Der Komplexitätsfaktor ist der Zuschlag, mit dem eine Zertifizierungsstelle die Auditdauer über den Tabellenwert hinaus erhöht. Ausgangspunkt der Bemessung ist die Mitarbeiterzahl. Sie sagt aber nichts darüber, wie viel es zu prüfen gibt: Fünfzig Personen in einer Verwaltung mit einem Prozess verursachen anderen Aufwand als fünfzig Personen in einem Betrieb mit Entwicklung, Fertigung, Prüflabor und Sonderfreigaben. Diese Differenz bildet der Faktor ab.
Welche Merkmale den Aufwand erhöhen
Die Bewertung folgt keiner Formel, sondern einer Liste wiederkehrender Merkmale. Regelmäßig zuschlagswirksam sind:
- Entwicklung im Geltungsbereich. Ein eigener Normabschnitt mit eigenen Nachweisen.
- Regulierte Produkte oder Prozesse. Medizin, Lebensmittel, Druckgeräte, alles mit gesetzlicher Überwachung.
- Viele unterschiedliche Prozesse statt weniger, sich wiederholender Abläufe.
- Schichtbetrieb. Wenn in der Nachtschicht anders gearbeitet wird, muss sie geprüft werden.
- Mehrere Standorte mit unterschiedlichen Tätigkeiten und mehrere Sprachen.
- Ausgegliederte Prozesse, deren Steuerung nachgewiesen werden muss.
- Hoher Anteil manueller, personenabhängiger Arbeit.
Die Zuschläge sind nach oben nicht gedeckelt. Beim Reduktionsfaktor ist das anders — dort zieht das Regelwerk eine harte Grenze.
Der größte Hebel steht im Geltungsbereich
Die Komplexität wird nicht am Unternehmen gemessen, sondern am Geltungsbereich des Zertifikats. Das ist der praktisch wichtigste Punkt und derjenige, der am häufigsten übersehen wird.
Ein verbreiteter Fall: Ein Zulieferer formuliert seinen Geltungsbereich als „Entwicklung, Fertigung und Vertrieb von …”, weil sich das im Verkauf besser anhört. Entwickelt wird aber nur nach Kundenzeichnung. Der Zusatz bringt keinen Vertriebsvorteil, kostet jedoch dauerhaft Auditzeit — in jedem Überwachungsaudit und in jeder Rezertifizierung, drei Jahre lang.
Prüfen Sie den Wortlaut deshalb vor der Anfrage, nicht danach. Streichen Sie, was Sie nicht tun oder nicht zertifiziert brauchen. Was Ihr Auftraggeber wirklich verlangt, steht meist in dessen Lieferantenanforderung — und ist kürzer als die eigene Formulierung.
Der zweite Hebel ist die Frage, welche Standorte und Gesellschaften überhaupt hinein müssen. Ein Vertriebsbüro mit drei Personen, das keine der zertifizierten Leistungen erbringt, gehört nicht in den Geltungsbereich. Es hineinzunehmen erhöht Komplexität und Standortzahl gleichzeitig.
Woran es in der Angebotsprüfung scheitert
Der Zuschlag erscheint im Angebot selten als eigene Zeile. Er steckt in der Gesamtzahl der Tage. Wer nur die Endzahl mit dem Tabellenwert vergleicht, sieht eine Abweichung, aber nicht den Grund.
Verlangen Sie die Herleitung in drei Schritten: Mitarbeiterzahl, Grundwert aus der Tabelle nach IAF MD 5, Zu- und Abschläge mit Begründung. Eine akkreditierte Stelle muss diese Rechnung ohnehin dokumentieren; sie herauszugeben kostet sie nichts. Weigert sie sich, ist das ein Befund für Ihre Auswahlentscheidung.
Lohnend ist der Blick vor allem dann, wenn zwei Angebote bei gleicher Mitarbeiterzahl unterschiedlich viele Tage nennen. Der Unterschied liegt fast nie an der Tabelle, sondern daran, dass die Anbieter Ihren Geltungsbereich verschieden eingeordnet haben — etwa weil der eine die Entwicklung als eigenständige Tätigkeit gewertet hat und der andere als Anpassungskonstruktion nach Kundenvorgabe.
Wo die Zuschläge im Einzelnen ansetzen, ist unter Audittage nach IAF MD 5 beschrieben. Ob mehrere Standorte tatsächlich mehr Aufwand bedeuten, klärt das Multi-Site-Verfahren.