Ein Nachtragsangebot ist die nachträgliche Kalkulation einer Leistung, die im ursprünglichen Angebot nicht enthalten war. Bei Zertifizierungen betrifft das fast immer zusätzliche Audittage: Der Betrieb ist gewachsen, ein Standort ist dazugekommen, der Geltungsbereich wurde erweitert, oder es wird ein zusätzlicher Auditor mit besonderer Fachkunde gebraucht. Der Nachtrag ist damit die Folge veränderter Tatsachen, nicht einer neuen Preispolitik.
Die Verwechslung, die Verhandlungen entgleisen lässt
Nachtrag und Preiserhöhung sind zwei verschiedene Dinge, und sie werden regelmäßig miteinander diskutiert.
Ein Nachtrag betrifft die Menge: mehr Leistung, deshalb mehr Geld. Grundlage ist die Berechnung der Audittage, und die folgt dem Regelwerk IAF MD 5. Hier gibt es wenig zu verhandeln, aber viel zu prüfen — nämlich ob die Eingangsdaten stimmen.
Eine Preisanpassung betrifft den Preis je Einheit: gleiche Leistung, höherer Tagessatz. Grundlage ist eine Klausel im Vertrag, siehe Preisgleitklausel. Hier ist die Rechtsgrundlage der Ansatzpunkt, nicht die Menge.
Wenn beide gleichzeitig kommen — was im zweiten oder dritten Jahr häufig passiert —, trennen Sie sie in der Antwort. Sonst diskutieren Sie über eine Summe, in der zwei Fragen stecken.
Der Auslöser ist die jährliche Datenabfrage
Vor jedem Überwachungsaudit verschickt die Zertifizierungsstelle einen Fragebogen: aktuelle Beschäftigtenzahl, Standorte, wesentliche Änderungen an Prozessen und Produkten. Diese Abfrage wirkt wie eine Formalie und ist tatsächlich die Grundlage der Nachkalkulation.
Die Audittagestabellen arbeiten in Stufen. Solange Sie innerhalb einer Stufe wachsen, ändert sich nichts. Beim Übergang in die nächste Stufe springt die Zahl der Audittage — und mit ihr die Rechnung. Wer zwanzig Mitarbeiter einstellt, kann dadurch nichts oder einen ganzen zusätzlichen Auditor auslösen, je nachdem, wo er vorher stand.
Praktischer Rat: Fragen Sie einmalig nach, in welcher Stufe Ihr Betrieb liegt und wo die nächste Schwelle verläuft. Diese Auskunft bekommen Sie meist ohne Weiteres, und sie macht aus einer Überraschung eine Planungsgröße. Wie Sie die Größenordnung selbst überschlagen, steht unter Audittage selbst überschlagen.
Nicht jeder Nachtrag kommt von der Zertifizierungsstelle. Der Vertrag verpflichtet Sie umgekehrt, wesentliche Änderungen anzuzeigen — neue Standorte, ein geänderter Geltungsbereich, ein Wechsel des Rechtsträgers, größere Prozessverlagerungen. Wer das unterlässt, riskiert nicht nur eine Nachberechnung, sondern im Ernstfall die Aussetzung des Zertifikats, weil der auditierte Umfang nicht mehr dem tatsächlichen entspricht. Melden ist in diesem Fall günstiger als abwarten.
Was Sie beim Nachtrag prüfen sollten
Verlangen Sie die Berechnung, nicht den Betrag. Konkret: Welche Beschäftigtenzahl wurde angesetzt, mit welchem Stichtag, wie wurden Teilzeitkräfte gezählt? Gerade der letzte Punkt wird oft pauschal behandelt, obwohl das Regelwerk eine Umrechnung auf Vollzeitäquivalente vorsieht — dazu wie sich Teilzeitkräfte auf die Audittage auswirken.
Zweitens: Wurde ein anwendbarer Reduktionsfaktor berücksichtigt? Nachträge werden gelegentlich ohne Abschläge gerechnet, die im Erstangebot noch enthalten waren.
Drittens: Kommt der Nachtrag vor oder nach dem Audit? Vorher ist er verhandelbar. Nachher ist er eine Rechnung.