Die Kündigung des Zertifizierungsvertrags ist ein eigener Vorgang mit eigener Frist. Sie ist nicht dasselbe wie die Absage eines Audits, und sie folgt auch nicht automatisch aus dem Ablauf eines Zertifikats. Wer das verwechselt, zahlt weiter für eine Zertifizierung, die er nicht mehr nutzt.
Die Frist steht in den Bedingungen, nicht im Angebot
Üblich sind Kündigungsfristen von mehreren Monaten zum Ende des Zertifizierungszyklus, verbunden mit einer automatischen Verlängerung, wenn nicht gekündigt wird. Der genaue Wortlaut steht in den allgemeinen Bedingungen der Zertifizierungsstelle, nicht im Angebotsschreiben.
Praktisch heißt das: Die Entscheidung, ob Sie den nächsten Zyklus fortführen, fällt deutlich vor dem Ablaufdatum. Wer erst im letzten Halbjahr darüber nachdenkt, hat die Frist womöglich schon verpasst und ist drei weitere Jahre gebunden. Prüfen Sie die Frist gegen das Ablaufdatum aus der Zertifikatslaufzeit und tragen Sie beide Termine ein.
Absagen ist keine Kündigung
Der häufigste Ablauf in der Praxis: Ein Unternehmen entscheidet, die Zertifizierung nicht fortzuführen, und sagt nur das nächste Überwachungsaudit ab.
Die Folge ist keine saubere Beendigung, sondern eine Kette: Das Audit fehlt, das Zertifikat wird ausgesetzt, später entzogen. Bis dahin läuft die Zertifikatsgebühr weiter, und je nach Vereinbarung wird eine Ausfallgebühr für den abgesagten Termin fällig.
Der Unterschied ist nicht nur kaufmännisch. Ein entzogenes Zertifikat wird anders dokumentiert als eine einvernehmlich beendete Zertifizierung. Wenn Sie später zurückkehren wollen, ist das ein Nachteil, den Sie erklären müssen.
Was mit Zertifikat und Zeichen passiert
Mit dem Ende der Zertifizierung endet die Berechtigung, das Zertifikat und das Zeichen der Zertifizierungsstelle zu verwenden. Betroffen sind Website, Signaturen, Angebotsvorlagen, Kataloge, Fahrzeugbeschriftung und Verpackungen.
Der letzte Punkt ist der teure. Bedruckte Umverpackungen mit Zertifizierungshinweis lassen sich nicht kurzfristig ändern. Wer einen Ausstieg plant, sollte deshalb mit dem Einkauf sprechen, bevor er kündigt — und nicht danach.
Halten Sie die Kündigung schriftlich und mit Zugangsnachweis. Der Zeitpunkt des Zugangs entscheidet über die Frist, und eine Mail an den zuständigen Auditor ist keine Kündigung gegenüber der Zertifizierungsstelle.
Wechseln kommt vor Kündigen
Wollen Sie nur den Anbieter wechseln, kündigen Sie nicht zuerst. Für die Übernahme durch eine andere Zertifizierungsstelle gelten definierte Voraussetzungen: ein gültiges, nicht ausgesetztes Zertifikat aus akkreditierter Zertifizierung und eine Prüfung der bisherigen Auditunterlagen durch den neuen Anbieter.
Offene Abweichungen und ein laufendes Aussetzungsverfahren blockieren die Übernahme. Klären Sie deshalb zuerst mit dem neuen Anbieter, ob und wann er übernimmt, und kündigen Sie erst dann. Was danach noch an laufenden Kosten bleibt, steht unter Folgekosten nach dem Zertifikat.