Die Zertifikatsgebühr ist ein jährliches Entgelt, das unabhängig vom Auditaufwand anfällt. Sie deckt Ausstellung und Pflege des Zertifikats ab: Eintrag in das Register der Zertifizierungsstelle, Bereitstellung der Nachweise für Dritte, Nutzung des Zertifizierungszeichens. Gemessen an den Auditkosten ist sie klein. Auffällig wird sie durch zwei Eigenschaften — sie läuft weiter, und sie vervielfacht sich leicht.
Was sie abdeckt und was nicht
Enthalten sind üblicherweise die Ausstellung des Zertifikats, die Führung im öffentlichen Verzeichnis und die Berechtigung, das Zeichen der Zertifizierungsstelle zu verwenden. Nicht enthalten sind Auditzeit, Reisekosten und Nachaudits — dafür gelten der Tagessatz und die Reisekostenpauschale.
Manche Stellen weisen die Gebühr als „Lizenz”, „Registrierung” oder „Systemgebühr” aus. Der Name ändert nichts an der Funktion. Suchen Sie im Angebot nach einem jährlich wiederkehrenden Betrag, der nicht an Audittage gekoppelt ist.
Warum sie sich vervielfacht
Der Betrag gilt pro Zertifikat, nicht pro Unternehmen. Wer drei Normen führt, zahlt oft dreimal. Bei mehreren Gesellschaften kommt die Gebühr je Gesellschaft, teilweise auch je Standort mit eigenem Zertifikatsblatt.
Aus einem unauffälligen Posten wird so ein Betrag, der die Ersparnis aus einer Tagessatzverhandlung wieder aufzehrt. Fragen Sie deshalb bei Mehrfachzertifizierungen ausdrücklich nach einer Bündelung — bei einem integrierten Audit über mehrere Normen ist ein gemeinsames Zertifikat häufig möglich, wird aber selten von selbst angeboten. Siehe dazu Mehrere Normen kombinieren.
Der Posten läuft weiter, auch wenn nichts passiert
Die Gebühr hängt an der Gültigkeit, nicht an der Aktivität. Das führt zu zwei wiederkehrenden Situationen.
Die erste: Ein Unternehmen entscheidet, die Zertifizierung nicht fortzuführen, sagt aber nur das nächste Audit ab. Das Zertifikat bleibt bis zum Entzug im Register, und die Gebühr läuft. Eine Kündigung ist ein eigener Vorgang mit eigener Frist, oft mehrere Monate vor Ablauf. Prüfen Sie das im Vertrag, bevor Sie aussteigen.
Die zweite: Ein Zertifikat wird ausgesetzt, weil ein Termin versäumt wurde. Verwenden dürfen Sie es dann nicht, bezahlen aber weiter. Wie es dazu kommt, steht unter Überwachungsaudit.
Die Änderungen, die eine Neuausstellung auslösen
Jede Änderung an den Angaben auf dem Zertifikat führt zu einer Neuausstellung, und die ist in der Regel kostenpflichtig. Betroffen sind Firmenname, Rechtsform, Anschrift, Standortliste und der Wortlaut des Geltungsbereichs.
Praktische Konsequenz: Wer einen Umzug, eine Umfirmierung und eine Erweiterung des Geltungsbereichs innerhalb eines Jahres nacheinander meldet, zahlt dreimal. Sammeln Sie absehbare Änderungen und setzen Sie sie mit dem nächsten regulären Audit um.
Zwei Einschränkungen dazu: Eine Erweiterung des Geltungsbereichs ist keine reine Formalie, sondern kann zusätzliche Auditzeit auslösen — sie lässt sich also nicht beliebig aufschieben. Und Änderungen, die den Zertifizierungsstatus berühren, etwa der Wegfall eines Standorts, sind unverzüglich mitzuteilen. Sammeln lassen sich nur die Angaben, bei denen es tatsächlich nur um den Druck geht. Was sonst noch in der Jahresrechnung steht, steht unter Folgekosten nach dem Zertifikat.