Beim Multi-Site-Verfahren führt eine Organisation mehrere Standorte unter einem Zertifikat, und die Zertifizierungsstelle besucht je Auditrunde nur eine Auswahl davon. Für Betriebe mit Filialen, Niederlassungen oder Werken ist das der größte Einzelhebel auf die Zertifizierungskosten — größer als jeder verhandelte Tagessatz. Zwölf Standorte einzeln zu auditieren kostet ein Vielfaches gegenüber einer Stichprobe.
Die vier Bedingungen
Das Verfahren ist kein Rabatt, sondern eine Erleichterung mit Voraussetzungen. Vier müssen zusammenkommen:
- Ein gemeinsames Managementsystem, zentral eingerichtet und zentral gesteuert. Nicht mehrere Systeme, die sich ähneln.
- Eine zentrale Funktion mit Weisungsbefugnis, die Vorgaben verbindlich durchsetzen und Korrekturen anordnen kann.
- Ein internes Auditprogramm, das alle Standorte abdeckt — auch die, die von der externen Stichprobe nicht erfasst werden.
- Eine Managementbewertung, die alle Standorte einbezieht, mit Daten aus allen Einheiten.
Hinzu kommt die inhaltliche Grundbedingung: Die Standorte müssen vergleichbare Tätigkeiten ausführen. Ein Entwicklungsstandort und ein Fertigungswerk sind keine gleichartigen Standorte, auch wenn beide dasselbe Handbuch verwenden.
Woran es in der Praxis scheitert
Fast immer an Bedingung drei. Die Zentrale hat ein Auditprogramm, es deckt aber nur die Hauptstandorte ab, weil für die kleinen Niederlassungen die Zeit fehlt. Damit entfällt die Grundlage für die Stichprobe, und die Zertifizierungsstelle muss jeden Standort besuchen.
Rechnen Sie das gegen: Ein interner Audittag an einem kleinen Standort kostet Sie interne Arbeitszeit. Ein externer Audittag kostet den Tagessatz plus Reise. Das interne Auditprogramm ist damit nicht Bürokratie, sondern die Bedingung für die Ersparnis.
Der zweite Stolperstein ist Bedingung zwei bei gewachsenen Strukturen. Wenn die Tochtergesellschaft in Polen faktisch eigenständig entscheidet und die Zentrale nur empfiehlt, ist die Durchgriffsfähigkeit nicht gegeben. Das fällt im Stufe-1-Audit auf, und dann steht die Kalkulation.
Der dritte betrifft die Gleichartigkeit. Betriebe mit gewachsenem Standortnetz haben oft eine Einheit, die aus der Reihe fällt: ein Werk mit eigener Fertigungstechnologie, ein Labor, eine Serviceniederlassung. Diese Einheit lässt sich aus dem Multi-Site-Verfahren herausnehmen und gesondert auditieren, während der Rest in der Stichprobe bleibt. Das ist meist günstiger, als das gesamte Verfahren daran scheitern zu lassen.
Was es kostet, wenn es funktioniert
Die Zahl der besuchten Standorte ergibt sich nicht aus Verhandlung, sondern aus einer festen Rechenregel — der Stichprobenformel. Die Zentrale wird bei jedem Durchgang geprüft, die übrigen Standorte rotieren.
Wichtig für die Angebotsprüfung: Die Audittage der Standortbesuche kommen zur Grundmenge hinzu, sie ersetzen sie nicht. Und mit jedem Standort fällt eine eigene Anreise an. Bei geografisch verstreuten Einheiten ist die Reisekostenpauschale deshalb oft der zweitgrößte Posten.
Melden Sie neue Standorte früh. Eine Erweiterung während des Zyklus verändert die Stichprobengröße und kann einen zusätzlichen Besuch auslösen — das ist billiger, wenn es geplant statt nachgemeldet wird. Die Grundlagen der Bemessung stehen unter Audittage nach IAF MD 5.