Die Bemessungsgrundlage ist der Betrag, auf den die Förderstelle ihre Quote anwendet. Der Zuschuss ergibt sich aus zwei Größen: förderfähige Ausgaben mal Förderquote, begrenzt durch einen Höchstbetrag. Wer nur auf die Prozentzahl schaut, kalkuliert am wichtigeren Wert vorbei — denn die Bemessungsgrundlage entscheidet darüber, wovon die Prozente überhaupt berechnet werden.
Warum sie selten der Rechnungssumme entspricht
Die Bemessungsgrundlage ist in aller Regel gedeckelt. Bis zu diesem Deckel wird gefördert, darüber nicht. Der übersteigende Teil fällt vollständig heraus, er wird nicht anteilig berücksichtigt.
Das hat eine Konsequenz für die Planung, die regelmäßig übersehen wird: Der Zuschuss wächst nicht mit dem Projekt. Wer über den Deckel hinaus Beratungstage einkauft, bezahlt jeden weiteren Tag zum vollen Tagessatz. Die Reihenfolge ist deshalb: erst den Höchstbetrag im Merkblatt nachsehen, dann den Beratungsumfang zuschneiden.
Konkrete Beträge stehen hier bewusst nicht. Bemessungsgrundlagen und Deckel werden regelmäßig angepasst und unterscheiden sich zwischen Bund, Ländern und Sonderprogrammen. Maßgeblich ist immer das Merkblatt, das zum Zeitpunkt Ihrer Antragstellung gilt — nicht die Zusammenfassung auf einer Beraterseite.
Was hineingehört und was nicht
Anerkannt wird, was mit einer Rechnung belegbar und dem geförderten Zweck zuzuordnen ist. Das ist bei einer Zertifizierung im Kern die externe Beratungsleistung. Nicht anerkannt werden regelmäßig:
- die Umsatzsteuer bei Vorsteuerabzugsberechtigung,
- interne Arbeitszeit, siehe interne Aufwandsschätzung,
- Gebühren der Zertifizierungsstelle, weil das Audit eine Prüf- und keine Beratungsleistung ist,
- Reisekosten und Nebenkosten, je nach Programm ganz oder teilweise.
Der dritte Punkt ist der, an dem die meiste Enttäuschung entsteht. Die Grundunterscheidung dazu steht unter Förderung der Zertifizierung.
Der Fehler, der erst im Nachweis auffällt
Ein Beratungsangebot lautet häufig auf eine Pauschale: eine Zeile, ein Betrag, alles inklusive. Für den Antrag ist das ausreichend, für den Verwendungsnachweis nicht. Dort muss erkennbar sein, welcher Teil des Betrags förderfähige Beratung war und welcher nicht.
Lassen Sie sich Honorar, Reisekosten und etwaige Sachleistungen deshalb von Anfang an getrennt ausweisen — im Angebot und in der Rechnung. Eine nachträglich umgeschriebene Rechnung ist im Prüfverfahren ein Problem, kein Ausweg.
Ein zweiter Punkt betrifft den Eigenanteil. Gefördert wird ein Anteil an tatsächlich gezahlten Ausgaben. Wenn ein Berater den Eigenanteil rabattiert oder verrechnet, sinkt damit auch die Bemessungsgrundlage — und wenn die Rechnung trotzdem den vollen Betrag ausweist, ist das ein Rückforderungsgrund. Angebote, die mit „für Sie kostenneutral” werben, sollten Sie an dieser Stelle sehr genau lesen.
Wie Sie den Rahmen ausschöpfen
Planen Sie den Beratungsumfang so, dass er den Deckel möglichst genau trifft. Liegt Ihr Bedarf deutlich darüber, prüfen Sie eine Aufteilung: ein Teil des Vorhabens über ein Landesprogramm, ein anderer über ein Digitalisierungsprogramm. Dieselbe Ausgabe zweimal zu fördern, ist ausgeschlossen — verschiedene Vorhabensteile verschiedenen Programmen zuzuordnen, ist häufig möglich und gehört vorab mit den Förderstellen geklärt.