Ein Nachaudit ist die Prüfung, die auf eine Abweichung folgt. Der Auditor hat eine Feststellung erhoben, Sie haben korrigiert, und die Zertifizierungsstelle muss bewerten, ob die Korrektur greift. Es ist der einzige Kostenposten im Verfahren, den Sie durch eigenes Verhalten vollständig vermeiden können — und der einzige, der in keinem Angebot steht.
Nebenabweichung und Hauptabweichung führen zu verschiedenen Wegen
Die Unterscheidung entscheidet über Aufwand und Termin. Eine Nebenabweichung ist ein Einzelfall ohne Wirkung auf das Gesamtsystem. Sie wird üblicherweise mit dem nächsten regulären Audit nachverfolgt, der Nachweis geht per Dokument ein und kostet nichts extra.
Eine Hauptabweichung ist etwas anderes: ein fehlender Normbestandteil, ein systematisches Versagen oder ein Punkt, der die Wirksamkeit des Systems in Frage stellt. Sie blockiert die Zertifikatserteilung. Solange sie offen ist, gibt es kein Zertifikat, und die Zertifizierungsstelle muss die Wirksamkeit der Korrektur belegen können — bei einer Hauptabweichung häufig durch einen Termin vor Ort.
Die Frist, die das Verfahren zurückwirft
Für die Erstzertifizierung gilt eine harte Grenze. Verifiziert die Zertifizierungsstelle die Korrekturen nicht innerhalb von sechs Monaten nach dem letzten Tag des Stufe-2-Audits, muss das Stufe-2-Audit vollständig wiederholt werden — nicht der offene Punkt, das ganze Audit.
Das ist die teuerste Fristfalle im Verfahren, und sie trifft fast immer denselben Fall: eine Hauptabweichung zu einem Prozess, der erst noch aufgebaut werden muss. Bis das Verfahren läuft, bis es Aufzeichnungen gibt, bis diese Aufzeichnungen einen bewertbaren Zeitraum abdecken, vergehen Monate. Wer erst im fünften Monat mit dem Nachweis beginnt, hat die Frist praktisch verloren.
Rechnen Sie deshalb rückwärts: Vom Sechsmonatsdatum aus brauchen Sie einen Termin, davor die Nachweisführung, davor den laufenden Prozess. Vier Wochen Puffer sind das Minimum.
Warum die Rechnung höher ausfällt als die Prüfzeit
Ein Nachaudit dauert selten länger als zwei bis drei Stunden. Abgerechnet wird trotzdem nach der Mindestgröße, die Ihre Zertifizierungsstelle ansetzt — üblich ist ein halber oder ein ganzer Audittag zum vereinbarten Tagessatz. Bei einem Vor-Ort-Termin kommt die Reisekostenpauschale hinzu, und die richtet sich nach der Entfernung des Auditors, nicht nach der Dauer des Termins.
Daraus folgt die einzige sinnvolle Taktik: bündeln. Mehrere offene Punkte in einem Termin schließen zu lassen, kostet fast dasselbe wie einer. Und wenn der Zeitplan es zulässt, lässt sich die Verifikation an das nächste Überwachungsaudit hängen, statt einen eigenen Termin zu erzeugen.
Der Fehler, der Nachaudits erst erzeugt
Nicht die Abweichung führt zum Nachaudit, sondern die schwache Korrektur. Die häufigste Antwort auf eine Feststellung lautet sinngemäß: Der Mitarbeiter wurde unterwiesen, das Dokument wurde ergänzt. Das ist eine Korrektur des Einzelfalls, keine Korrekturmaßnahme.
Der Auditor erwartet drei Dinge: die Ursache, die Maßnahme gegen die Ursache und den Nachweis, dass sie wirkt. Fehlt die Ursachenanalyse, wird der Nachweis abgelehnt — und aus einem Schriftwechsel wird ein kostenpflichtiger Termin. Wie sich solche Posten über den Zyklus summieren, steht unter Folgekosten nach dem Zertifikat.