Ein Managementsystemzertifikat gilt drei Jahre. Die Frist beginnt mit der Zertifizierungsentscheidung, nicht mit dem Audit und nicht mit dem Datum auf dem Briefkopf. Das daraus folgende Ablaufdatum steht fest und verschiebt sich weder durch ein früheres Audit noch durch eine zwischenzeitliche Aussetzung. Alle Termine des Zyklus hängen an diesem Datum.
Der Ablauftag steht fest, auch bei frühem Audit
Wer das Rezertifizierungsaudit einige Monate vor Ablauf durchführt, verschenkt diese Monate nicht. Der neue Dreijahreszeitraum knüpft an das bisherige Ablaufdatum an.
Daraus folgt eine schlichte Empfehlung: Legen Sie das Audit früh. Es kostet nicht mehr, und Sie gewinnen Zeit für den Teil, der regelmäßig eng wird — die Behandlung von Abweichungen vor der Entscheidung.
Maßgeblich ist die Entscheidung, nicht das Audit
Der häufigste Planungsfehler liegt hier. Es genügt nicht, das Rezertifizierungsaudit vor dem Ablaufdatum durchzuführen. Die Zertifizierungsstelle muss vor Ablauf auch entschieden haben, und dafür müssen offene Abweichungen bearbeitet und bewertet sein.
Zwischen Auditende und Entscheidung liegen die Fristen für Korrekturmaßnahmen, deren Nachweis, gegebenenfalls ein Nachaudit und die unabhängige Entscheidungsprüfung in der Zertifizierungsstelle. Ein Audit zwei Wochen vor Ablauf reicht dafür in aller Regel nicht. Planen Sie mehrere Monate Vorlauf, siehe Auditplanung im Vertrag.
Was nach dem Ablauf passiert
Läuft das Zertifikat ab, endet die Zertifizierung. Die Regelwerke sehen für einen begrenzten Zeitraum nach dem Ablaufdatum die Möglichkeit vor, die Zertifizierung wiederherzustellen, wenn die offenen Rezertifizierungsschritte abgeschlossen werden. Verstreicht auch dieses Fenster, beginnt das Verfahren von vorn — einschließlich eines vollständigen Stufe-2-Audits, also mit dem Aufwand einer Erstzertifizierung.
Der teurere Teil ist meist nicht das zusätzliche Audit, sondern die Lücke. In der Zeit ohne gültiges Zertifikat können Sie den Nachweis nicht führen. Bei Rahmenverträgen mit Zertifizierungspflicht und bei laufenden Ausschreibungen ist das unmittelbar spürbar.
Ein zweiter Punkt betrifft die Übergabe: Wenn der Verantwortliche für das Managementsystem wechselt, geht das Ablaufdatum erfahrungsgemäß als Erstes verloren. Es steht auf dem Zertifikat, aber selten in einem System mit Erinnerungsfunktion.
Die Laufzeit ist nicht die Zeit ohne Prüfung
Drei Jahre Gültigkeit heißt nicht drei Jahre Ruhe. Innerhalb des Zyklus finden zwei Überwachungsaudits statt, deren Termine an den letzten Tag des Stufe-2-Audits gekoppelt sind. Ein versäumtes Überwachungsaudit führt zur Aussetzung — und die verlängert das Ablaufdatum nicht.
Praktisch bedeutet das: Ein Unternehmen, dessen Zertifikat sechs Monate ausgesetzt war, hat für die Rezertifizierung sechs Monate weniger Vorlauf als geplant. Tragen Sie das Ablaufdatum deshalb an einer Stelle ein, an der es niemand überschreiben kann, und rechnen Sie rückwärts, nicht vorwärts.