Nein. Zertifizierungsstellen müssen ihre Unabhängigkeit nachweisen und dürfen ein Unternehmen nicht zertifizieren, das sie zuvor beraten haben. Das Regelwerk für Zertifizierungsstellen verlangt dafür einen Abstand von mindestens zwei Jahren. Ein Anbieter, der Beratung und Zertifikat aus einer Hand verspricht, sollte Ihnen erklären, wie er das trennt.

Sind Beratungstage förderfähig?

Die Beratung ist der Teil der Zertifizierungskosten, der in den gängigen Programmen überhaupt gefördert wird. Das Audit fällt regelmäßig heraus. Entscheidend ist die Reihenfolge: Antrag stellen und Bewilligung abwarten, erst dann den Beratungsvertrag unterschreiben. Umgekehrt ist der Zuschuss verloren.