Die KMU-Definition der EU entscheidet darüber, ob Sie einen Zuschuss zur Zertifizierungsberatung beantragen können. Nahezu alle Beratungsprogramme knüpfen daran an, siehe Antragsberechtigung. Sie arbeitet mit drei Größen: Beschäftigtenzahl, Finanzkennzahlen und Beteiligungsstruktur. Die dritte wird am häufigsten übersehen und entscheidet am häufigsten.
Die Schwellen
Als mittleres Unternehmen gilt, wer weniger als 250 Beschäftigte hat und entweder höchstens 50 Millionen Euro Jahresumsatz oder höchstens 43 Millionen Euro Bilanzsumme erreicht. Für kleine Unternehmen liegen die Werte bei unter 50 Beschäftigten und jeweils höchstens 10 Millionen Euro, für Kleinstunternehmen bei unter 10 Beschäftigten und jeweils höchstens 2 Millionen Euro.
Zwei Details entscheiden über die Einordnung. Die Beschäftigtenzahl ist ein Muss-Kriterium — wer sie überschreitet, ist kein KMU, unabhängig von den Finanzwerten. Bei Umsatz und Bilanzsumme genügt dagegen, dass eine der beiden Grenzen eingehalten wird.
Der Statuswechsel tritt außerdem nicht sofort ein. Erst wenn eine Schwelle in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren über- oder unterschritten wird, ändert sich die Einstufung.
Die Zählweise bei den Beschäftigten
Gerechnet wird in Jahresarbeitseinheiten. Eine Vollzeitkraft über das gesamte Jahr ist eine Einheit. Teilzeit- und Saisonkräfte gehen anteilig ein. Auszubildende sowie Personen in Mutterschutz oder Elternzeit zählen nicht mit; auch mitarbeitende Eigentümer werden erfasst.
Hier liegt eine Verwechslung, die in Betrieben mit vielen Teilzeitstellen regelmäßig auftritt. Für die Förderung wird anteilig gerechnet. Für die Ermittlung der Audittage gilt eine andere Systematik, die auf die wirksame Personalzahl abstellt und Teilzeit nicht schlicht halbiert — dazu Teilzeitkräfte und Audittage sowie IAF MD 5.
Beide Zahlen sind richtig, sie beantworten nur verschiedene Fragen. Wer die eine in den Förderantrag und die andere ins Auditangebot schreibt, macht keinen Fehler. Wer sie verwechselt, schon.
Warum die Beteiligungsstruktur den Ausschlag gibt
Die Definition rechnet nicht die einzelne Gesellschaft, sondern die wirtschaftliche Einheit. Beteiligungen ab 25 Prozent führen zur Einstufung als Partnerunternehmen, dessen Werte anteilig hinzugerechnet werden. Ab einer Mehrheit oder beherrschendem Einfluss liegen verbundene Unternehmen vor; deren Werte zählen vollständig mit.
Damit ist eine GmbH mit 30 Beschäftigten kein KMU, wenn ein Konzern die Mehrheit hält. Und eine Familienholding über drei operative Gesellschaften führt dazu, dass alle drei zusammengerechnet werden — auch wenn sie in verschiedenen Märkten arbeiten.
Prüfen Sie das anhand der Gesellschafterliste, nicht aus dem Gedächtnis. Dieselbe Verbundlogik gilt beim Beihilferahmen, siehe De-minimis-Beihilfe, dort allerdings mit einer eigenen Definition, die nur auf Kontrolle abstellt und nicht bereits bei 25 Prozent greift.
Was Sie belegen müssen
Im Antrag erklären Sie den KMU-Status, meist über ein Formblatt mit Angaben zu Beschäftigten, Umsatz, Bilanzsumme und Beteiligungen. Grundlage ist der letzte festgestellte Jahresabschluss.
Halten Sie die Herleitung fest: Personalliste mit Umrechnung in Jahresarbeitseinheiten, Gesellschafterliste, Abschlusszahlen. Wird der Status später geprüft, ist diese Ableitung das, was zählt. Wie sie in das übrige Verfahren passt, steht unter Förderung der Zertifizierung.