Die Kündigungsfrist im Zertifizierungsvertrag entscheidet darüber, ob Sie nach drei Jahren wechseln können oder weitere drei Jahre gebunden sind. Sie bemisst sich am Ende der Vertragslaufzeit — nicht am Ablaufdatum Ihres Zertifikats. Diese Unterscheidung klingt kleinlich und ist der praktisch wichtigste Punkt des ganzen Themas.
Warum die meisten Kündigungen zu spät kommen
Das Zertifikat hat ein sichtbares Ablaufdatum. Es steht auf dem Dokument, es steht im Qualitätsmanagementhandbuch, es ist die Zahl, die alle im Kopf haben.
Der Vertrag hat ein anderes. Er begann mit der Unterschrift, also vor der Zertifizierungsentscheidung — oft mehrere Monate früher. Rechnet man die Kündigungsfrist vom Zertifikatsdatum zurück, landet man deshalb hinter dem tatsächlich maßgeblichen Termin.
Dazu kommt ein psychologischer Faktor. Der Kündigungstermin liegt kurz nach dem zweiten Überwachungsaudit — einem Zeitpunkt, an dem niemand über den Anbieter nachdenkt, weil gerade alles erledigt ist. Wenn im dritten Jahr die Einladung zur Rezertifizierung kommt, ist die Frist meist vorbei.
Der Ablauf, der zeitlich aufgeht
Wenn Sie wechseln wollen, arbeiten Sie rückwärts vom nächsten fälligen Audit.
- Vertrag heraussuchen und den maßgeblichen Termin bestimmen: Beginn der Laufzeit, Länge, Frist, Verlängerungsklausel.
- Angebote einholen, mit gleicher Datengrundlage für alle Anbieter — die Struktur dazu steht unter Leistungsverzeichnis.
- Transferfähigkeit klären. Die aufnehmende Stelle prüft Zertifikatsstatus, Auditberichte und offene Abweichungen, bevor sie den Zyklus übernimmt, siehe Transferkosten bei Stellenwechsel.
- Kündigen, schriftlich und mit Zugangsnachweis.
- Termin beim neuen Anbieter setzen, so dass das nächste fällige Audit innerhalb des Zyklus stattfindet.
Schritt 3 vor Schritt 4 ist die entscheidende Reihenfolge. Wer zuerst kündigt, verhandelt mit den neuen Anbietern ohne Alternative — und hat, falls die Transferprüfung Fragen aufwirft, keinen Weg zurück.
Zur Form: Prüfen Sie, was der Vertrag verlangt, und sichern Sie den Zugang. Eine Kündigung per E-Mail an den zuständigen Kundenbetreuer ist bequem und im Streitfall schwer zu belegen. Zweiter Punkt: Klären Sie im eigenen Haus, wer den Termin überwacht. In vielen Betrieben liegt der Vertrag beim Einkauf, das Wissen über den Zyklus aber beim Qualitätsmanagement. Zwischen diesen beiden Stellen gehen Fristen verloren.
Was bei einer verpassten Frist wirklich passiert
Der Vertrag verlängert sich, in der Regel um einen vollständigen Zyklus. Das ist ärgerlich, aber selten dramatisch: Die Audittage folgen dem Regelwerk IAF MD 5 und ändern sich durch den Anbieter nicht. Was sich ändert, ist der Tagessatz — und die Möglichkeit, ihn zu vergleichen.
Der teurere Fehler ist der umgekehrte: kündigen, ohne den Anschluss zu sichern. Bleibt ein fälliges Überwachungsaudit aus, wird das Zertifikat ausgesetzt und danach zurückgezogen. Ein zurückgezogenes Zertifikat lässt sich nicht mehr transferieren. Dann beginnt der neue Anbieter mit einem vollständigen Erstaudit über beide Stufen — die Rechnung dazu steht unter warum das Erstaudit nur ein Drittel der Rechnung ist.