Nachweisführung gegenüber der Behörde heißt: Sie belegen einer Verwaltungsstelle, dass eine geforderte Zertifizierung oder Prüfung vorliegt. Ob dieser Beleg anerkannt wird, entscheidet sich an vier Punkten — der Akkreditierung der Zertifizierungsstelle, dem Rechtsträger auf dem Zertifikat, den genannten Standorten und dem Geltungszeitraum. Fällt einer davon aus, hilft auch ein inhaltlich einwandfreies Managementsystem nicht.
Wer welchen Nachweis sehen will
Die Zuständigkeiten sind getrennt, und die Anforderungen unterscheiden sich.
Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle nimmt die Meldungen zur Energieauditpflicht entgegen und fordert stichprobenweise die vollständigen Auditunterlagen an. Die Hauptzollämter prüfen Entlastungstatbestände im Strom- und Energiesteuerrecht. Förderstellen prüfen im Verwendungsnachweis, ob die bezuschusste Leistung tatsächlich erbracht wurde. Auftraggeber im öffentlichen Bereich prüfen Eignungsnachweise in Vergabeverfahren.
Gemeinsam ist allen: Sie prüfen formal. Eine Behörde bewertet nicht, wie gut Ihr System läuft. Sie prüft, ob das vorgelegte Dokument die Anforderung abdeckt.
Die drei Ablehnungsgründe, die immer wieder auftreten
Fehlende Akkreditierung. Auf einem akkreditierten Zertifikat steht das Symbol der nationalen Akkreditierungsstelle. Fehlt es, ist das Dokument im Zweifel eine Bestätigung eines privaten Anbieters ohne Anerkennung. Solche Zertifikate sind günstiger — und genau in dem Moment wertlos, in dem sie gebraucht werden. Wer eine Zertifizierung wegen einer behördlichen Anforderung anstrebt, sollte die Akkreditierung deshalb vor dem Preis prüfen, nicht danach.
Falscher Rechtsträger. Das Zertifikat lautet auf die Muttergesellschaft, der Antrag kommt von der Betriebsgesellschaft. Oder der Betriebsstandort taucht im Geltungsbereich nicht auf, weil er beim Multi-Site-Verfahren nur als Stichprobe erfasst wurde. Beides führt zur Nachforderung, im schlechteren Fall zur Ablehnung.
Lücken im Zeitraum. Ein Zertifikat gilt bis zu einem festen Datum. Wird das Rezertifizierungsaudit zu spät angesetzt, entsteht eine Lücke zwischen Ablauf und neuer Entscheidung. Für den laufenden Betrieb ist das oft folgenlos. Für einen Nachweis, der einen durchgängigen Zeitraum verlangt, ist es genau der Punkt, an dem die Prüfung hängen bleibt.
Was das für die Planung bedeutet
Klären Sie die Formalien, bevor Sie das Angebot einer Zertifizierungsstelle unterschreiben. Drei Fragen genügen meist: Auf welchen Rechtsträger wird das Zertifikat ausgestellt? Welche Standorte werden namentlich genannt? Ist die Stelle für diese Norm akkreditiert — und lässt sich das im Verzeichnis der Akkreditierungsstelle nachsehen?
Ebenfalls vor der Unterschrift zu klären: Wie lange Sie die Unterlagen vorhalten müssen. Behörden fordern Auditberichte und Zertifikate teils Jahre später im Rahmen einer Stichprobe oder einer Außenprüfung an. Ein Bericht, der nur beim damaligen Berater liegt, ist in diesem Moment nicht verfügbar. Lassen Sie sich alle Berichte und Zertifikate als Datei aushändigen und legen Sie sie dort ab, wo auch steuerliche Unterlagen liegen.
Rechnen Sie außerdem die Zeit ein. Zwischen Auditdurchführung und ausgestelltem Zertifikat liegt die Zertifizierungsentscheidung, und die braucht Vorlauf. Wie viel, ordnet die Übersicht zur Dauer einer Zertifizierung ein. Eine nachträgliche Änderung des Geltungsbereichs oder der Firmierung ist möglich, kostet aber eine gesonderte Gebühr, siehe Zertifikatsgebühr.