Der Schichtzuschlag ist die zusätzliche Auditzeit für Betriebe, die außerhalb der normalen Tagschicht arbeiten. Er entsteht nicht automatisch, sobald eine zweite Schicht existiert, sondern erst dann, wenn dort Prozesse laufen, die sich nicht über die Tagschicht mitprüfen lassen.
Zwei Effekte, die regelmäßig verwechselt werden
Schichtbetrieb wirkt an zwei Stellen der Kalkulation, und das führt zu Streit über Angebote.
Der erste Effekt liegt in der effektiven Mitarbeiterzahl. Sie umfasst alle Personen im Geltungsbereich über alle Schichten. Ein Betrieb mit sechzig Beschäftigten in zwei Schichten hat sechzig Beschäftigte, nicht dreißig — auch wenn zu jedem Zeitpunkt nur die Hälfte im Haus ist. Das erhöht die Grundmenge.
Der zweite Effekt ist die Prüfung der Schicht selbst. Sie ist ein Zuschlag auf die Auditzeit und hat mit der Kopfzahl nichts zu tun. Beide Effekte sind sachlich richtig, aber sie dürfen nicht ineinander gerechnet werden. Wenn ein Angebot beim Punkt Schichtbetrieb nur eine Zahl nennt, fragen Sie nach, welcher der beiden Effekte damit gemeint ist.
Wann die Nachtschicht tatsächlich geprüft wird
Maßstab ist die Gleichwertigkeit. Der Auditor muss beurteilen, ob das Managementsystem auch außerhalb der Kernarbeitszeit wirkt. Ausschlaggebend sind vier Fragen: Laufen dieselben Prozesse? Gelten dieselben Freigaberegeln? Ist eine entscheidungsbefugte Führungskraft anwesend? Und wer entscheidet nachts über Sperrware, Abweichungen und Sonderfreigaben?
Sind die Antworten unauffällig, genügt eine Stichprobe. Sind sie es nicht — etwa weil nachts ohne Schichtleitung gearbeitet wird und Entscheidungen bis zum Morgen liegen bleiben —, wird die Schicht eigenständig auditiert. Praktisch heißt das: Das Auditteam erscheint um fünf Uhr oder bleibt bis in die Nacht. Der Aufwand steigt, und die Zertifizierungsstelle setzt für solche Zeiten oft eigene Konditionen an, die im Angebot stehen sollten.
Bedenken Sie dabei die Reisewirkung. Eine Nachtschichtprüfung bedeutet für das Auditteam eine Übernachtung, auch wenn der Betrieb eine Autostunde entfernt liegt. Dieser Posten steht nicht in den Audittagen, sondern bei den Reisekosten — und er fällt in jedem Jahr des Zyklus erneut an, in dem die Schicht geprüft wird.
Was Sie vorbereiten müssen
Der häufigste Fehler ist organisatorisch, nicht kalkulatorisch. Für die Schichtprüfung brauchen Sie einen auskunftsfähigen Ansprechpartner zu einer Zeit, zu der niemand aus der Qualitätssicherung im Haus ist. Wer das nicht vorher regelt, produziert genau die Feststellung, die er vermeiden wollte: Der Schichtführer kennt die Vorgaben nicht, weil er sie nie erklärt bekommen hat.
Ein wirksamer Hebel liegt im internen Auditprogramm. Wenn Ihre eigenen Audits die Nachtschicht abdecken und Sie das nachweisen können, ist das ein Argument gegen eine vollständige externe Schichtprüfung. Der Zusammenhang ist derselbe wie bei mehreren Standorten: Interne Nachweise reduzieren externen Aufwand. Wie sich das im Einzelnen auswirkt, steht unter Schichtbetrieb und Auditaufwand, die Einordnung in die übrigen Aufschläge unter Zuschlagsfaktor.