Ein Angebotsvergleich bei einer Zertifizierung funktioniert nur, wenn Sie die Angebote in ihre Bestandteile zerlegen. Der Endbetrag sagt wenig, weil er aus drei unabhängigen Größen entsteht: der Zahl der Audittage, dem Tagessatz und den Nebenkosten. Zwei Angebote mit ähnlicher Summe können völlig unterschiedlich zusammengesetzt sein — und über drei Jahre weit auseinanderlaufen.
Die Reihenfolge, in der Sie prüfen
Erst die Audittage. Sie sind die größte Position und zugleich die am wenigsten verhandelbare. Ihre Zahl ergibt sich aus der Beschäftigtenzahl, dem Geltungsbereich und der Komplexität, gerechnet nach den Vorgaben des Regelwerks IAF MD 5. Weichen zwei Angebote hier deutlich voneinander ab, liegt der Grund fast immer bei unterschiedlichen Eingangsdaten, nicht bei unterschiedlicher Großzügigkeit. Klären Sie zuerst, mit welcher Beschäftigtenzahl gerechnet wurde und ob Teilzeit- und Saisonkräfte gleich behandelt wurden.
Dann der Tagessatz. Hier gibt es tatsächlich Spielraum zwischen Anbietern. Achten Sie darauf, ob für Stufe 1, Stufe 2 und Überwachungsaudits derselbe Satz gilt und ob er für den gesamten Zyklus festgeschrieben ist.
Zuletzt die Nebenkosten. Reisekostenpauschale, Zertifikatsgebühr, jährliche Verwaltungsgebühren, Sätze für Nachaudits. Diese Positionen sind einzeln klein und in Summe der häufigste Grund dafür, dass das günstigste Angebot am Ende nicht das günstigste war.
Der Fehler, der den Vergleich wertlos macht
Verglichen wird der Preis des Erstaudits. Das ist naheliegend, weil er im Angebot oben steht, und es ist die verlässlichste Methode, sich zu verrechnen.
Ein Zertifikat läuft drei Jahre. In dieser Zeit fallen zwei Überwachungsaudits und am Ende eine Rezertifizierung an, dazu die jährlichen Gebühren. Der Anteil des Erstaudits an den Gesamtkosten des Zyklus ist entsprechend begrenzt — die Rechnung dazu steht unter warum das Erstaudit nur ein Drittel der Rechnung ist.
Verlangen Sie deshalb von jedem Anbieter eine Zyklusübersicht: alle Audits, alle Gebühren, alle Nebenkosten, Jahr für Jahr. Wer das nicht liefert, liefert kein vergleichbares Angebot.
Vier Fragen, die Sie allen Anbietern wörtlich gleich stellen sollten: Mit welcher Beschäftigtenzahl und welchem Stichtag wurde gerechnet? Wie viele Audittage entfallen auf jede einzelne Auditart im Zyklus? Gilt der Tagessatz für alle drei Jahre? Und welche Gebühren fallen jährlich an, unabhängig davon, ob ein Audit stattfindet? Wer diese vier Antworten schriftlich hat, kann die Angebote in einer Tabelle nebeneinanderstellen — vorher nicht.
Woran Sie ein Angebot erkennen, das nachlegen wird
Drei Signale, die sich lohnen zu prüfen. Erstens: Die Beschäftigtenzahl, auf der die Kalkulation beruht, steht nicht im Angebot. Dann ist jede spätere Abweichung ein Anlass für ein Nachtragsangebot. Zweitens: Die Audittage liegen ohne Begründung unter dem, was das Regelwerk für Ihre Größe vorsieht — dazu warum Audittage nicht verhandelbar sind. Drittens: Es gibt eine offene Preisanpassungsklausel ohne Obergrenze, siehe Preisgleitklausel.
Keines dieser Signale ist für sich ein Ausschlussgrund. Alle drei zusammen bedeuten, dass Sie den Endpreis erst im dritten Jahr kennen.