Der Zertifizierungsvertrag ist die verbindliche Vereinbarung zwischen Ihnen und der Zertifizierungsstelle. Er regelt weit mehr als den Preis: Leistungsumfang, Termine, Mitwirkungspflichten, Nutzung des Zertifizierungszeichens, Meldepflichten und die Bedingungen, unter denen das Zertifikat ausgesetzt oder entzogen wird. Akkreditierte Stellen müssen eine solche Vereinbarung mit jedem zertifizierten Kunden schließen. Sie ist keine Formalie, sondern der Rahmen für drei Jahre.
Was zwingend darin steht
Einige Inhalte sind nicht Verhandlungssache, weil sie sich aus den Anforderungen an akkreditierte Zertifizierungsstellen ergeben. Dazu gehören Ihre Pflicht, Zugang zu Standorten, Unterlagen und Personen zu gewähren, die Duldung von Begleitpersonen der Akkreditierungsstelle, die Meldung wesentlicher Änderungen an Organisation, Standorten oder Geltungsbereich sowie klare Regeln zur Verwendung von Zertifikat und Zeichen.
Ebenfalls geregelt sind Beschwerde- und Einspruchsverfahren und die Fälle, in denen die Stelle aussetzen oder entziehen muss. Diese Passagen liest kaum jemand vor der Unterschrift. Sie werden relevant, sobald ein Termin platzt.
Der Denkfehler bei der Laufzeit
Verglichen wird meist der Preis des Erstaudits. Unterschrieben wird ein Vertrag über den gesamten Zyklus, häufig mit automatischer Verlängerung um weitere drei Jahre, wenn nicht fristgerecht gekündigt wird.
Damit ist der günstige Einstiegspreis keine belastbare Vergleichsgröße. Maßgeblich ist die Summe aus Erstzertifizierung, beiden Überwachungsaudits und Rezertifizierung, zuzüglich der wiederkehrenden Zertifikatsgebühr. Wie Sie diese Summe aus drei Angeboten herausrechnen, steht unter Angebote vergleichen.
Die Klauseln, die im Zyklus Geld kosten
Vier Stellen lohnen die genaue Lektüre.
Erstens der Preisanpassungsvorbehalt. Steht im Vertrag, dass die jeweils gültige Preisliste gilt, dann haben Sie den Tagessatz für ein Jahr verhandelt, nicht für drei.
Zweitens die Ausfall- und Umbuchungsgebühren. Sie sind meist nach Vorlauf gestaffelt: Je kurzfristiger die Absage, desto höher der Anteil des Auditpreises, der trotzdem fällig wird.
Drittens die Mindestabrechnung für Nachaudits. Ein halber oder ganzer Tag ist üblich, auch wenn die Prüfung zwei Stunden dauert.
Viertens die Regelung zu Reisekosten: pauschal je anreisender Person oder nach tatsächlichem Aufwand. Bei entfernten Standorten ist das kein Detail.
Was sich vor der Unterschrift ändern lässt
Verhandeln Sie den Tagessatz für den gesamten Zyklus verbindlich, nicht nur für das Erstaudit. Lassen Sie festschreiben, welche Änderung eine Neuberechnung der Audittage auslöst — üblicherweise eine erhebliche Veränderung der Mitarbeiterzahl oder des Geltungsbereichs. Ohne diese Klausel wird bei jeder Anpassung neu über alles gesprochen, und dann sind Sie bereits gebunden.
Klären Sie außerdem die Auditplanung, bevor Sie unterschreiben, nicht danach. Welche Termine wann fällig werden und was ihre Verschiebung auslöst, steht unter Auditplanung im Vertrag. Und prüfen Sie die Kündigungsfrist gleich mit: Sie ist der einzige Weg aus dem Vertrag und läuft oft Monate vor dem Zyklusende ab.