Personalbindung im Projekt beschreibt, wie viele Ihrer Leute wie lange und vor allem wann gleichzeitig für die Zertifizierung nicht verfügbar sind. Die Summe der Stunden interessiert das Controlling. Die Gleichzeitigkeit interessiert den Betrieb — sie entscheidet darüber, ob nebenher noch produziert und geliefert wird.
Die Beauftragtenstelle ist nicht das Projekt
Die verbreitetste Fehlplanung besteht darin, das Vorhaben mit einer Person zu besetzen: dem Qualitäts-, Umwelt- oder Informationssicherheitsbeauftragten. Der Rest der Organisation soll „mitlaufen”.
Das funktioniert für die Projektsteuerung und nicht für den Inhalt. Ein Managementsystem beschreibt, wie im Betrieb tatsächlich gearbeitet wird. Diese Beschreibung kann nur aus den Bereichen kommen — Einkauf, Fertigung, Vertrieb, Instandhaltung. Der Beauftragte moderiert, prüft auf Normkonformität und hält die Struktur zusammen.
Wo er stattdessen schreibt, entsteht ein System auf dem Papier. Es besteht das Audit möglicherweise, weil die Dokumente vollständig sind. Im nächsten Überwachungsaudit fällt die Lücke zwischen Dokument und Praxis auf, und die Nacharbeit ist teurer als die eingesparte Beteiligung.
Drei Phasen mit unterschiedlichem Lastprofil
Die Bindung verteilt sich nicht gleichmäßig.
In der Aufbauphase ist sie breit und flach: viele Beteiligte, kurze Termine, über Monate verteilt. Diese Phase lässt sich strecken und an den Betriebsablauf anpassen.
In der Vorbereitungsphase konzentriert sie sich. Interne Audits, Managementbewertung und die Korrektur offener Punkte liegen bei wenigen Personen und haben einen festen Endpunkt: den Audittermin.
In der Auditwoche ist sie maximal und terminfix. Der Auditor arbeitet nach Auditplan und ruft Bereiche in Zeitfenstern ab. Für Sie bedeutet das Bereitschaft, nicht Termin: Die Fertigungsleitung muss verfügbar sein, auch wenn ihr Fenster erst am Nachmittag aufgeht. Die tatsächliche Bindung liegt deshalb regelmäßig über der reinen Gesprächszeit, die im Audittag kalkuliert ist.
Was die Bindung wirklich senkt
Nicht kürzere Termine, sondern Vorbereitung. Drei Punkte wirken messbar:
- Aktuelle Dokumentenlenkung. Wenn im Audit erst gesucht wird, welche Version gilt, verlängert sich jedes Gespräch.
- Ein tatsächlich durchgeführtes internes Audit. Es nimmt die Fragen vorweg, die sonst im Termin geklärt werden.
- Benannte Ansprechpartner je Normkapitel, mit Vertretung, aber mit echter Zuständigkeit.
Der zweite Hebel ist die zeitliche Streckung. Ein Vorhaben über zwölf Monate bindet Engpassrollen in kleinen Portionen, eines über acht Wochen trifft sie voll. Welche Zeiträume realistisch sind, steht unter Dauer der Zertifizierung.
Wie Sie die Bindung beziffern
Erfassen Sie die Stunden je Rolle und Phase, nicht je Person, und bewerten Sie sie mit dem passenden internen Stundensatz. Das Ergebnis gehört in die interne Aufwandsschätzung.
Getrennt davon steht die Frage, ob die gebundene Zeit an anderer Stelle Leistung gekostet hat. Das ist der Produktivitätsverlust und betrifft nur einen Teil der Beteiligten. Beides zusammenzurechnen, ergibt eine Zahl, die im Controlling zu Recht gestrichen wird.