Das Überwachungsaudit ist die jährliche Zwischenprüfung im Drei-Jahres-Zyklus. Es findet in den beiden Jahren zwischen Erstzertifizierung und Rezertifizierung statt und prüft nicht das gesamte System, sondern eine Auswahl. Der Aufwand liegt bei etwa einem Drittel der Erstzertifizierung — nach der Systematik von IAF MD 5 und damit vom Anbieter kaum beeinflussbar.
Was immer geprüft wird
Die Auswahl der Prozesse ist Sache des Auditors. Ein Teil des Programms steht dagegen fest und kommt in jedem Überwachungsaudit vor:
- Interne Audits des vergangenen Jahres, mit Programm, Berichten und Nachverfolgung.
- Die Managementbewertung mit den geforderten Eingaben und Ergebnissen.
- Beschwerden und Reklamationen sowie deren Bearbeitung.
- Korrekturmaßnahmen aus dem vorangegangenen Audit — hier wird nachgehalten, nicht neu bewertet.
- Änderungen an Organisation, Prozessen, Standorten und Geltungsbereich.
- Die Verwendung des Zertifizierungszeichens in Werbung, auf Briefpapier und im Internet.
Der letzte Punkt wird regelmäßig unterschätzt. Ein Zeichen auf einem Produkt statt auf der Unternehmenskommunikation oder ein Logo auf einer Website, deren Leistungen gar nicht im Geltungsbereich liegen, führt zu einer Feststellung — obwohl das Managementsystem einwandfrei läuft.
Die Frist und der Irrtum dahinter
Das erste Überwachungsaudit muss innerhalb von zwölf Monaten nach dem Abschluss des Stufe-2-Audits stattfinden. Entscheidend ist dieser Audittermin, nicht das Datum, das auf dem Zertifikat gedruckt steht.
Zwischen beiden liegen in der Praxis mehrere Wochen: Der Bericht wird geschrieben, Abweichungen werden geschlossen, dann fällt die Zertifizierungsentscheidung, dann wird ausgestellt. Wer seinen Jahrestermin nach dem Zertifikatsdatum plant, liegt um genau diese Spanne zu spät.
Setzen Sie den Termin deshalb mit Puffer an, üblicherweise ein bis zwei Monate vor Fristende. Der Puffer ist nicht Bequemlichkeit, sondern Vorsorge: Wenn im Audit eine Hauptabweichung auftritt, brauchen Sie Zeit für Korrektur und Nachweis, bevor die Frist läuft.
Für das zweite Überwachungsaudit gilt derselbe Jahresrhythmus, gerechnet ab dem vorherigen Termin. Wer den ersten Termin nach hinten schiebt, verschiebt damit auch alle folgenden und rückt näher an das Ablaufdatum des Zertifikats heran. Notieren Sie die Ankertermine deshalb einmal für den gesamten Zyklus, statt sie jedes Jahr neu abzuleiten.
Was ein versäumter Termin auslöst
Zuerst die Aussetzung des Zertifikats. In dieser Zeit dürfen Sie es nicht verwenden und müssen es auf Nachfrage auch so darstellen — gegenüber Auftraggebern, die es in ihrer Lieferantenbewertung führen, ist das erklärungsbedürftig. Die Aussetzung ist zeitlich begrenzt; wird die Ursache nicht behoben, folgt der Entzug.
Nach einem Entzug hilft kein Überwachungsaudit mehr. Es bleibt die vollständige Neuzertifizierung mit Stufe 1 und Stufe 2 zum Erstpreis. Damit ist der versäumte Termin der teuerste vermeidbare Fehler im Zyklus — mehr dazu unter Folgekosten nach dem Zertifikat und zur Zeitplanung unter Dauer einer ISO-Zertifizierung.