Eine Kostenstelle Qualitätsmanagement sammelt alles, was das Managementsystem kostet, an einer Stelle. Sie ist kein Buchhaltungsdetail, sondern die Voraussetzung dafür, dass Sie vor der nächsten Zertifizierungsrunde überhaupt wissen, worüber Sie verhandeln.
Warum die Auditrechnung sonst verschwindet
Ohne eigene Kostenstelle wird die Rechnung der Zertifizierungsstelle dort gebucht, wo Fremdleistungen üblicherweise landen: bei den Rechts- und Beratungskosten oder bei den sonstigen betrieblichen Aufwendungen. Zwischen Steuerberatung, Rechtsberatung und Gutachten ist sie nach wenigen Monaten nicht mehr auffindbar.
Die Folge zeigt sich erst spät. Vor dem Rezertifizierungsaudit wollen Sie prüfen, ob das vorliegende Angebot angemessen ist. Dafür brauchen Sie die Ist-Kosten des abgelaufenen Zyklus, aufgeschlüsselt nach Auditgebühren, Nebenkosten und Beratung. Wer sie nicht hat, vergleicht Angebote gegeneinander statt gegen die eigene Erfahrung — mit den bekannten Schwächen, die der Angebotsvergleich beschreibt.
Was auf die Kostenstelle gehört
Vollständigkeit ist wichtiger als Feingliederung. Sinnvoll sind Unterpositionen für:
- Auditgebühren, getrennt nach Erstaudit, Überwachungsaudit und Rezertifizierung,
- Zertifikats- und Verwaltungsgebühren, die unabhängig vom Auditaufwand anfallen,
- Reisekosten oder die Reisekostenpauschale des Auditteams,
- externe Beratung und Schulungen,
- Software für Dokumentenlenkung, Auditplanung und Maßnahmenverfolgung,
- interne Arbeitszeit über einen Projektschlüssel.
Der letzte Punkt ist der, der am häufigsten fehlt — und der über die Hälfte der Gesamtbetriebskosten ausmachen kann.
Interne Stunden erscheinen nur, wenn sie einen Schlüssel haben
Eine Kostenstelle nimmt auf, was ihr zugeordnet wird. Für Rechnungen erledigt das die Buchhaltung. Für Arbeitszeit braucht es einen Auftrags- oder Projektschlüssel in der Zeiterfassung, und der muss vor dem Projektstart existieren.
Legen Sie ihn phasenweise an, nicht personenbezogen: Aufbau, interne Audits, Auditbegleitung, Korrekturmaßnahmen. Damit sehen Sie im nächsten Zyklus nicht nur, wie viel Zeit das Projekt gekostet hat, sondern wo sie lag. Genau diese Verteilung braucht die interne Aufwandsschätzung beim nächsten Mal.
Die Umlage entscheidet, wer die Zertifizierung spürt
Qualitätsmanagement ist in der Regel eine Hilfskostenstelle. Ihre Kosten werden auf die Bereiche umgelegt, und die Umlagebasis ist eine Entscheidung, keine Rechengröße.
Sie wird unangenehm, wenn nur ein Teil des Hauses das Zertifikat braucht. Wird nach Umsatz umgelegt, tragen Bereiche mit, die nie danach gefragt wurden — und deren Leitung entsprechend argumentiert. Sauberer ist eine Umlage nach dem Geltungsbereich: Wer im Zertifikat steht, trägt anteilig. Bei mehreren Gesellschaften unter einem Konzernzertifikat gehört diese Frage vor die Zertifizierung, nicht danach.
Was Sie mit den Daten anfangen
Drei Dinge, die ohne Kostenstelle nicht funktionieren: die Fortschreibung der Folgekosten über den Zyklus, die Budgetplanung für das dritte Jahr mit dem teureren Rezertifizierungsaudit, und der Nachweis, dass ein Nachtragsangebot tatsächlich eine Mehrleistung abbildet und keine Preiserhöhung.