Die Gap-Analyse steht am Anfang eines Zertifizierungsprojekts und beantwortet eine einzige Frage: Was fehlt noch? Sie stellt die Anforderungen der Norm dem tatsächlichen Stand gegenüber und macht daraus eine Liste. Aus dieser Liste ergeben sich Projektdauer und Beratungsbudget — deshalb ist sie kaufmännisch die wichtigste Stunde des ganzen Vorhabens.
Was am Ende herauskommen muss
Eine brauchbare Gap-Analyse liefert nicht eine Bewertung, sondern vier Angaben je offenem Punkt: die betroffene Anforderung, den heutigen Stand, die notwendige Maßnahme und eine Aufwandsschätzung. Ohne den vierten Punkt lässt sich kein Budget bilden.
Der Aufwand teilt sich dabei in zwei Sorten, die im Angebot gern verschwimmen. Es gibt Lücken, die sich an einem Tag schließen lassen — ein fehlendes Verfahren beschreiben, eine Kennzahl definieren. Und es gibt Lücken, die Zeit brauchen, weil sie Nachweise über einen Zeitraum erfordern: ein internes Auditprogramm, das erst laufen muss, eine Managementbewertung, die stattzufinden hat, Wirksamkeitsbelege für Korrekturmaßnahmen.
Diese zweite Sorte bestimmt den Termin für das Audit. Wer sie nicht getrennt ausweist, plant zu kurz. Wie sich das auf den Gesamtzeitplan auswirkt, steht unter Dauer einer ISO-Zertifizierung.
Woran sie in der Praxis scheitert
Die häufigste Schwäche ist die Dokumentenschau. Der Berater erhält Handbuch und Verfahrensanweisungen, liest sie gegen die Norm und erstellt eine Liste fehlender Dokumente. Das Ergebnis sieht vollständig aus und übersieht das eigentliche Risiko.
Denn Abweichungen im Zertifizierungsaudit entstehen selten daran, dass ein Dokument fehlt. Sie entstehen daran, dass ein vorhandenes Dokument nicht der gelebten Praxis entspricht. Der Prüfplan beschreibt eine Freigabe, die im Alltag jemand anderes erteilt. Die Kennzahl im Handbuch wird seit zwei Jahren nicht mehr erhoben.
Eine Gap-Analyse, bei der niemand mit der Fertigung, dem Einkauf und dem Versand gesprochen hat, findet solche Lücken nicht. Sie ist dann eine Dokumentenliste, kein Abgleich.
Der zweite typische Fehler: zu breiter Geltungsbereich
Bevor analysiert wird, muss feststehen, was zertifiziert werden soll. Wird der Geltungsbereich erst später eingegrenzt, war ein Teil der Analyse umsonst. Wird er später erweitert, fehlt der entsprechende Teil.
Klären Sie die Frage deshalb vor dem ersten Beratungstag, nicht danach — sie bestimmt zugleich die spätere Auditdauer, wie unter Geltungsbereich und Preis beschrieben.
Abgrenzung zu Voraudit und Stufe-1-Audit
Drei Formate, die dasselbe zu tun scheinen. Der Unterschied liegt im Zeitpunkt und in der Erlaubnis.
Die Gap-Analyse steht am Anfang und wird von einem Berater durchgeführt, der Lösungen vorschlagen darf. Das Voraudit steht am Ende der Vorbereitung und wird von einer Zertifizierungsstelle durchgeführt, die keine Lösungen vorschlagen darf. Das Stufe-1-Audit ist Pflichtbestandteil des Verfahrens und wird bezahlt, ob Sie es wollen oder nicht.
Wer alle drei beauftragt, prüft dreimal dasselbe. Üblich und ausreichend ist die Kombination aus Gap-Analyse am Anfang und Stufe-1-Audit im Verfahren. Was ein Beratungstag dafür kostet, steht unter Beratertagessatz, die Alternative unter Zertifizierung ohne Berater.