Der Sprachzuschlag ist die zusätzliche Auditzeit für Audits, die nicht in einer gemeinsamen Sprache geführt werden können. Der Grund ist schlicht: Ein gedolmetschtes Gespräch dauert erheblich länger als ein direktes. Jede Frage und jede Antwort läuft zweimal, Rückfragen ebenso. Dieselbe Prüfung braucht damit mehr Zeit, ohne dass mehr geprüft würde.
Wo die Sprachfrage im Betrieb auftaucht
Meist nicht in der Leitungsebene, sondern in der Produktion. Geschäftsführung und Qualitätsleitung sprechen die Auditsprache, die Menschen an der Anlage nicht immer. Genau dort führt der Auditor aber seine Stichproben: Er fragt nach der aktuellen Arbeitsanweisung, nach dem Umgang mit fehlerhaften Teilen, nach der letzten Unterweisung.
Der zweite Ort sind Auslandsstandorte. Hier ist ein Sprachzuschlag oft die teurere Lösung. Günstiger ist meist ein Auditor der Partnerorganisation vor Ort, der die Landessprache beherrscht. Das spart Übersetzung und Anreise, verlangt aber Koordination zwischen zwei Zertifizierungsstellen und sollte früh im Multi-Site-Verfahren geklärt werden.
Wer übersetzen darf und wer nicht
Der Dolmetscher darf nicht Gegenstand der Prüfung sein. Der Meister, der für seine eigene Schicht übersetzt, ist keine geeignete Lösung — er entscheidet sonst mit, welche Antwort beim Auditor ankommt. Dasselbe gilt für den Berater, der das System aufgebaut hat.
Geeignet sind unbeteiligte Beschäftigte aus anderen Bereichen oder externe Dolmetscher. Wichtig ist außerdem, dass die Person die Fachbegriffe kennt. Eine allgemeine Sprachmittlung scheitert an Wörtern wie Sperrvermerk, Wirksamkeitsnachweis oder Managementbewertung, und der Auditor bekommt dann eine Antwort, die er nicht bewerten kann.
Ein Nebeneffekt betrifft die Zeitplanung. Gedolmetschte Interviews lassen sich nicht beliebig verdichten, deshalb dehnt sich der Auditplan über mehr Kalendertage. Wer Ansprechpartner freistellen muss, plant also nicht nur mehr Auditzeit ein, sondern auch mehr eigene Abwesenheit aus dem Tagesgeschäft.
Dokumente, Zertifikat und ein häufiger Irrtum
Nicht nur Gespräche, auch Aufzeichnungen müssen lesbar sein. Wenn Prüfprotokolle nur in einer Sprache existieren, die das Auditteam nicht beherrscht, muss übersetzt werden — bei umfangreichen Nachweisen kostet das mehr Zeit als die Interviews. Klären Sie vorab, in welcher Sprache Sie Dokumente vorlegen.
Der häufige Irrtum betrifft das Zertifikat selbst. Eine zweisprachige Ausfertigung hat mit dem Sprachzuschlag nichts zu tun. Sie ist eine Position bei der Zertifikatsgebühr und wird gebraucht, wenn ausländische Kunden das Dokument prüfen. Wer das erst nach der Zertifikatserteilung bemerkt, zahlt eine Nachausstellung.
Praktisch sinnvoll ist deshalb eine kurze Klärung vor der Anfrage: In welcher Sprache wird auditiert, wer übersetzt gegebenenfalls, in welcher Sprache liegen die Aufzeichnungen vor und in welcher Sprache wird das Zertifikat ausgestellt. Diese vier Angaben gehören in jedes Angebot, das mehrere Länder betrifft — sonst sind die Angebote nicht vergleichbar, wie unter Angebote vergleichbar machen beschrieben.