Zwischen dem Angebot und dem Zertifikat liegen Stunden, die niemand im Betrieb sieht: die Auditplanung, das Schreiben des Berichts, die Bewertung der Abweichungen und die Zertifizierungsentscheidung. Diese Zeit fällt in jedem Fall an. Die Frage ist nur, ob sie im Tagessatz steckt, in der Zertifikatsgebühr oder als eigene Position daneben.
Dazu kommt ein zweiter Block, der nichts mit dem Anbieter zu tun hat: Ihre eigene Vorbereitung. Er ist meistens der größere. Beide gehören getrennt betrachtet, sonst vergleichen Sie Äpfel mit Kostenstellen.
Was die Zertifizierungsstelle außerhalb des Betriebs leistet
Vier Tätigkeiten fallen an, bevor oder nachdem jemand bei Ihnen im Haus ist:
- Auditplanung — Auswahl des Teams, Auditprogramm über den Zyklus, Auditplan für den einzelnen Termin, Vorbereitung anhand Ihrer Unterlagen
- Prüfung der Dokumentation in Stufe 1, teilweise ferngestützt
- Berichtserstellung einschließlich Bewertung und Formulierung der Abweichungen
- Zertifizierungsentscheidung durch eine Person, die am Audit nicht beteiligt war
Punkt vier ist keine Formalie. Die Trennung zwischen der Person, die auditiert, und der, die entscheidet, ist eine Anforderung an akkreditierte Stellen. Sie erzeugt Aufwand, und dieser Aufwand steht in manchen Angeboten als eigene Zeile und in anderen nirgends. Beides ist zulässig, nur muss man wissen, welche Variante vorliegt.
Die Grenze, die das Regelwerk zieht
Planungs- und Berichtszeit dürfen zur Auditzeit gezählt werden. Sie dürfen die Zeit im Betrieb aber nicht beliebig ersetzen: Die Vor-Ort-Zeit darf durch diese Anrechnung einen festgelegten Anteil der berechneten Auditzeit nicht unterschreiten.
Das ist praktisch relevant, weil es einer bestimmten Angebotsgestaltung den Boden entzieht. Ein Anbieter kann nicht eine hohe Zahl an Audittagen ausweisen, davon aber nur einen kleinen Teil bei Ihnen im Haus verbringen und den Rest als Planung und Bericht verrechnen. Fragen Sie deshalb nicht nur nach den Audittagen, sondern nach der Aufteilung: Wie viele Tage entfallen auf die Anwesenheit im Betrieb, wie viele auf Planung und Bericht?
Ein Audittag entspricht dabei üblicherweise acht Stunden Arbeitszeit einer Person, nicht einem Kalendertag. Die Unterscheidung steht unter Audittag, die Mengenlogik unter Audittage.
Wie Anbieter die Position unterschiedlich ausweisen
| Darstellung im Angebot | Was das bedeutet | Worauf Sie achten |
|---|---|---|
| Alles im Tagessatz enthalten | Bequem, aber der Anteil ist unsichtbar | Aufteilung Vor-Ort und Off-Site erfragen |
| Eigene Position „Berichtserstellung” | Transparent | Gilt sie je Audit oder je Zyklus? |
| Pauschale je Zertifizierungsverfahren | Häufig bei kleinen Verfahren | Fällt sie bei Überwachungsaudits erneut an? |
| In der Zertifikatsgebühr | Wirkt wie eine Nebenkostenzeile | Höhe der Jahresgebühr prüfen |
| Nicht ausgewiesen | Vermutlich enthalten, sicher ist das nicht | Schriftlich bestätigen lassen |
Die dritte Zeile ist die häufigste Quelle für Überraschungen im zweiten Jahr. Eine Verfahrenspauschale, die im Erstjahr akzeptabel wirkt, verändert die Dreijahressumme deutlich, wenn sie bei jedem Überwachungsaudit erneut anfällt. Was sonst noch in ein vollständiges Angebot gehört, steht unter Leistungsverzeichnis.
Der andere Block: Ihre eigene Vorbereitung
Die Vorbereitung, die tatsächlich Zeit kostet, findet in Ihrem Haus statt. Sie besteht aus Arbeitspaketen mit sehr unterschiedlichem Aufwand:
- Dokumentation der Prozesse in der Form, die die Norm verlangt, nicht in der Form, die intern gewachsen ist
- Interne Audits über alle Prozesse und Standorte im Geltungsbereich
- Managementbewertung mit den vorgeschriebenen Eingaben und einem nachvollziehbaren Ergebnis
- Nachweise über Wirksamkeit, also Aufzeichnungen über einen Zeitraum, nicht Momentaufnahmen
- Begleitung während des Audits, meist mehrere Personen aus den Fachbereichen
Der letzte Punkt wird regelmäßig vergessen. Während eines mehrtägigen Audits stehen nicht nur der Beauftragte, sondern auch Fertigung, Einkauf und Personal für Interviews zur Verfügung. Diese Stunden sind reale Kosten und fallen zusätzlich zum Tagessatz an. Wie Sie diesen Block schätzen, steht unter wie Sie die interne Arbeitszeit realistisch schätzen und im Eintrag zur internen Aufwandsschätzung.
Die Verwechslung, die im Budget landet
Zwei Begriffe klingen ähnlich und bedeuten Verschiedenes.
Vorbereitung durch die Zertifizierungsstelle ist Auditplanung. Sie ist Teil der Auditzeit und darf keine Beratung sein. Eine akkreditierte Stelle darf das System, das sie auditiert, nicht selbst aufgebaut haben.
Vorbereitung durch einen Berater ist eine getrennt beauftragte Leistung mit einem eigenen Tagessatz und eigenem Umfang. Sie ersetzt die interne Arbeit nicht, sondern verlagert einen Teil davon.
Wer beides in eine Budgetzeile schreibt, unterschätzt entweder die interne Zeit oder rechnet die Beratung doppelt. Die Alternative ohne externe Unterstützung ist unter ohne Berater beschrieben.
In den Folgejahren fällt der Block erneut an
Planung, Bericht und Entscheidung sind keine einmaligen Positionen. Sie wiederholen sich bei jedem Audit des Zyklus, und zwar unabhängig davon, wie stabil das System läuft.
Die Auditzeit selbst folgt dabei einer festen Struktur: Überwachungsaudits fallen gegenüber dem Erstzertifizierungsaudit deutlich kleiner aus, die Rezertifizierung liegt zwischen beiden. Der Anteil für Planung und Bericht sinkt aber nicht im selben Verhältnis. Der Auditplan wird jedes Jahr neu erstellt, der Bericht jedes Jahr neu geschrieben, und über die Aufrechterhaltung der Zertifizierung wird jedes Jahr neu entschieden.
Daraus folgt eine Beobachtung, die im Angebotsvergleich hilft: Wenn ein Anbieter Planung und Bericht als Pauschale je Verfahren ausweist, wird diese Pauschale in einem Überwachungsjahr relativ schwerer als im Erstjahr. Prüfen Sie deshalb ausdrücklich, ob die Pauschale bei jedem Audit erneut anfällt oder nur einmal je Zyklus.
Ein zweiter Punkt betrifft die Zertifikatsgebühr. Sie deckt in vielen Preismodellen Ausstellung, Registerführung und die Umlage der Akkreditierungskosten und läuft in jedem Jahr, auch wenn in dem Jahr wenig Auditzeit anfällt. Zusammen mit der Planungs- und Berichtspauschale entsteht so ein Sockelbetrag, der von der Auditmenge weitgehend unabhängig ist. Für kleine Betriebe mit wenigen Audittagen ist dieser Sockel anteilig am größten — er ist der Grund, warum die Kosten je Mitarbeiter mit sinkender Betriebsgröße steigen. Was ein Überwachungsjahr insgesamt kostet, ordnet die Seite Überwachungsaudit-Kosten ein.
Der häufigste Fehler
Der häufigste Fehler ist, die Berichtsfrist nicht zu vereinbaren.
Der Aufwand für den Bericht ist eine Kostenfrage, die Dauer bis zu seiner Fertigstellung eine Terminfrage — und die entscheidet darüber, wann das Zertifikat vorliegt. Zwischen dem letzten Audittag und der Zertifizierungsentscheidung liegen Bericht, Bewertung etwaiger Abweichungen und die Entscheidung selbst. Wenn eine Ausschreibung oder eine Kundenfreigabe daran hängt, ist diese Strecke Teil Ihrer Terminplanung und gehört als Frist in den Vertrag. Wie sich die Positionen über den Zyklus verteilen, steht unter warum das Erstaudit nur ein Drittel der Rechnung ist.