Folgekosten sind alles, was nach der Erteilung des Zertifikats anfällt, um es zu behalten. Sie bestehen aus vier Blöcken: den jährlichen Überwachungsaudits, der Rezertifizierung im dritten Jahr, der laufenden Zertifikatsgebühr und dem internen Aufwand für die Pflege des Systems. In Summe übersteigen sie die Erstzertifizierung — und stehen in vielen Angeboten nicht.
Die Verteilung über den Zyklus
Die Auditbemessung setzt ein Überwachungsaudit bei etwa einem Drittel des Erstaufwands an, das Rezertifizierungsaudit bei etwa zwei Dritteln. Über den Drei-Jahres-Zyklus ergibt das ungefähr die doppelte Menge an Audittagen der Erstzertifizierung.
Diese Verteilung hat eine kaufmännische Folge, die oft übersehen wird: Die Jahre sind ungleich teuer. Jahr eins und zwei sind vergleichbar, Jahr drei springt. Wer die Zertifizierungskosten als gleichbleibende Jahresposition ins Budget stellt, hat im dritten Jahr eine Lücke. Die Aufteilung im Detail steht unter Folgekosten nach dem Zertifikat.
Der Änderungsvorbehalt im Vertrag
Hier entsteht der teuerste Fehler beim Vertragsabschluss. Verhandelt wird der Tagessatz für die Erstzertifizierung. Für die Folgejahre steht im Vertrag ein Verweis auf die jeweils gültige Preisliste.
Sie sind damit drei Jahre gebunden und haben für zwei Drittel der Gesamtkosten keine Preisvereinbarung. Ein Wechsel der Zertifizierungsstelle mitten im Zyklus ist möglich, aber aufwendig — der neue Anbieter muss den bisherigen Verlauf bewerten, und der alte weiß, dass Sie das wissen.
Die Gegenmaßnahme kostet nichts: Lassen Sie die Sätze für Überwachungsaudits und Rezertifizierung verbindlich in das Erstangebot schreiben, ausdrücklich ohne Änderungsvorbehalt, und lassen Sie die Zyklussumme ausweisen.
Was die Folgekosten unbemerkt erhöht
Drei Entwicklungen im Zyklus schlagen auf die Audittage durch, ohne dass jemand den Preis geändert hätte.
Erstens Wachstum. Die Bemessung folgt den Vollzeitäquivalenten im Geltungsbereich. Vierzig zusätzliche Beschäftigte verschieben den Tabellenwert.
Zweitens neue Standorte. Ein hinzugekommener Betriebsteil muss in den Geltungsbereich aufgenommen und geprüft werden — je nach Konstellation als eigener Standort oder über das Stichprobenverfahren.
Drittens Abweichungen. Jede Hauptabweichung erzeugt Nacharbeit und häufig ein kostenpflichtiges Nachaudit. Dieser Posten ist der einzige, den Sie vollständig selbst steuern.
Der Block, der nie im Angebot steht
Der interne Aufwand läuft dauerhaft weiter: internes Auditprogramm über alle Prozesse, jährliche Managementbewertung, Pflege der Dokumentation bei jeder Prozessänderung, Bearbeitung von Abweichungen, Schulungen.
Bei einem mittelständischen Betrieb liegt das erfahrungsgemäß im Bereich einer Viertelstelle, verteilt auf mehrere Personen. Wer diesen Aufwand nicht einplant, erlebt vor jedem Überwachungsaudit dieselbe Aufholjagd — vier Wochen, in denen ein internes Auditprogramm nachgeholt wird, das über zwölf Monate hätte laufen sollen. Der Auditor erkennt das an den Datumsangaben in den Aufzeichnungen, und es ist regelmäßig eine Feststellung wert.