Die Grundmenge ist die Zahl der Audittage, die sich allein aus der Größe Ihrer Organisation ergibt — vor jeder Anpassung. Sie ist der Ausgangswert der gesamten Kalkulation. Alles Weitere, Zuschläge wie Abschläge, setzt an ihr an. Wer sie nicht kennt, kann ein Angebot nicht prüfen, sondern nur mit einem anderen Angebot vergleichen.
Woher der Wert kommt
Grundlage ist eine Bemessungstabelle. Sie ordnet der effektiven Mitarbeiterzahl eine Auditdauer zu, gestaffelt in Größenklassen und in Halbtagesschritten. Für Qualitäts-, Umwelt- und Energiemanagementsysteme steht die Systematik in IAF MD 5; Informationssicherheit und einige Branchenstandards haben eigene Tabellen mit eigenen Werten.
Zwei Eigenschaften der Tabelle sind für die Planung wichtig. Erstens ist der ausgewiesene Wert für die Erstzertifizierung die Summe aus Stufe 1 und Stufe 2, nicht der Wert für das Hauptaudit allein. Zweitens verläuft die Kurve degressiv: Eine Verdopplung der Belegschaft verdoppelt die Audittage nicht. Ein Betrieb, der von achtzig auf hundertsechzig Beschäftigte wächst, rechnet deshalb mit deutlich weniger Zuwachs an Auditzeit als mit der doppelten Rechnung.
Die Halbtagesschritte haben eine praktische Folge, die bei der eigenen Überschlagsrechnung auffällt: An den Grenzen zwischen zwei Größenklassen springt der Wert. Ein einzelner zusätzlicher Beschäftigter kann einen halben Audittag auslösen, während zwanzig weitere in derselben Klasse nichts ändern. Wer knapp über einer Klassengrenze liegt, sollte deshalb zuerst prüfen, ob wirklich alle gezählten Personen in den Geltungsbereich gehören.
Was in der Grundmenge nicht steckt
Die Grundmenge deckt Prüfzeit ab, sonst nichts. Nicht enthalten sind Anreise, Berichtserstellung, Standortbesuche über den Hauptstandort hinaus, ein eventuelles Nachaudit und die Zertifikatsgebühr.
Daraus folgt der häufigste Lesefehler bei Angeboten: Eine niedrige Tageszahl heißt nicht, dass die Rechnung niedrig ausfällt. Bei mehreren Standorten oder weiter Anreise können die Positionen außerhalb der Grundmenge den größeren Teil ausmachen. Umgekehrt sagt eine hohe Tageszahl nichts über den Preis, solange der Tagessatz unbekannt ist.
Warum ein Fehler drei Jahre bleibt
Die Grundmenge wird einmal bestimmt und trägt den ganzen Zyklus. Die Folgeaudits werden als Anteil daraus abgeleitet, die Überwachung mit etwa einem Drittel, die Rezertifizierung mit etwa zwei Dritteln. Eine zu hoch angesetzte Grundmenge kostet Sie also nicht einmal, sondern in jedem Jahr bis zur nächsten Neubestimmung.
Genau deshalb lohnt der Aufwand vor der Anfrage mehr als jede spätere Verhandlung. Prüfen Sie, welche Personen wirklich in den Geltungsbereich fallen, und rechnen Sie den Tabellenwert einmal selbst nach, bevor Sie Angebote anfordern. Eine Anleitung dazu steht unter Audittage selbst überschlagen, die Systematik der Anpassungen unter Audittage nach IAF MD 5.
Ein letzter Punkt aus der Praxis: Zertifizierungsstellen fragen die Mitarbeiterzahl im Anfrageformular ab, nicht im Gespräch. Was dort eingetragen wird, bestimmt die Grundmenge — und wird im Eröffnungsgespräch des Audits gegen die Personalliste gehalten. Weicht beides ab, wird nachberechnet, während das Auditteam bereits im Haus ist.