Ein Angebot einer Zertifizierungsstelle ist erst dann eines, wenn es zeigt, wie die Summe entsteht. Ein Blatt mit einer Endzahl und der Zeile „Zertifizierung nach ISO 9001, drei Jahre” ist ein Preisschild. Es lässt sich nicht vergleichen, nicht prüfen und nicht nachverhandeln.
Die folgenden Positionen gehören in jedes Angebot. Fehlt eine davon, fragen Sie nach. Nicht aus Prinzip, sondern weil jede Zeile, die im Angebot fehlt, später als Rechnung wiederkommt.
Die Mengenzeilen: wie viel Auditzeit gekauft wird
Der Preis einer Zertifizierung ist ein Produkt aus Menge und Satz. Die Menge steht in diesen Zeilen:
- Audittage Stufe 1 und Audittage Stufe 2, getrennt ausgewiesen
- Herleitung der Audittage: gemeldete Vollzeitäquivalente, Größenklasse, angesetzte Zu- und Abschläge
- Audittage je Überwachungsaudit in Jahr 1 und Jahr 2
- Audittage für die Rezertifizierung in Jahr 3
- Zuschläge für Standorte, Schichten, Fremdsprache oder mehrere Normen
Ein Audittag ist dabei kein Kalendertag, sondern eine Zeiteinheit von acht Stunden. Zwei Auditoren an einem Kalendertag verbrauchen zwei Audittage. Wer diese Unterscheidung überliest, vergleicht die Termindauer statt der gekauften Leistung — die Mechanik steht unter Audittag.
Die Herleitung ist die wichtigste Zeile im ganzen Angebot. Sie ist der einzige Punkt, an dem sich prüfen lässt, ob ein niedriger Preis auf einem günstigen Satz beruht oder auf einer zu kleinen Annahme. Wie Sie die Menge selbst nachrechnen, steht unter Audittage selbst überschlagen.
Die Preiszeilen: was die Menge kostet
| Position | Was sie enthalten muss |
|---|---|
| Tagessatz | Netto je Audittag, mit Angabe, ob er für alle Auditoren gilt |
| Zuschläge auf den Tagessatz | Nacht, Wochenende, Feiertag, Fremdsprache — je einzeln |
| Reisekosten | Pauschale oder Nachweis, Berechnungsgrundlage, Anreiseort |
| Reisezeit | Ob sie berechnet wird und zu welchem Anteil des Tagessatzes |
| Zertifikatsgebühr | Betrag je Jahr, mit Angabe der Fälligkeit |
| Auditplanung und Berichtserstellung | Enthalten oder als eigene Position |
| Zertifizierungsentscheidung | Enthalten oder als eigene Position |
| Nachaudit bei Hauptabweichung | Preis je Tag, vor Ort oder als Nachweisprüfung |
| Zusatzstandorte, Erweiterungen | Preis je Sonderaudit |
Zwei dieser Zeilen werden regelmäßig unterschätzt. Die Reisezeit taucht in manchen Angeboten gar nicht auf und wird später anteilig berechnet; fragen Sie ausdrücklich danach, bevor Sie unterschreiben. Und die Zertifikatsgebühr wirkt im ersten Jahr klein, läuft aber in jedem Jahr weiter, auch in Jahren ohne größeres Audit. Beide Positionen sind in der Summe über drei Jahre relevanter, als sie im Angebot aussehen — Details unter Reisekostenpauschale.
Die Vertragszeilen: was Sie über den Preis hinaus unterschreiben
Diese Punkte stehen selten im Angebotsteil, sondern in den Vertragsbedingungen. Sie gehören trotzdem in den Vergleich.
Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist. Zertifizierungsverträge laufen typischerweise über den vollen Zyklus. Die Frist, bis zu der Sie kündigen müssen, damit sich der Vertrag nicht automatisch verlängert, liegt oft deutlich vor dem Ende der Zertifikatslaufzeit. Wer erst nach dem Rezertifizierungsaudit über einen Wechsel nachdenkt, ist rechnerisch schon im nächsten Zyklus.
Preisanpassung. Eine Preisgleitklausel ist nicht per se schlecht, aber sie muss an etwas Nachprüfbares gebunden sein und eine Obergrenze haben. „Anpassung entsprechend der allgemeinen Kostenentwicklung” ist keine Klausel, sondern eine Blankovollmacht.
Zahlungszeitpunkte. Ob die Zertifikatsgebühr im Voraus fällig wird und ob Stufe 1 separat berechnet wird, verändert nicht die Summe, aber die Liquiditätsplanung.
Was fehlende Positionen praktisch bedeuten
Eine fehlende Zeile ist kein Entgegenkommen. Sie ist eine offene Rechnung mit unbekanntem Betrag. In der Vergleichstabelle setzen Sie fehlende Positionen deshalb nie auf null, sondern auf den höchsten Wert, den ein anderer Anbieter für dieselbe Leistung nennt, und markieren die Zelle.
Drei Formulierungen entwerten eine Position, auch wenn sie im Angebot steht:
- „zzgl. Reisekosten” ohne Anreiseort und ohne Berechnungsgrundlage
- „Nachaudits nach Aufwand” ohne Tagessatz und ohne Angabe, ob vor Ort oder aus der Ferne
- „Preise gültig für das Erstjahr” ohne Angabe, wie die Folgejahre gebildet werden
Fragen Sie diese drei Punkte schriftlich nach und legen Sie die Antwort zum Angebot. Ein Anbieter, der sie nicht beantworten will, hat die Antwort schon gegeben.
Der Unterschied zwischen Leistungsverzeichnis und Preisliste
Ein vollständiges Angebot beschreibt nicht nur, was etwas kostet, sondern was dafür geliefert wird. Dazu gehören die Anzahl der eingesetzten Auditoren, ihr Qualifikationsbereich, die Sprache des Audits, die Sprache des Berichts, die Frist, in der der Bericht vorliegt, und der Ablauf bei Abweichungen.
Diese Angaben sind kein Beiwerk. Ein Bericht, der sechs Wochen braucht, blockiert Ihre Nachweisführung gegenüber einem Kunden. Ein Auditteam ohne Bezug zu Ihrer Branche erzeugt Erklärungsaufwand, der Ihre Zeit kostet und nicht die des Anbieters. Was in ein vollständiges Leistungsverzeichnis gehört, unterscheidet sich zwischen Anbietern stärker als der Tagessatz.
Was bei mehreren Normen und mehreren Standorten dazukommt
Sobald mehr als eine Norm oder mehr als ein Standort im Spiel ist, reichen die Standardzeilen nicht mehr. Vier zusätzliche Angaben gehören dann ins Angebot.
Die Aufteilung der Auditzeit auf die Normen. Bei einem integrierten Audit werden gemeinsame Systemelemente einmal geprüft, normspezifische Anforderungen zusätzlich. Das Angebot muss zeigen, welche Tage gemeinsam anfallen und welche je Norm — sonst lässt sich nicht beurteilen, ob überhaupt integriert auditiert wird oder ob zwei Audits nur zeitlich nebeneinandergelegt wurden. Die Systematik steht unter Multinorm und im Eintrag zum Multinorm-Rabatt.
Die Standortliste mit Auditzeit je Standort. Nur so ist erkennbar, ob ein Standort als eigenständig behandelt oder in eine Stichprobe einbezogen wurde.
Das Stichprobenverfahren, falls angewendet. Dazu gehören die Zahl der je Jahr besuchten Standorte und der Hinweis, dass die Auswahl über den Zyklus wechselt. Ein Angebot, das dauerhaft denselben nächstgelegenen Standort unterstellt, rechnet mit einer unzulässigen Annahme.
Der Preis einer späteren Erweiterung. Neue Standorte und neue Tätigkeiten kommen in einem laufenden Zyklus häufiger vor als geplant. Ob die Erweiterung an ein Überwachungsaudit angehängt werden kann oder ein Sonderaudit auslöst, ist ein Preisunterschied, der sich vor der Unterschrift regeln lässt und danach nicht mehr.
Fehlen diese Angaben, vergleichen Sie bei mehreren Standorten nicht Preise, sondern Auslegungen. Wie sich die Standortzahl auf die Menge auswirkt, steht unter wie sich mehrere Standorte auf die Kosten auswirken.
Der häufigste Fehler
Der häufigste Fehler ist, das kürzeste Angebot für das übersichtlichste zu halten.
Ein einseitiges Angebot mit einer Summe wirkt entschlossen und spart in der Prüfung Zeit. Es verlagert die Klärung aber vollständig in die Zeit nach der Unterschrift, und dann verhandeln Sie nicht mehr, sondern erhalten ein Nachtragsangebot. Der Anbieter mit dem dreiseitigen, in Zeilen zerlegten Angebot ist nicht der umständlichere, sondern der prüfbare.
Der zweithäufigste Fehler liegt eine Stufe früher: Wer allen Anbietern unterschiedliche Angaben schickt, bekommt Angebote mit unterschiedlichen Annahmen und kann die Positionen anschließend nicht gegenüberstellen. Das Raster für die Anfrage steht unter drei Angebote vergleichbar machen, die weiteren Prüfpunkte unter Angebote vergleichen.