Ein Rahmenvertrag legt fest, zu welchen Konditionen eine Zertifizierungsstelle für mehrere Einheiten einer Gruppe arbeitet: Tagessätze, Reisekostenregelung, Gebühren, Ausfallregelungen, Ansprechpartner. Er ist ein kaufmännisches Instrument, kein zertifizierungsrechtliches. Die Zertifizierung selbst bleibt an die einzelne Rechtseinheit gebunden.
Warum es trotzdem Einzelverträge gibt
Akkreditierte Zertifizierungsstellen müssen mit jedem zertifizierten Kunden eine verbindliche Vereinbarung schließen, in der dessen Pflichten stehen — Zugang, Meldepflichten, Zeichennutzung, Aussetzung und Entzug. Diese Pflichten treffen die Gesellschaft, die das Zertifikat trägt, nicht die Holding.
Praktisch heißt das: Der Rahmenvertrag beschreibt Preise und Prozesse, der Zertifizierungsvertrag beschreibt die Zertifizierung. Wer nur den Rahmenvertrag prüft, hat die Klauseln nicht gelesen, die im Ernstfall gelten.
Was hineingehört
Sinnvoll sind sechs Punkte: Tagessätze getrennt nach Normen und Qualifikationen, die Reisekostenregelung, die Behandlung der jährlichen Zertifikatsgebühr bei mehreren Zertifikaten, Ausfall- und Umbuchungsgebühren, eine Preisanpassungsregel mit klarer Bezugsgröße sowie die Zusage eines festen Auditorenteams und der benötigten Sprachen.
Der letzte Punkt wird unterschätzt. Wechselnde Auditoren kosten in jeder Einheit Einarbeitungszeit, und diese Zeit steht in keinem Angebot, sondern fällt bei Ihnen an.
Ebenfalls sinnvoll ist eine Regelung für den Zutritt zu Konzerndaten. Auditoren sehen in mehreren Gesellschaften Informationen, die dort nicht bekannt sein sollen. Vertraulichkeit ist zwar ohnehin Pflicht der Zertifizierungsstelle, die konkrete Handhabung im Bericht lässt sich aber vereinbaren.
Die Falle: versetzte Zyklen
Der typische Fall: Drei Gesellschaften wurden über fünf Jahre hinweg nacheinander zertifiziert. Jede hat ein eigenes Ablaufdatum, siehe Zertifikatslaufzeit. Der Rahmenvertrag vereinheitlicht die Preise, aber nicht die Termine.
Damit fällt der wesentliche Vorteil weg. Audits lassen sich nicht bündeln, Anreisen nicht zusammenlegen, Berichte nicht gemeinsam auswerten. Die Angleichung der Zyklen ist möglich, indem ein Zertifikat verkürzt wird — das kostet einmalig ein zusätzliches Audit, senkt danach aber Reise- und Koordinationsaufwand über Jahre. Rechnen Sie diesen Schritt durch, bevor Sie den Rahmenvertrag unterschreiben, nicht danach.
Wann sich der Rahmenvertrag nicht lohnt
Bei zwei Gesellschaften mit derselben Norm ist der Verwaltungsaufwand höher als der Nutzen; ein abgestimmtes Angebot reicht.
Er lohnt sich ebenfalls nicht, wenn die Einheiten in sehr unterschiedlichen Wirtschaftszweigen arbeiten. Dann braucht jede einen eigenen Auditorenkreis, und die Zertifizierungsstelle kann den Mengenvorteil gar nicht heben, den Sie erwarten.
Prüfen Sie in diesem Fall die Alternative: Erfüllen die Standorte die Bedingungen für ein gemeinsames Zertifikat, ist das der größere Hebel — siehe Konzernzertifikat und Multi-Site-Verfahren.