In der Diskussion über Zertifizierungskosten geht es fast immer um den Tagessatz. Das ist die Position, die im Angebot steht, über die verhandelt wird und die in der Buchhaltung ankommt. Der größere Teil der Kosten steht woanders: in den Arbeitsstunden der eigenen Leute.
Dieser Block hat keine Rechnung, kein Fälligkeitsdatum und meistens keine Kostenstelle. Genau deshalb wird er in Entscheidungen nicht berücksichtigt — und genau deshalb sind viele Entscheidungen über Geltungsbereich, Anbieter und Zeitplan schlecht begründet.
Wo die Zeit tatsächlich anfällt
| Phase | Interne Tätigkeiten | Wer beteiligt ist |
|---|---|---|
| Aufbau | Bestandsaufnahme, Prozessbeschreibungen, Dokumentenlenkung | Beauftragter, alle Fachbereiche |
| Einführung | Schulung, Unterweisung, erste Aufzeichnungen | Alle Mitarbeiter |
| Reifephase | Interne Audits, Managementbewertung, Korrekturen | Interne Auditoren, Leitung |
| Audit | Begleitung, Interviews, Nachlieferung von Nachweisen | Beauftragter, Fachbereiche |
| Nacharbeit | Ursachenanalyse, Maßnahmen, Nachweise | Betroffene Bereiche |
| Folgejahre | Interne Audits, Managementbewertung, Auditvorbereitung | Jährlich wiederkehrend |
Die Zeile, die in Planungen am häufigsten fehlt, ist die vierte. Während eines mehrtägigen Audits ist nicht nur der Beauftragte gebunden, sondern nacheinander die Fertigung, der Einkauf, die Personalabteilung und die Geschäftsführung. Bei zwei Auditoren laufen zwei Gesprächsstränge parallel, und der Betrieb stellt entsprechend doppelt Ansprechpartner. Das ist kein Nebeneffekt, sondern planbarer Aufwand.
Die letzte Zeile ist die, die in Dreijahresrechnungen fehlt. Interne Audits und Managementbewertung sind keine Projektaufgaben, sondern jährliche Pflichten — die Verteilung der Kosten über den Zyklus steht unter warum das Erstaudit nur ein Drittel der Rechnung ist.
Warum der Block unsichtbar bleibt
Drei Gründe wirken zusammen.
Es gibt keine Zahlung. Die Gehälter laufen ohnehin. Ohne Buchung auf einen Projektschlüssel entsteht keine Zahl, und ohne Zahl existiert der Posten in der Diskussion nicht.
Die Zeit verteilt sich auf viele Köpfe. Zwei Stunden bei zwölf Personen fallen einzeln niemandem auf. In der Summe sind es drei Personentage.
Sie fällt zeitlich versetzt an. Der Aufwand beginnt Monate vor dem ersten Angebot und läuft nach dem Zertifikat weiter. Wer nur die Projektphase betrachtet, erfasst die Hälfte.
Der wirtschaftliche Kern liegt in den Opportunitätskosten. Stunden aus einem ausgelasteten Bereich sind nicht nur Kosten, sondern entgangene Leistung: verschobene Aufträge, längere Durchlaufzeiten, verzögerte Angebote. In der Fertigung und in der Konstruktion ist das regelmäßig der teurere Teil. Die Systematik steht unter Opportunitätskosten.
Was ein Berater daran ändert und was nicht
Externe Unterstützung verschiebt den Aufwand, sie beseitigt ihn nicht.
Ein Berater kann Struktur liefern, Vorlagen mitbringen, die Reihenfolge der Schritte kennen und dadurch Umwege sparen. Was er nicht kann: Ihre Abläufe beschreiben, ohne mit den Leuten zu sprechen, die sie ausführen. Und was er nicht darf: das System aufbauen und anschließend auditieren — die Trennung von Beratung und Zertifizierung ist Voraussetzung der Akkreditierung der prüfenden Stelle.
Praktisch bedeutet das: Der Beratungsaufwand ersetzt einen Teil der Aufbauzeit beim Beauftragten, kaum aber die Zeit der Fachbereiche. Rechnen Sie deshalb bei jedem Beratungsangebot mit einer eigenen Zeile für interne Zeit weiter. Die Alternative beschreibt die Seite ohne Berater.
Was die Zahl an Entscheidungen ändert
Sobald der Block beziffert ist, verschieben sich vier Entscheidungen:
- Der Geltungsbereich. Jeder zusätzliche Bereich kostet nicht nur Audittage, sondern Beschreibungen, interne Audits und Nachweise. Der Zuschnitt wird zur wirtschaftlichen Frage — siehe wie Sie den Geltungsbereich kostenbewusst schneiden.
- Die zweite Norm. Ein integriertes Audit spart Audittage, ein integriertes System spart intern deutlich mehr. Zwei getrennt geführte Systeme verdoppeln interne Audits und Managementbewertungen — siehe Multinorm.
- Der Anbieter. Ein Auditteam ohne Branchenbezug erzeugt Erklärungsaufwand in Ihren Fachbereichen. Diese Kosten stehen in keinem Angebot und entscheiden trotzdem mit — siehe warum der günstigste Anbieter selten der billigste ist.
- Der Zeitplan. Zeitdruck erzeugt Doppelarbeit. Ein um zwei Monate späterer Audittermin ist häufig günstiger als der Aufwand, den ein zu früher Termin auslöst.
Wie Sie den Block sichtbar machen
Solange die interne Zeit keine Zahl hat, ist sie in keiner Entscheidung vorhanden. Sie sichtbar zu machen, kostet wenig und wirkt sofort.
Ein Projektschlüssel in der Zeiterfassung. Alle Beteiligten buchen darauf, nicht nur der Beauftragte. Wenn keine Zeiterfassung vorhanden ist, genügt eine wöchentliche Selbstauskunft in halben Stunden. Die Genauigkeit ist zweitrangig; entscheidend ist, dass eine Zahl entsteht.
Eine Zeile neben der Angebotssumme. In der Entscheidungsvorlage stehen zwei Zahlen nebeneinander: die Dreijahressumme des Anbieters und die bewertete interne Zeit, getrennt nach Aufbau und laufendem Betrieb. Diese Darstellung verändert die Diskussion, weil sie zeigt, welcher Hebel wo liegt.
Ein Vollkostensatz statt eines Gehaltsanteils. Gerechnet wird mit Arbeitgeberanteilen, Arbeitsplatz- und Gemeinkosten. Das Rechnungswesen führt diesen Satz meist bereits je Kostenstelle. Die Einheit dafür ist der Manntag.
Der Nutzen zeigt sich beim zweiten Anlass. Nach dem ersten Zyklus haben Sie einen belastbaren Erfahrungswert für Ihren Betrieb — und der ist bei jeder Folgeentscheidung mehr wert als jede fremde Kennzahl: bei der Frage nach einer zweiten Norm, bei der Erweiterung des Geltungsbereichs, bei der Bewertung eines Beratungsangebots und bei der Budgetplanung des nächsten Zyklus. Wie diese Zahl entsteht, steht unter interne Aufwandsschätzung.
Der häufigste Fehler
Der häufigste Fehler ist, die Zertifizierung als Aufgabe einer einzelnen Person zu behandeln.
Wenn der Beauftragte die Zertifizierung „nebenbei” macht, entsteht der Aufwand trotzdem — er wird nur nicht geplant, sondern von anderen Aufgaben abgezogen. Sichtbar wird das erst an der Stelle, an der etwas liegen bleibt, und dann ist die Ursache nicht mehr zuzuordnen. Wie sich der Aufwand vorher beziffern lässt, steht unter wie Sie die interne Arbeitszeit realistisch schätzen; wie man die Kapazität dafür freistellt, ohne den Betrieb zu bremsen, unter wie Sie interne Kapazität freistellen.