Leistungsverzeichnis

Ein Leistungsverzeichnis im Zertifizierungsangebot benennt jede Leistung einzeln und mit eigenem Preis. Es ersetzt die Gesamtsumme durch eine Aufstellung: welche Audits mit wie vielen Tagen, zu welchem Satz, mit welchen Nebenkosten und welchen Gebühren. Angebote ohne diese Aufschlüsselung lassen sich weder mit anderen Angeboten vergleichen noch gegen eine spätere Nachberechnung halten.

Was darin stehen muss

Die Angaben, ohne die ein Angebot nicht prüfbar ist:

1. Norm und Ausgabestand, dazu bei mehreren Normen die Angabe, ob integriert oder getrennt auditiert wird.
2. Geltungsbereich im Wortlaut, so wie er später auf dem Zertifikat steht.
3. Standorte mit Adresse, bei mehreren zusätzlich das Verfahren — Einzelaudit oder Multi-Site-Verfahren.
4. Beschäftigtenzahl als Berechnungsgrundlage, mit Stichtag und mit der Angabe, wie Teilzeit- und Leiharbeitskräfte gezählt wurden.
5. Audittage getrennt nach Auditart: Stufe 1, Stufe 2, jedes Überwachungsaudit, das Rezertifizierungsaudit.
6. Tagessatz, mit der Angabe, ob er für alle Auditarten und für den gesamten Zyklus gilt.
7. Reisekosten, pauschal oder nach Beleg, und ob je Person oder je Audit.
8. Zertifikats- und Jahresgebühren mit Fälligkeit.
9. Sätze für Sonderfälle: Nachaudit, Sonderaudit, Zertifikatsänderung, kurzfristige Terminabsage.

Die Position, die über alles Weitere entscheidet

Punkt 4 ist der wichtigste und fehlt am häufigsten. Die Zahl der Audittage leitet sich aus der Zahl der effektiven Beschäftigten ab. Steht dieser Wert nicht im Angebot, ist der Preis eine Behauptung ohne Grundlage.

Praktisch relevant wird das im zweiten Jahr. Zertifizierungsstellen fragen vor jedem Überwachungsaudit die aktuellen Kennzahlen ab. Weicht die Beschäftigtenzahl von der Kalkulationsbasis ab, folgt eine Anpassung. Ist die ursprüngliche Basis dokumentiert, können Sie die Anpassung nachrechnen. Ist sie es nicht, bleibt Ihnen nur, die neue Zahl zu akzeptieren — mehr dazu unter Nachtragsangebot.

Ein zweiter Punkt betrifft Betriebe mit Schichtbetrieb. Ob und wie Schichten in die Berechnung eingehen, gehört ins Leistungsverzeichnis, weil es den Aufwand deutlich verändert; die Mechanik dazu steht unter wie sich Schichtbetrieb auf den Auditaufwand auswirkt.

Ein Punkt, der selten mitgedacht wird, ist der Zahlungsplan. Zertifizierungsstellen rechnen Audits meist nach Durchführung ab, Jahres- und Zertifikatsgebühren dagegen im Voraus. Für die Liquiditätsplanung macht das einen Unterschied, weil im ersten Jahr beide Blöcke zusammenfallen. Klären Sie außerdem, was eine Terminverschiebung kostet: Kurzfristige Absagen werden häufig anteilig berechnet, weil der Auditor den Tag bereits geblockt hat.

Wie Sie das Verzeichnis erzwingen, wenn es nicht kommt

Schicken Sie allen angefragten Stellen dieselbe Struktur mit. Eine Tabelle mit den neun Punkten, leer, mit der Bitte um Ausfüllung. Das kostet Sie eine halbe Stunde und macht aus drei unvergleichbaren Angeboten drei vergleichbare.

Der Nebeneffekt ist der eigentliche Gewinn: Anbieter, die Positionen offenlassen, fallen sofort auf. Und die Zahlen, die Sie dabei einsammeln, sind später die Grundlage für die Prüfung jeder Rechnung. Wie Sie die Angebote dann gegeneinanderstellen, steht unter Angebote vergleichen.