Der interne Stundensatz ist der Preis, den Sie einer eigenen Arbeitsstunde geben, damit interner Aufwand in derselben Währung erscheint wie die Rechnung der Zertifizierungsstelle. Ohne ihn bleibt die eingesetzte Zeit eine Zahl in Stunden — und Zahlen in Stunden verlieren in jeder Entscheidungsvorlage gegen Zahlen in Euro.
Der Bruttolohn ist der falsche Ausgangswert
Die häufigste Rechnung lautet: Monatsbrutto geteilt durch 160 Stunden. Sie fällt in beide Richtungen falsch aus.
Sie lässt oben etwas weg. Zum Bruttolohn kommen die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Umlagen, betriebliche Altersvorsorge und die anteiligen Arbeitsplatzkosten für Fläche, IT und Fahrzeug.
Und sie rechnet unten mit der falschen Menge. Bezahlt werden zwölf Monate, verfügbar sind sie nicht. Urlaub, Feiertage, Krankheit und Schulungen gehen ab. Der Vollkostensatz entsteht, indem Sie die Jahresvollkosten einer Stelle durch die tatsächlich verfügbaren Arbeitsstunden teilen, nicht durch die vertraglichen.
Konkrete Werte stehen hier bewusst nicht. Sie unterscheiden sich zwischen Branchen, Regionen und Qualifikationen so stark, dass jede Beispielzahl in die Irre führt. Maßgeblich ist der Satz aus Ihrer eigenen Kalkulation.
Nehmen Sie den Satz, den es im Haus schon gibt
In fast jedem Betrieb existiert bereits ein kalkulatorischer Stundensatz — für die Angebotskalkulation, für die Nachkalkulation von Aufträgen oder für die Bewertung unfertiger Leistungen. Nutzen Sie ihn.
Der praktische Grund ist nicht Bequemlichkeit, sondern Durchsetzbarkeit. Eine Projektrechnung mit einem eigens erfundenen Satz lädt zur Diskussion über den Satz ein statt über das Projekt. Mit dem Satz des Rechnungswesens diskutieren Sie über den Umfang, und das ist die richtige Diskussion.
Eine Verwechslung kommt dabei regelmäßig vor: Der Fertigungsstundensatz enthält Maschinen- und Fertigungsgemeinkosten. Auf Bürostunden für Prozessbeschreibungen angewendet, überzeichnet er den Aufwand deutlich. Für Verwaltungstätigkeiten gilt der entsprechende Verwaltungssatz.
Ein einziger Satz reicht für die Auditwoche nicht
Für die Aufbauphase können Sie mit einem Durchschnitt arbeiten. Für das Audit nicht.
Im Auditgespräch sitzen Geschäftsführung, Bereichsleitungen und Prozessverantwortliche — genau die Stellen mit den höchsten Sätzen und der geringsten Verschiebbarkeit. Wer die Auditwoche mit dem Durchschnittssatz der Belegschaft bewertet, unterschätzt den teuersten Abschnitt des Projekts. Wie stark sich die Bindung dort konzentriert, steht unter Personalbindung im Projekt.
Legen Sie deshalb zwei oder drei Sätze fest: Leitung, Fachfunktion, ausführende Tätigkeit. Mehr Differenzierung bringt keine bessere Entscheidung.
Wo der Satz endet
Der interne Stundensatz bewertet gebundene Zeit. Er beantwortet nicht, ob diese Zeit anderswo Ertrag erwirtschaftet hätte — das ist die Frage der Opportunitätskosten. Beide Größen zu addieren, ist eine Doppelzählung.
Er ist außerdem nicht mit dem Preis einer Zertifizierungsstelle vergleichbar. Warum sich Stunden- und Tagespreise nicht ineinander umrechnen lassen, steht unter Stundensatz und Tagessatz.
Für die Budgetzeile brauchen Sie am Ende beides: die bewerteten Stunden aus der internen Aufwandsschätzung und die externen Positionen. Wie Sie beide zusammenführen, beschreibt Zertifizierungskosten im Budget planen.