Der Eigenanteil ist der Rest: Was von den förderfähigen Ausgaben übrig bleibt, nachdem die Förderquote angewendet wurde. Er ist keine Rechengröße, sondern eine Zahlungspflicht — und genau das wird in Angeboten regelmäßig verwischt.
Er muss gezahlt werden, und zwar in Geld
Gefördert wird ein Anteil an tatsächlich entstandenen und bezahlten Ausgaben. Der Eigenanteil ist der andere Teil derselben Rechnung, und er ist ebenfalls zu zahlen.
Zwei Konstruktionen scheitern daran regelmäßig. Die erste: eigene Arbeitszeit als Eigenanteil. Interne Stunden sind in den Beratungsprogrammen für Managementsysteme in aller Regel weder förderfähig noch als Eigenleistung anrechenbar, siehe Bemessungsgrundlage.
Die zweite: der rabattierte Eigenanteil. Ein Berater bietet an, seinen Teil so zu gestalten, dass die Maßnahme „für Sie kostenneutral” ist. Wenn er den Eigenanteil erlässt oder verrechnet, sinkt die tatsächlich gezahlte Ausgabe — und damit die Bemessungsgrundlage. Wird die Rechnung trotzdem in voller Höhe eingereicht, ist das eine unrichtige Angabe gegenüber der Förderstelle, mit Widerruf des Zuwendungsbescheids und Rückforderung als Folge. Das Risiko trägt der Zuwendungsempfänger, nicht der Berater.
Erst zahlen, dann erstattet bekommen
Fast alle Programme arbeiten nach dem Erstattungsprinzip. Sie beauftragen, die Leistung wird erbracht, Sie bezahlen die vollständige Rechnung. Erst nach Prüfung des Verwendungsnachweises fließt der Zuschuss.
Für einen Zeitraum von mehreren Monaten liegt Ihr Eigenanteil damit faktisch bei hundert Prozent. Bei einer über mehrere Monate laufenden Beratung summiert sich das, während der interne Aufwand für den Systemaufbau parallel anfällt.
Ein Detail, das in dieser Phase gern übersehen wird: Ziehen Sie Skonto, mindert das die Ausgabe und damit auch den Zuschuss. Rechnerisch bleibt der Skontovorteil in der Regel trotzdem positiv, aber die Zahlen im Nachweis müssen dann zur tatsächlichen Zahlung passen, nicht zum Rechnungsbetrag.
Der reale Selbstbehalt liegt höher
Die Quote wirkt nur auf die förderfähigen Ausgaben. Alles andere tragen Sie vollständig:
- die Umsatzsteuer, sofern Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind,
- die Gebühren der Zertifizierungsstelle, weil das Audit eine Prüf- und keine Beratungsleistung ist,
- interne Arbeitszeit, bewertet über den internen Stundensatz,
- Reise- und Nebenkosten, je nach Programm ganz oder teilweise,
- jeden Beratungstag über dem anerkannten Höchstbetrag.
Rechnen Sie den Selbstbehalt deshalb von den Gesamtprojektkosten aus, nicht von der Bemessungsgrundlage. Die Differenz zwischen beiden Zahlen ist der Grund, warum geförderte Projekte im Nachhinein als teurer empfunden werden, als der Antrag versprach.
Was in die Budgetvorlage gehört
Drei Zeilen statt einer: der erwartete Zuschuss, der Eigenanteil an den förderfähigen Ausgaben und die nicht förderfähigen Kosten. Nur so wird sichtbar, dass die Förderquote sich auf einen Ausschnitt bezieht.
Ergänzen Sie eine vierte Angabe zum Zeitpunkt: wann die Zahlungen abfließen und wann der Zuschuss frühestens eingeht. Wie Sie die Positionen insgesamt strukturieren, beschreibt Zertifizierungskosten im Budget planen; die Programmsystematik steht unter Förderung der Zertifizierung.