IAF MD 5 ist das Dokument, aus dem die Zahl der Audittage in Ihrem Angebot stammt. Herausgeber ist das International Accreditation Forum, der Zusammenschluss der nationalen Akkreditierungsstellen. Für jede akkreditierte Zertifizierungsstelle ist die Anwendung verbindlich. Das erklärt eine Beobachtung, die viele Einkäufer irritiert: Drei Angebote für dieselbe Aufgabe nennen fast dieselbe Zahl an Tagen — und unterscheiden sich trotzdem im Preis, weil der Tagessatz frei kalkuliert wird.
Wofür das Dokument gilt und wofür nicht
MD 5 deckt Qualitäts-, Umwelt- und Energiemanagementsysteme ab, also ISO 9001, ISO 14001 und ISO 50001. Für andere Normen gelten eigene Regelwerke: Informationssicherheit folgt ISO/IEC 27006, Medizinprodukte einem eigenen IAF-Dokument, Arbeitsschutz ebenfalls. Die Grundlogik ähnelt sich überall, die Zahlen tun es nicht. Wer die MD-5-Tabelle auf ein ISO-27001-Vorhaben anwendet, rechnet mit der falschen Grundlage — und erlebt beim Angebot eine Überraschung, deren Ursache er nicht findet.
Wie die Bemessung abläuft
Der Ablauf hat drei Schritte, und in dieser Reihenfolge sollten Sie ihn sich auch im Angebot zeigen lassen.
Zuerst wird die effektive Mitarbeiterzahl bestimmt: alle Personen im Geltungsbereich in Vollzeitäquivalenten, über alle Schichten, Teilzeit anteilig, Leiharbeit und Saisonkräfte eingerechnet. Dann liefert die Tabelle die Grunddauer für die Erstzertifizierung — Stufe 1 und Stufe 2 zusammen, nicht getrennt. Zuletzt folgen Anpassungen über den Komplexitätsfaktor nach oben und den Reduktionsfaktor nach unten.
Für die Folgejahre rechnet das Dokument mit Anteilen: Ein Überwachungsaudit entspricht etwa einem Drittel der Erstdauer, ein Rezertifizierungsaudit etwa zwei Dritteln. Die Summe aller Reduktionen ist auf 30 Prozent gegenüber dem Tabellenwert begrenzt. Nach oben gibt es keine Deckelung.
Was in den Audittagen nicht enthalten ist
Reisezeit zählt nicht als Auditzeit. Auch Planung und Berichtserstellung dürfen die Zeit im Betrieb nicht verkürzen — sie kommen hinzu oder werden gesondert kalkuliert, aber sie ersetzen keine Prüfzeit.
Genau hier entstehen die schwer vergleichbaren Angebote. Ein Anbieter, der vier Tage ausweist und davon Anreise und Berichtsschreiben abzieht, liefert weniger Prüfung als einer, der vier Tage vor Ort meint. Verlangen Sie die Aufteilung schriftlich: Tage vor Ort, Tage remote, Aufwand für Bericht.
Ebenfalls nicht enthalten sind Nachaudits. Führt eine Hauptabweichung dazu, dass die Wirksamkeit der Korrektur vor Ort nachgewiesen werden muss, ist das zusätzlicher Aufwand mit zusätzlicher Anreise. Das steht in keiner Tabelle, weil es kein Regelfall ist — im Budget sollte es trotzdem stehen.
Woran es in der Praxis scheitert
Zwei Fehler wiederholen sich. Der erste ist eine zu niedrige Angabe der Mitarbeiterzahl bei der Anfrage — nicht aus Absicht, sondern weil Leiharbeit, Aushilfen oder eine zweite Schicht vergessen werden. Fällt das im Audit auf, wird nachberechnet, und der Termin gerät unter Druck.
Der zweite betrifft den Geltungsbereich. Wer ihn weit formuliert, um flexibel zu bleiben, kauft sich Audittage ein, die niemand verlangt hat. Wie sich das konkret auswirkt, steht unter Audittage nach IAF MD 5; worauf Sie beim Angebotsvergleich sonst noch achten, unter Angebote vergleichen.