Der Wunsch ist nachvollziehbar: Die Kosten der kommenden Überwachungsaudits stehen im Vertrag, sie treffen den Betrieb in jedem Jahr, und der Aufwand soll gleichmäßig verteilt werden. Handelsrechtlich lässt sich das über eine Rückstellung in aller Regel nicht abbilden. Der Ort dafür ist die Budgetplanung, nicht die Bilanz.
Dieser Text beschreibt die Mechanik. Die Beurteilung Ihres konkreten Falls gehört zu Ihrem Steuerberater oder Abschlussprüfer.
Der Katalog ist abschließend
Das Handelsgesetzbuch nennt in § 249 die zulässigen Rückstellungen: ungewisse Verbindlichkeiten und drohende Verluste aus schwebenden Geschäften. Dazu kommen zwei ausdrücklich benannte Fälle — unterlassene Instandhaltung, die innerhalb von drei Monaten des folgenden Geschäftsjahres nachgeholt wird, sowie Abraumbeseitigung, die im folgenden Geschäftsjahr erfolgt. Für andere Zwecke dürfen Rückstellungen nicht gebildet werden.
Die Dreimonatsfrist ist der Punkt, an dem die Analogie regelmäßig versucht wird und scheitert. Sie gilt für Instandhaltung an eigenen Anlagen, nicht für beliebige aufgeschobene Vorhaben. Ein Audit ist keine unterlassene Instandhaltung.
Warum der Zertifizierungsvertrag nichts hergibt
Ein Zertifizierungsvertrag läuft üblicherweise über einen vollständigen Zyklus, siehe Drei-Jahres-Zyklus. Zum Bilanzstichtag hat die Zertifizierungsstelle das nächste Audit noch nicht durchgeführt, und Sie haben es noch nicht bezahlt.
Das ist ein schwebendes Geschäft. Solange sich Leistung und Gegenleistung ausgeglichen gegenüberstehen, wird es nicht bilanziert. Eine Rückstellung käme nur in Betracht, wenn ein Verlust droht — wenn Sie also für die vereinbarte Zahlung keinen entsprechenden Gegenwert mehr erwarten. Beim planmäßigen Überwachungsaudit ist das nicht der Fall.
Anders liegt es bei Verpflichtungen, die wirtschaftlich bereits verursacht sind: ein durchgeführtes, aber noch nicht abgerechnetes Audit, ein zugesagtes Nachaudit zu einer Abweichung aus dem laufenden Jahr, offene Reisekosten. Das sind keine Rückstellungen für Folgeaudits, sondern Verbindlichkeiten aus bereits erbrachter Leistung.
Das dritte Jahr ist die eigentliche Falle
Wer statt der Rückstellung eine Budgetzeile führt, macht meist denselben Fehler in anderer Form: Er schreibt das zweite Jahr fort.
Der Zyklus ist aber nicht gleichmäßig. Auf zwei Überwachungsaudits mit reduziertem Umfang folgt das Rezertifizierungsaudit, das das gesamte System erneut bewertet und entsprechend mehr Audittage beansprucht. Dazu kommen die jährliche Zertifikatsgebühr und, falls vereinbart, die Wirkung einer Preisgleitklausel, die sich bis zum dritten Jahr aufgebaut hat.
Die Größenordnungen für die einzelnen Auditarten stehen unter Kosten des Überwachungsaudits.
Was praktisch funktioniert
Führen Sie eine mehrjährige Planzeile über den gesamten Zyklus, gespeist aus dem Auditprogramm im Vertrag. Buchen Sie die Ist-Kosten auf die Kostenstelle Qualitätsmanagement, damit Plan und Ist vergleichbar bleiben.
Für im Voraus gezahlte Jahresgebühren, deren Zeitraum über den Stichtag hinausreicht, kommt statt einer Rückstellung die Rechnungsabgrenzung in Betracht — die Systematik dazu steht unter Aktivierung von Zertifizierungskosten. Welche Positionen über den Zyklus überhaupt anfallen, listet Folgekosten.