Die Vertragslaufzeit bei einer Zertifizierungsstelle entspricht im Regelfall einem vollständigen Zertifizierungszyklus: Erstaudit, zwei Überwachungsaudits, Rezertifizierung. Drei Jahre also. Das ist keine Verkaufstaktik, sondern folgt der Systematik der Norm — ein Zertifikat wird für einen Zyklus ausgestellt und über jährliche Überwachung aufrechterhalten. Kritisch ist nicht die Länge, sondern das, was am Ende der Laufzeit passiert.
Zwei Daten, die nie zusammenfallen
Der Vertrag beginnt mit der Unterschrift. Das Zertifikat gilt ab der Zertifizierungsentscheidung.
Zwischen beiden liegt die Vorbereitung, das Stufe-1-Audit, das Stufe-2-Audit, die Abarbeitung etwaiger Abweichungen und die abschließende Prüfung durch die Zertifizierungsstelle. Je nach Ausgangslage sind das wenige Wochen oder etliche Monate; die Spannbreite ordnet die Übersicht zur Dauer einer Zertifizierung ein.
Diese Differenz ist der Grund, warum Kündigungen ins Leere laufen. Im Kopf hat man das Ablaufdatum des Zertifikats — es steht schließlich auf dem Dokument, das an der Wand hängt. Die Kündigungsfrist bemisst sich aber am Vertrag. Wer sich am Zertifikat orientiert, ist regelmäßig zu spät, siehe Kündigungsfrist beim Zertifizierungsvertrag.
Die automatische Verlängerung um einen ganzen Zyklus
Viele Verträge verlängern sich stillschweigend, wenn nicht fristgerecht gekündigt wird. Der Punkt ist der Umfang der Verlängerung: nicht um ein Jahr, sondern um den nächsten vollständigen Zyklus.
Eine versäumte Frist bedeutet damit drei weitere Jahre bei derselben Stelle, zu deren Konditionen, einschließlich einer möglicherweise offenen Preisgleitklausel. Das ist der teuerste Formfehler in diesem Themenfeld, und er passiert häufig, weil zwischen zwei Kündigungsterminen drei Jahre ohne Anlass vergehen.
Praktische Absicherung: Tragen Sie den spätesten Kündigungstermin bei Vertragsschluss ein, nicht später, und setzen Sie eine zweite Erinnerung ein Quartal davor. Der Aufwand liegt bei fünf Minuten und ersetzt die Suche nach dem Vertrag im dritten Jahr.
Achten Sie außerdem darauf, wer Vertragspartner ist. Bei Unternehmensgruppen wird gelegentlich ein Rahmenvertrag mit der Muttergesellschaft geschlossen, während die Zertifikate auf einzelne Tochtergesellschaften lauten. Solange nichts passiert, spielt das keine Rolle. Bei einer Umstrukturierung, einem Verkauf oder einer Verschmelzung wird daraus eine offene Frage — und zwar gleichzeitig gegenüber der Zertifizierungsstelle und gegenüber jeder Stelle, der Sie das Zertifikat als Nachweis vorlegen.
Was die Laufzeit für die Kalkulation bedeutet
Ein Dreijahresvertrag heißt: Sie entscheiden einmal und zahlen dreimal. Deshalb gehört bereits vor der Unterschrift die Summe über den gesamten Zyklus auf den Tisch, nicht der Preis des Erstaudits — die Größenordnung dazu steht unter was eine ISO-Zertifizierung im ersten Jahr kostet.
Zwei Dinge sollten Sie zusätzlich klären. Erstens, ob der Vertrag alle Normen umfasst oder je Norm ein eigener geschlossen wird — bei einem Multinorm-System laufen sonst mehrere Fristen nebeneinander. Zweitens, was bei einem vorzeitigen Ausstieg mit bereits berechneten Jahresgebühren geschieht. Beide Antworten kosten in der Verhandlung nichts und im dritten Jahr viel.