Die Reisekostenpauschale ersetzt die Einzelabrechnung von Anfahrt, Übernachtung und Verpflegung durch einen festen Betrag. Üblich sind zwei Formen: ein fester Betrag je Anreise oder Audittag, oder ein Prozentsatz auf das Audithonorar. Die zweite Form ist bequemer und für Sie meist die teurere.
Warum der Prozentsatz die Logik verdreht
Eine prozentuale Pauschale koppelt die Reisekosten an das Honorar. Das ist eine Größe, die mit der Zahl der Audittage und dem Tagessatz steigt — und nicht mit der Entfernung.
Konkret: Zwei Betriebe liegen gleich weit von der Zertifizierungsstelle entfernt. Der eine braucht drei Audittage, der andere acht. Der zweite zahlt für dieselbe Fahrstrecke mehr als das Doppelte an Reisekosten. Der Effekt verstärkt sich bei Normen mit hohem Tagessatz, weil dort die Bezugsgröße größer ist.
Bei kurzer Anreise ist deshalb die Belegabrechnung fast immer günstiger. Bei weiter Anreise mit mehreren Übernachtungen kehrt sich das um, weil die Pauschale den Ausreißer deckelt. Beide Varianten anzufragen kostet nichts und ist eine der wenigen Positionen, bei denen Sie mit einer einzigen Frage etwas bewegen.
Der Posten fällt pro Person an
Reisekosten entstehen je anreisender Person. Ein Zweierteam verdoppelt sie. Das ist die Stelle, an der zwei Angebote mit gleicher Zahl an Manntagen im Endbetrag auseinanderlaufen: Sechs Manntage mit einem Auditor an sechs Tagen bedeuten eine Anreise mit fünf Übernachtungen, sechs Manntage mit zwei Auditoren an drei Tagen bedeuten zwei Anreisen mit je zwei Übernachtungen.
Prüfen Sie deshalb bei jedem Angebot: Wie viele Personen reisen an, von wo, und wie oft. Die dritte Frage ist die, die am häufigsten fehlt.
Ein verwandter Fall betrifft Nachaudits. Wenn eine Abweichung vor Ort nachgewiesen werden muss, entsteht eine zusätzliche Anreise für wenige Stunden Prüfzeit. Das Verhältnis von Reisekosten zu Auditzeit ist dabei ungünstiger als bei jedem regulären Termin — ein weiteres Argument dafür, offene Punkte zu bündeln statt einzeln abzuarbeiten.
Der einzige Posten, den Sie vollständig vermeiden können
Audittage sind durch das Regelwerk vorgegeben. Die Zertifikatsgebühr ist gesetzt. Reisekosten dagegen entstehen nur, weil jemand fahren muss.
Fragen Sie deshalb bereits bei der Anfrage, von welchem Standort aus das Auditteam anreisen würde. Große Zertifizierungsstellen disponieren aus dem nächstgelegenen Büro, aber nicht immer — bei seltenen Qualifikationen kommt der Auditor von weiter her, und das steht selten im Angebot. Bei einem mehrtägigen Audit ist der Unterschied zwischen regionaler und überregionaler Besetzung ein spürbarer Betrag.
Zwei weitere Hebel: Termine bündeln, wenn mehrere Standorte oder Gesellschaften zu prüfen sind — dazu Multi-Site-Verfahren. Und Remote-Anteile klären, wo sie zulässig sind. Sie sparen keine Auditzeit, aber sie sparen die Anreise. Was sonst noch neben dem Honorar auf die Rechnung kommt, steht unter Angebote vergleichen.