Ein Managementsystemzertifikat gilt drei Jahre. In dieser Zeit finden zwei jährliche Überwachungsaudits statt, im dritten Jahr folgt das Rezertifizierungsaudit für die nächste Periode. Diese Taktung ist keine Vereinbarung mit Ihrer Zertifizierungsstelle, sondern die Regel, an die sich akkreditierte Stellen halten müssen.
Der Startpunkt, den fast alle falsch setzen
Der Zyklus beginnt mit dem letzten Tag des Stufe-2-Audits. Nicht mit dem Datum auf dem Zertifikat.
Zwischen beiden liegen regelmäßig mehrere Wochen: Abweichungen werden geschlossen, der Bericht wird erstellt, eine unabhängige Stelle innerhalb der Zertifizierungsstelle trifft die Zertifizierungsentscheidung. Erst danach wird ausgestellt.
Wer daraus schließt, dass auch die Fristen ab dem Zertifikatsdatum laufen, verschenkt genau diese Wochen. Das erste Überwachungsaudit muss innerhalb von zwölf Monaten nach dem letzten Tag des Stufe-2-Audits stattfinden. Bei sechs Wochen Abstand zwischen Audit und Ausstellung ist der Termin, den Sie sich nach dem Zertifikatsdatum notiert haben, bereits zu spät.
Notieren Sie deshalb beim Abschlussgespräch das Auditdatum und rechnen Sie von dort aus.
Verzug verschiebt nichts
Die zweite Eigenheit des Zyklus ist seine Starrheit. Wird ein Überwachungsaudit später durchgeführt, verschiebt sich das Ablaufdatum des Zertifikats nicht mit. Es bleibt, wo es war.
Praktisch bedeutet das: Jeder Verzug verkürzt die Zeit bis zur nächsten Pflichtprüfung. Ein um drei Monate verschobenes zweites Überwachungsaudit lässt weniger als neun Monate bis zur Rezertifizierung — und die braucht Vorlauf, weil internes Audit und Managementbewertung vorher abgeschlossen sein müssen.
Am Ende steht die härteste Frist des Verfahrens: Die Rezertifizierung muss vor dem Ablaufdatum abgeschlossen sein. Abgeschlossen heißt Audit durchgeführt, Abweichungen geschlossen, Entscheidung getroffen. Details dazu unter Rezertifizierungsaudit.
Was der Zyklus kostet
Die Verteilung der Audittage folgt der Bemessungssystematik: Erstzertifizierung voll, ein Überwachungsaudit bei etwa einem Drittel, die Rezertifizierung bei etwa zwei Dritteln. Über drei Jahre summiert sich das auf ungefähr das Doppelte der Erstzertifizierung.
Für die Budgetplanung heißt das: Die Jahre sind ungleich. Jahr eins ist teuer, Jahr zwei am günstigsten, Jahr drei springt wieder. Wer einen gleichbleibenden Jahresbetrag einstellt, hat im dritten Jahr eine Lücke. Die Aufschlüsselung steht unter Folgekosten nach dem Zertifikat.
Der Zyklus als Verhandlungsrhythmus
Zwei Zeitpunkte eignen sich für Preisgespräche, alle anderen nicht. Der beste liegt vor der Erstzertifizierung, weil Sie noch nicht gebunden sind. Der zweitbeste liegt vor der Rezertifizierung, weil ein Wechsel der Zertifizierungsstelle zum Zyklusende deutlich einfacher ist als mitten im Zyklus.
Dazwischen ist Ihre Position schwach, und der Anbieter weiß das. Deshalb gehört in das Erstangebot eine verbindliche Preisangabe für alle drei Jahre — ohne sie verhandeln Sie über zwei Drittel der Kosten erst dann, wenn Sie gebunden sind.
Ein zweiter Punkt lohnt sich in derselben Verhandlung: die Bündelung mehrerer Normen in einen gemeinsamen Zyklus. Laufen zwei Zertifikate zeitversetzt, ist ein integriertes Audit nicht möglich.