Ein Audittag ist eine Rechengröße, kein Kalendertag. Die Regelwerke der Akkreditierung setzen ihn mit acht Stunden Prüfzeit eines Auditors an. Reisezeit und Pausen gehören nicht dazu. Diese Definition ist der Grund, warum ein Angebot über „drei Audittage” nichts darüber sagt, wie viele Tage jemand bei Ihnen im Haus ist.
Was in die acht Stunden gehört
Auditzeit ist die Zeit, in der geprüft wird. Dazu zählen das Eröffnungsgespräch, der Rundgang, Gespräche mit Beschäftigten, die Einsicht in Aufzeichnungen, die Abstimmung im Auditteam und die Abschlussbesprechung mit den Feststellungen.
Nicht dazu zählen die Anfahrt, die Mittagspause und die spätere Ausarbeitung des Berichts. Wie ein Anbieter Vorbereitung und Bericht abrechnet, ist eine kaufmännische Entscheidung — sie darf aber die Prüfzeit vor Ort nicht ersetzen. Das ist der wichtigste Satz zum Thema, und er steht so auch hinter der Bemessung nach IAF MD 5.
Der verkürzte Audittag
In der Praxis begegnet Ihnen regelmäßig folgendes Muster: Der Auditor trifft gegen zehn Uhr ein, weil er zwei Stunden gefahren ist, und verabschiedet sich um halb vier, weil er noch zurück muss. Abgerechnet wird ein voller Audittag, geprüft wurden fünfeinhalb Stunden.
Das ist kein Kavaliersdelikt. Ein systematisch verkürzter Audittag mindert die Prüftiefe, und genau darauf schaut die Akkreditierungsstelle bei ihren Begutachtungen. Notieren Sie Beginn und Ende im Auditprogramm. Wenn ein Anbieter regelmäßig weit unter acht Stunden bleibt, ist das ein Argument in der nächsten Verhandlung — und ein Grund, Angebote zu vergleichen, bei denen das Auditteam aus der Region kommt.
Audittag, Manntag, Kalendertag
Drei Begriffe, die im Alltag durcheinandergeraten. Der Audittag ist die normierte Zeiteinheit. Der Manntag meint dieselbe Größe aus Sicht der Rechnung: ein Auditor, ein Tag. Der Kalendertag ist das, was Ihr Terminkalender zeigt.
Ein Auditteam aus zwei Personen verbraucht an einem Kalendertag zwei Audittage. Sechs Audittage können also drei Kalendertage bedeuten — oder sechs, wenn nur eine Person anreist. Für die Rechnung ist das gleichgültig, für Ihre Personalplanung nicht: Bei einem Zweierteam werden zwei Prozesse parallel geprüft, und Sie müssen doppelt Ansprechpartner freistellen.
Was Sie im Angebot klären sollten
Fragen Sie nach vier Dingen: Zahl der Audittage, Größe des Auditteams, Zahl der Kalendertage vor Ort und die Behandlung von Vorbereitung und Bericht. Erst diese vier Angaben ergeben ein vergleichbares Bild.
Nützlich ist außerdem die Frage nach der Mindestabrechnung. Viele Zertifizierungsstellen rechnen nicht unter einem halben Audittag ab. Das ist bei einem Nachaudit relevant, bei dem oft nur zwei Stunden geprüft werden, und bei kleinen Zusatzstandorten. Wer diese Untergrenze kennt, plant Nachaudits anders — etwa indem er mehrere offene Punkte sammelt und in einem Termin schließen lässt, statt sie einzeln nachzuweisen.
Wie sich die Tageszahl herleitet, steht unter Audittage nach IAF MD 5. Was ein Tag kostet, unter Tagessätze für Audit und Beratung.