Das Vollzeitäquivalent ist die Zahl, mit der die Bemessung der Auditdauer beginnt. Sie rechnet alle Personen im Geltungsbereich auf volle Arbeitszeit um: Zwei halbe Stellen ergeben ein Vollzeitäquivalent. Aus diesem Wert liest die Zertifizierungsstelle den Tabellenwert für die Audittage ab. Der Preisunterschied zwischen zwei Angeboten beginnt deshalb oft schon bei dieser einen Angabe.
Wer mitzählt
Maßgeblich ist die Tätigkeit im Geltungsbereich, nicht der Arbeitsvertrag. Einzubeziehen sind daher auch Personen, die nicht in Ihrer Lohnbuchhaltung stehen: Leiharbeitnehmer, Saisonkräfte, Auszubildende, teilweise auch dauerhaft eingebundene Nachunternehmer, soweit sie unter der Steuerung der Organisation arbeiten.
Nicht mitzählen dürfen Sie Beschäftigte, die außerhalb des Geltungsbereichs tätig sind — etwa in einer Sparte, die nicht zertifiziert wird. Genau hier liegt die Verbindung zum Geltungsbereich: Beide Angaben müssen zusammenpassen, sonst fällt der Widerspruch spätestens im Audit auf.
Teilzeit wird anteilig gerechnet. Zwanzig Kräfte mit halber Stelle sind zehn Vollzeitäquivalente, nicht zwanzig. Wer stattdessen Köpfe meldet, kauft Audittage, die er nicht braucht — bei hohem Teilzeitanteil im Handel, in der Pflege oder in der Reinigung ist das kein Rundungsfehler. Der Effekt ist unter Wie Teilzeitkräfte auf die Audittage wirken durchgerechnet.
Der Fehler in beide Richtungen
Die Zahl wird meist in der Angebotsanfrage genannt, oft aus dem Personalbericht abgeschrieben. Beide möglichen Fehler kosten Geld, aber unterschiedlich.
Eine zu hohe Angabe wird niemand korrigieren. Sie zahlen über den gesamten Zyklus mehr Audittage, und weil die Folgeaudits auf demselben Wert aufsetzen, wirkt der Fehler drei Jahre lang.
Eine zu niedrige Angabe fällt auf. Der Auditor gleicht im Eröffnungsgespräch die Bemessungsgrundlage ab, sieht im Rundgang mehr Personen als gemeldet und stellt die Abweichung fest. Nachberechnet wird dann mitten im Termin — mit einem Zeitplan, der oft schon an einer Kundenanforderung hängt.
Warum mehr Beschäftigte nicht proportional mehr kosten
Die Bemessungskurve ist bewusst nicht linear. Ein Betrieb mit 200 Vollzeitäquivalenten braucht kein Zehnfaches der Auditzeit eines Betriebs mit 20, weil sich Prozesse wiederholen und Stichproben mit steigender Zahl aussagekräftiger werden.
Das hat eine praktische Folge für Wachstumsplanungen: Der Sprung von 45 auf 55 Vollzeitäquivalente kann eine Stufe in der Tabelle überschreiten und einen halben Audittag zusätzlich auslösen, der Sprung von 300 auf 320 dagegen gar nichts. Wer wissen will, wo er steht, überschlägt die Zahl selbst — die Vorgehensweise steht unter Audittage selbst überschlagen.
Eine Zahl, zwei Wirkungen
Das Vollzeitäquivalent liefert den Ausgangswert. Erst danach folgen die Anpassungen nach oben und unten — Komplexität, Standorte, Schichtbetrieb, Automatisierungsgrad. Die Systematik dahinter beschreibt IAF MD 5.
Ein Punkt gerät dabei regelmäßig durcheinander: Schichtbetrieb wirkt doppelt. Die Beschäftigten aller Schichten zählen in die Grundzahl ein, und zusätzlich kann eine zweite oder dritte Schicht Auditzeit außerhalb der Regelarbeitszeit erfordern. Wer das im Angebot als doppelte Berechnung reklamiert, argumentiert am Regelwerk vorbei — nachzulesen unter Wie sich Schichtbetrieb auf den Auditaufwand auswirkt.