Der Reduktionsfaktor senkt die Auditdauer unter den Wert, den die Bemessungstabelle ausweist. Anders als der Komplexitätsfaktor ist er gedeckelt: Alle Abschläge zusammen dürfen 30 Prozent des Tabellenwerts nicht überschreiten. Diese Zahl steht im Regelwerk und ist der Grund, warum der Preiswettbewerb unter akkreditierten Stellen nicht über die Prüftiefe läuft.
Welche Gründe anerkannt sind
Reduktionen setzen an Merkmalen an, die den Prüfaufwand tatsächlich senken. Anerkannt sind unter anderem:
- Sich wiederholende Tätigkeiten an vielen gleichartigen Arbeitsplätzen. Zwanzig Montagearbeitsplätze mit demselben Ablauf verlangen keine zwanzig Stichproben.
- Hoher Automatisierungsgrad, bei dem der Prozess durch die Anlage bestimmt wird.
- Kein Entwicklungsanteil im Geltungsbereich.
- Ein reifes System, das mehrere Zyklen ohne wesentliche Abweichungen geführt wurde.
- Vorkenntnis der Organisation aus einem bereits laufenden Zertifizierungsverhältnis.
- Ein hoher Anteil an Beschäftigten mit gleicher Tätigkeit, etwa in Reinigung, Sicherheit oder Logistik.
Jeder Grund muss dokumentiert werden. Die Zertifizierungsstelle vertritt die Herleitung gegenüber ihrer Akkreditierungsstelle — deshalb wird sie eine Reduktion nur ansetzen, wenn sie sie auch aufschreiben kann.
Daraus folgt ein praktischer Hinweis: Reduktionen werden selten von selbst angeboten. Wer bei der Anfrage von sich aus schreibt, dass an fünfzig Arbeitsplätzen derselbe Ablauf gilt und keine Entwicklung im Geltungsbereich liegt, liefert die Begründung mit. Wer nur die Mitarbeiterzahl nennt, bekommt den Tabellenwert.
Der Rabatt, der von woanders kommt
Der häufigste Denkfehler in Verhandlungen: „Wir haben schon ISO 9001, dafür muss es doch einen Nachlass geben.” Für ISO 14001 zusätzlich gibt es tatsächlich eine Ersparnis, aber sie ist keine Reduktion im hier beschriebenen Sinn.
Sie entsteht dadurch, dass Kontext, Führung, Dokumentenlenkung, interne Audits und Managementbewertung bei den Normen weitgehend deckungsgleich sind und im integrierten Audit nur einmal geprüft werden. Diese Ersparnis folgt eigenen Regeln und zählt nicht in die 30 Prozent hinein. Beide Effekte können also nebeneinander wirken. Wie groß der Vorteil ausfällt und was er voraussetzt, steht unter Mehrere Normen kombinieren.
Die Grenze als Prüfinstrument
Die 30-Prozent-Marke ist für Sie nützlicher als für den Anbieter. Sie erlaubt eine schnelle Plausibilitätsprüfung.
Rechnen Sie den Tabellenwert für Ihre Mitarbeiterzahl grob nach und vergleichen Sie ihn mit dem Angebot. Liegt das Angebot mehr als ein Drittel darunter, gibt es nur drei Erklärungen: Es wurde mit einer niedrigeren Mitarbeiterzahl gerechnet, der Geltungsbereich ist enger als besprochen, oder es fehlt ein Standort. Alle drei Fälle führen zur Nachberechnung — spätestens im Audit, wenn der Auditor die Zahlen im Eröffnungsgespräch abgleicht.
Das ist eine der teuersten Überraschungen im Verfahren, weil sie mitten im Termin auftritt und der Zeitplan dann bereits am Kundenaudit hängt. Prüfen Sie die Herleitung deshalb beim Angebotsvergleich, nicht später. Die Systematik dahinter beschreibt IAF MD 5.